企业新进员工职业化训练教程-工作能力训练

课程目标通过学习本课程，您将能够：◆了解时间管理的基本理论，分析工作，掌握重点◆掌握接受委派的技巧，保证能按照要求完成工作◆通过观察分析同事和上级，用适当的方式和他们交往◆了解施加影响的不同方式，学会利用不同的方式来施加影响力◆掌握施加影响力的具体应用课前总自检一个人的职业态度很重要，但同时也没有人会否认职业技能的重要性。职业技能是指在各种职业中都能通用的工作技巧。你的职业技能如何？现在就测试一下吧！结合自己职业技能的实际情况，分别为每项打分，在相应的“□”内划“√”。1．你对自己工作时间的充分应用是否满意满意□一般□很不满意□2．你经常用哪种方法来管理时间？便条□日程安排表□设立短期、中期和长期目标□3．你认为人员培训这项工作在日常的工作安排中应处于什么位置？重要但不紧急□紧急但不重要□既紧急又重要□4．在工作过程中，你是否经常对下属的工作不放心？是□有时□很少□5．老板对委派给你完成的任务评价如何？经常满意□有时满意□很少满意□6．在接受委派时，你是否向上级确认你的职权范围？总是□有时□从不□7．你是否经常觉得自己与公司现有的环境格格不入而萌生跳槽的想法？经常□有时□从不□8．坏的天气是否经常影响你的工作效率？经常□有时□从不□9．在谈判中，你是否总是抱着“双赢”的想法？是□有时□从不□10．你是否觉得周围有好多人实在难以相处？是□有时□不是□11．你是否很了解自己的思维方式？是□没想过□不是□12．当同事想和你谈一谈时，你是否总是很清楚地了解对方想进行谈话的目的？经常□有时□不是□现在你已经做完测试了，接下来，请你参照评分标准，为自己评分。评分标准：从左至右分别为1．2．3选项1．3．5．6．9．11题1选项3分，2选项2分，3选项1分。其余选题1选项1分，2选项2分，3选项3分。◆如果总分在32分以上，说明你有很好的职业技能，但千万不要骄傲噢！◆如果总分在16分以下，说明职业技能需要加强。无论你的得分多高或多低，学习总是需要不断进行的。从现在就开始，共同努力吧！第1讲时间管理时间管理理念的目标主要时间应重点地放在什么工作上在实践中管理时间的方法时间管理基本理念1．时间究竟去了哪里在日常工作中，大多数的人常常都会抱怨时间的不够用，一天的8小时中被“繁重”的工作搞得焦头烂额，而且连周末也经常在加班中渡过。我们的时间究竟都去了哪里？难道真的是时间不够用吗？其实实际情况并不是这样的。仔细地回顾一下当时的工作情景就会发现，大部分的有效工作时间都是在无效的工作中或是在无聊的闲谈中浪费的。时间的浪费是触目惊心的，时间是可以管理的，管理自己的时间是十分必要的。2．时间管理基本理念时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。时间管理理念的沿革图1－1时间管理理念的沿革时间管理的方法有一个演变的过程。最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。在时间管理的第三个阶段，人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，而时间管理理论则更注重个人的管理，注重产能，关注完成的工作是否具有有用性。时间管理的四“象限”究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。表1－1时间管理的四个“象限”重要不重要紧急人事危机客户投诉即将到期的任务财务危机电话铃声不速之客行政检查主管部门会议不紧急新的机会人员培训制订防范措施建立人际关系客套的闲谈无聊的信件个人的爱好时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。实践中的时间管理的方法1．学会拒绝计划赶不上变化是经常遇到的情况，确实有很多时候自己原本已安排好了计划，但是经常会临时出现一些变化。例如，自己的主管要给自己加派新的任务，而如果自己接受了这个任务，那就会超负荷地运转而影响自己的业绩，也会影响公司的业绩。在这种情况下，要学会恰当地拒绝，这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法。但是拒绝自己的上级要讲究技巧，不宜直截了当，而要委婉，用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。在绝大多数的情况下，上级是会有其它的安排来解决这个问题的。2．授权的目标和角色在时间管理上，授权是一个重要的要素。作为一个主管或一个项目的负责人，得到一个任务后一定要把它分出去，让最擅长的人来负责项目内的一部分。另外一个重要的要素是工作目标。在进行时间管理时，一定要注意工作目标，务必不要偏离这个目标，否则一旦偏离了目标，也就失去了重点。同时，还要注意自己“扮演”的角色，在整个项目里面自己“扮演”的是一个什么样的角色呢？很显然，一个普通员工和一个主管的工作任务势必是不一样的。能注意自己的角色就能更好地认清自己的工作任务，也相应地就能更好地管理自己的时间。【自检】经理要给小李另外加派新的任务，此时小李觉得自己早已经是满负荷地工作了，确实不能够再接受任何别的新任务了。他对经理的委派有两种回答：Ａ对不起，经理，这事儿我不能干，我原本已经很忙了，你再给我加派新任务，我肯定就干不好了。Ｂ经理，我可以接受这个任务，但我要求把我原来的工作完成的期限也务必相应地延长，以确保我能完成这个新增派的任务。你觉得哪种回答更合适呢？为什么？___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案1－1【本讲小结】在日常工作中，很多人常常对于自己工作时间的应用不满意，感觉浪费了不少宝贵的时间。时间是可以管理的，时间管理理论的基本理念是首先管理好自己，其目标是抓住重点，把时间有重点地主要运用在重点的工作上。科维的时间管理理论把工作分为：重要但不紧急、紧急但不重要、既紧急也重要、既不重要又不紧急等四个“象限”，指出主要的精力和工作时间应有重点地放在重要但不紧急的工作上。在日常工作中，要善于拒绝，尤其要善于拒绝超过自己负荷的工作。作为项目的负责人，既要善于授权，又要注意认清自己在工作中所“扮演”的角色，切记不能偏离了自己的工作目标。【心得体会】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第2讲接受委派学习接受委派的重要性接受委派的六个步骤学习接受委派的重要性接受委派是日常工作中重要的组成部分。在接受老板或上级的委派之后，有时处理的结果会让老板或上级感到满意，但难免也有时是他们不满意的。毫无疑问，提高上级对委派给自己任务的满意度，对自己的职业生涯来说是很重要的。在工作中接受委派时，很多情况下自己对于这个工作的理解和上级的理解肯定会有差异。例如，经理要求整理客户的资料并认为按照客户名称的汉语拼音排序比较好，以便于查找，而自己却认为应按销量和一些历史数据进行排序。这样在接受委派时就产生了分歧。如何接受委派1．主动地沟通分歧的产生大多数来源于缺乏有效地沟通。接受委派时产生分歧，主要是由于员工缺乏接受委派的技巧，导致不能完全明确地把握上级对这项委派的要求。毕竟作为上级，委派时不能都面面俱到。在接受委派时，员工就要主动地和上级沟通。2．接受委派的六个步骤在接受委派时应如何减少分歧，更好地完成工作呢？按照接受委派的六个步骤就可以更好地完成工作。图2－1接受委派的六个步骤◆了解任务的重要性明确自己将要接受的任务为什么重要，对全局有什么影响。了解到任务的重要性以后，很容易也相应地受到激励，产生努力工作的动力。如果自己的上级在委派时没有着重强调这项任务的重要性，那么自己就要主动地去了解这项委派的重要程度。这不仅是给自己增加动力的需要，而且还是建立一个全局观念从而更好地完成这项工作的需要。向自己上级了解这项委派时，要注意方法，要关注这项委派之所以重要的原因，而不是程度。了解任务的要求在明确了自己任务的重要性后，要关注的应是完成这个任务的要求、自己上级的期望、有什么注意事项。这个步骤很重要，直接关系到自己的任务完成的质量。需要注意的是了解任务的要求而不是具体的做法。确认职权范围在着手工作之前，确认职权范围是很重要的。要明白自己的职权究竟都有哪些，什么是自己可以和不可以做的，自己可以利用的资源究竟都有哪些。权限会涉及到人、财、物，在接受任务时，应把自己的人权、财权和对物品的调拨权都搞清楚。已在工作进行之中时如果再向自己的上级询问起职权范围或提出职权要求则是不合适的。了解任务完成的期限了解上级对委派给自己任务的时间要求是必要的。根据上级的时间要求可以进行自己的任务计划安排，把时间与自己掌控的资源对比，更好地调派资源，整合时间以顺利地完成任务。表2－1常见的接受委派时的反馈任务重要性任务的要求职权范围任务的期限常见合适的询问或反馈这对全局的项目进行有什么影响吗？这和达成整体目标有什么关系？您有什么要求？让我负责这项任务我有什么权限吗？我可以决定的支付金额是多少？您要求我什么时间完成？我觉得时间挺紧的，您能多给我两天时间吗？常见不合适的询问或反馈真的很重要吗？有多重要呢？为什么很重要呢？没问题，保证完成。我要怎么做呢？我马上就开始出现困难时，您得允许我……时间太紧了，我完不成。我觉得时间太紧，下周吧！【自检】经理给小王一项委派，要求本周三完成。小王觉得时间挺紧的。以下是给经理的反馈。请选出你认为合适的并说明理由。□星期三时间太紧了，那下星期三吧，不过我会尽量提前的。□星期三，我看下周吧，下周一定完成。□如果星期三完成的话我觉得时间确实有点儿紧，那能再给我一天的时间或能再给我两天的时间吗？□如果星期三我可以拿到全部的资料，那么下个星期三呢我就可以把这个问题都解决，把这个项目都做完。见参考答案2－1确认理解在确定自己已经清楚了上级的委派之后，不可缺少的一个步骤是确认理解。即向上级确认你对这项委派的理解是否与上级的委派相符合。通常的做法是就这项任务的意义、上级的要求、工作的期限、自己可使用的资源等问题向上级做一遍简明准确的陈述，再一次得到上级的确认。如果自己对这项工作的重要性已经很清楚了，那就没有必要再一次地在上级面前确认这一点。过程中的检查过程中的检查是指发出委派的上级的检查，而非其他人的检查。在接受委派时，要和上级约定检查的时间，让上级来检查自己工作的进展情况。其意义在于避免任务完成以后才发现结果与上级的要求有偏差。【本讲小结】接受委派是一项重要的职业技能，有一定的步骤可供遵循：了解自己将要承