广州丽江物业管理公司程序文件（68P）

精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料程序文件（根据GB/T19001—2000idtISO9001:2000《质量管理体系——要求》标准编制）受控状态：受控文件编写：ISO编写小组编号：RGPM—B—2003审核：分发号：批准：版次：B/0实施日期：2004年02月17日精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料目录1．《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-012．《质量记录控制程序》RGPM–4.2.4–B-013．《质量目标控制程序》RGPM–5.4.1–B-014．《内部沟通控制程序》RGPM–5.5.3–B-015．《管理评审控制程序》RGPM–5.6–B-016．《员工培训控制程序》RGPM–6.2.2–B-017．《人力资源控制程序》RGPM–6.2.2–B-028．《基础设备、设施控制程序》RGPM–6.3–B-019．《维护和服务实现策划控制程序》RGPM–7.1–B-0110．《顾客要求的识别、评审与沟通控制程序》RGPM–7.2.1–B-0111．《物质采购控制程序》RGPM–7.4.1–B-0112．《服务供方控制程序》RGPM–7.4.1–B-0213．《维护和服务提供控制程序》RGPM–7.5–B-0114．《标识和可追溯性控制程序》RGPM–7.5.3–B-0115．《顾客财产控制程序》RGPM–7.5.4–B-0116．《监视和测量装置控制程序》RGPM–7.6–B-0117．《顾客满意程度测量控制程序》RGPM–8.2.1–B-0118．《内部审核控制程序》RGPM–8.2.2–B-0119．《维护和服务的监视和测量控制程序》RGPM–8.2.4–B-0120．《不合格品控制程序》RGPM–8.3–B-0121．《数据分析控制程序》RGPM–8.4–B-0122．《纠正措施控制程序》RGPM–8.5.2–B-0123．《预防措施控制程序》RGPM–8.5.3–B-01精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料程序文件文件控制程序文件编号RGPM-4.2.3-B-01版/次B/0第3页共7页文件控制程序1.0目的对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。2.0适用范围适用于丽江花园物业管理公司与质量管理体系要求有关的文件的控制。3.0职责3.1丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口管理。3.2技术部负责与维护有关的和网络系统有关的技术性文件和资料的受控发放。3.3配套服务部负责与服务有关的文件受控发放。3.4各有关部门负责本部门文件管理。4.0定义4.1文件的分类按文件的来源分为：4.1.1内部文件:丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件，包括质量管理体系文件和对内、对外的管理公文。质量管理体系文件还可分成：a）质量手册，第一层次文件，代码为（A）；b）程序文件，第二层次文件，代码为（B）；c)作业指导书、操作规程（规定），第三层次文件，代码为（C）；d)质量记录（为特殊类型文件），代码为（D）。4.1.2外来文件:a)国家、行业、企业的技术标准、规范、规程等；b)主管部门的公文；c)顾客提供的基础资料等；d)计算机应用软件。4.1.3成果文件：丽江花园物业管理公司内部形成的与维护和服务有关的技术性文件，包括质量计划、纲要、成果报告、图纸图片等。4.2按受控状态分为：4.2.1受控文件即列入《受控文件清单》的文件，这些文件的批准、发布、更改、报废、回收等必须按本程序规定的要求进行控制。4.2.2非受控文件精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料未列入《受控文件清单》的文件。5.0工作程序5.1文件的编号与标识5.1.1质量管理体系文件按《文件编号规定》进行编号和标识。5.1.2管理性公文按《文件编号规定》进行编号和标识。5.1.3与维护和服务有关的文件按《文件编号规定》进行编号和标识。5.1.4外来文件沿用原文的编号，加盖“外来文件”章。5.2文件编写5.2.1质量管理体系文件由各使用部门编写，行政部汇总。5.2.2管理性公文由行政部组织编写。5.3文件的审批5.3.1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。5.3.2程序文件由行政部审核，管理者代表批准。5.3.3作业指导书文件由行政部组织相关部门审定，由管理者代表批准。5.3.4与维护和服务有关的成果性文件由技术部和配套服务部经理审批。5.3.5管理性公文由相关部门起草，主管领导审核，总经理批准。5.4文件的发布与发放5.4.1文件一经批准，即可进行发布和发放。发布可以采用会议（即发布会）和非会议两种形式。5.4.2质量管理体系文件、标准、规范、规程由行政部按《文件发放计划审批表》发放。5.4.3技术类文件由技术部按《文件发放计划审批表》发放。5.4.4服务类文件由配套服务部按《文件发放计划审批表》发放。5.4.5文件的发放应确定文件发放范围，确保与质量管理体系运行有关的场所，在使用处可获得适用文件的有关版本。5.4.6各发放文件部门作好《文件发放、回收登记表》的记录工作。5.4.7各单位相关部门的文件管理人员在收到和领取文件后，应及时分发到位。文件收取人在《文件发放、回收登记表》上签收。5.4.8丽江花园物业管理公司所有对外发布的文件均由行政部审定发放，重要文件需总经理批准后发放。5.5文件的更改5.5.1质量管理体系文件需要更改时，应由提出文件修改部门填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重要的更改应附充分理由和证据。5.5.2《文件更改申请表》的审批按文件审批条款进行，经批准后，由行政部填写《文件更改通知单》。5.5.3更改采用换页法或划改法。划改就是在原文件需修改处修改。更改后的文件应在文件修改记录上予以记录。5.5.4文件更改的具体程序是：行政部将《文件更改通知单》，按原文件发放范围发至各单位相关人员，并按通知单及时更改本单位使用文件，在通知单上做好记录。5.6文件的换版与作废5.6.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版。换版由行政部组织。精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料5.6.2作废的文件由行政部文件管理员负责收回，并在《文件发放、回收登记表》上做好记录，在作废文件上加盖“作废”印章，待统一销毁。5.6.3由行政部填写《文件销毁申请表》，批准后统一销毁。销毁由行政部执行，需两人在场见证。需留用的作废文件，填写《文件留用申请表》，经行政部批准后，加盖“保留资料”印章方可留用。留用的文件应单独存放，以免混用。5.7文件的管理5.7.1存档文件应保存在通风、干燥的环境中并做好防火、防虫、防潮工作，以免破损。5.7.2临时借阅文件应由借阅者填写《文件借阅登记表》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还。5.7.3行政部定期（一年一次）发布《受控文件清单》，经管理者代表批准后，下发各单位。5.7.4各部门依据《受控文件清单》和实际情况,实时更新本部门的《受控文件清单》。5.8外来文件的发放丽江花园物业管理公司所有外来文件均由行政部负责收集汇总，并记录于《外来文件登记表》中，其包括：国家、地方、行业技术性标准、规范、规程等文件，经过鉴定和确认其有效版本后，列入《受控文件清单》，经总经理批准后，按文件的发布与发放的路径发放。6.0相关文件6.1《文件编号规定》RGPM–4.2.3–C-01-016.2《文件签批、发放、回收操作规程》RGPM-4.2.3–C-01-026.3《文件归档、保密管理规定》RGPM-4.2.3–C-01-037.0质量记录7.1《文件发放计划审批表》RGPM–4.2.3–D-01-017.2《文件发放、回收登记表》RGPM–4.2.3–D-01-027.3《文件更改申请表》RGPM–4.2.3–D-01-037.4《文件销毁申请表》RGPM–4.2.3–D-01-047.5《文件留用申请表》RGPM–4.2.3–D-01-057.6《文件借阅登记表》RGPM–4.2.3–D-01-067.7《受控文件清单》RGPM–4.2.3–D-01-077.8《外来文件登记表》RGPM–4.2.3–D-01-087.9《文件归档登记表》（合同类）RGPM–4.2.3–D-01-09精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料程序文件质量记录控制程序文件编号RGPM-4.2.4-B-01版/次B/0第6页共70页质量记录控制程序1.0目的对质量记录进行控制和管理，使维护和服务质量符合规定要求，质量管理体系有效运行提供证据。2.0适用范围适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。3.0职责3.1质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。3.2行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督、检查。4.0定义4.1质量：产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品；既包括产品内在的特性、也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。4.2记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。注：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。5.0工作程序5.1质量记录分类及其清单5.1.1质量记录的分类及其清单见《质量记录清单》，各部门必须建立本部门的《质量记录清单》，实时更新。5.1.2由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入《质量记录清单》，并按本程序要求进行控制。5.2质量记录的标识质量记录标识由质量记录发生部门按《文件编号规定》中质量记录的编号规定进行。5.3质量记录的填写填写质量记录时，填写内容要完整、准确，字迹要工整、清晰，签署齐全，不得涂改。5.4质量记录的收集质量记录的收集由各记录部门按《质量记录清单》上的时间要求自行整理，精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料质量记录一般每月收集一次。行政部负责检查。5.5质量记录的装订、归档、贮存和保管收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册,并按《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-01的5.7“文件的管理”条款的5.7.1项要求进行保管。5.6质量记录的借阅所有质量记录的借阅实行审批制。本公司人员借阅有关质量记录，由保存部门负责人审批；公司以外人员查阅有关质量记录则由管理者代表审批。所有质量记录的借阅必须填写《质量记录借阅表》。5.7质量记录的销毁超过保存期需销毁的质量记录，必须先由各部门负责人填写《质量记录销毁审批表》，报经管理者代表批准后由质量记录的保存部门统一销毁。需作资料留存的，加盖作保留资料章，隔离存放。销毁时，应由两人在场见证，并在审批表上签名。6.0相关文件6.1《文件编号规定》RGPM–4.2.3–C-01-016.2《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-017.0质量记录7.1《质量记录清单》RGPM–4.2.4–D-01-017.2《质量记录借阅表》RGPM–4.2.4–D-01-027.3《质量记录销毁审批表》RGPM–4.2.4–D