办公室工作流程图

办公室工作流程图文秘工作行政事务工作秘书类工作来电信息工作(综合统计)收稿拟稿发文收文送审校对登记编号打印分发留存整理电话记录报告系领导情况处置交办、承办办结报告信息采集分类编辑报送批复内部信息处理网站发布督查督办拟办通知整理、报告归档接待工作主要公务活动来人热情接待问明来意安排处置热情送别汇报情况拟定方案送审执行主要会议：党委会、行政会议、例会等移交接收档案分类编号排列上架建立索引安全保管规范管理其它会议：座谈会、专会前准备会议通知会议记录会后工作贯彻落实签收登记拟办承办办结档案工作上报网站设计规划布局栏目编排网站宣传办事通知通知督办办结回复通知督办办结回复草拟上报会务工作办公室职责1行政管理1.1行政事务工作计划1.1.1行政事务年度/月度工作计划草案1.1.2行政事务年度/月度工作计划审查1.1.3行政事务年度/月度工作计划核准1.1.4行政事务工作计划公告1.1.5行政事务工作计划实施\监督1.2日常行政会议与接待1.2.1总经理办公例会1.2.1.1会议通知（会议时间变动时）工序说明：总经理办例会定在每周一上午召开，若有点时间变动需通知到各位领导。(责任人:Q)1.2.1.2会议纪要工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。(责任人:Q)1.2.1.3会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q)1.2.1.4会议纪要发放(责任人:Q)1.2.2月度生产例会1.2.2.1会议通知工序说明：通知会议时间到各与会人员。(责任人:Q)1.2.2.2会议纪要工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。(责任人:Q)1.2.2.3会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q)1.2.2.4会议纪要发放(责任人:Q)1.2.3其他公司级专题会议1.2.3.1会议通知工序说明：针对某个项目各部门工作联络的专题会议通知时间到各与会人员。(责任人:Q)1.2.3.2会议纪要工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。(责任人:Q)1.2.3.3会议纪要审查、核准1.2.3.4会议纪要发放(责任人:Q)1.2.3.5会议纪要重要事项实施跟踪1.2.4公司其他重要活动1.2.4.1活动立项工序说明：公司举办的各类活动，分为由公司立项后组织及办公室负责策划两类。1.2.4.1.1接受任务1.2.4.1.2策划活动1.2.4.2活动方案建立1.2.4.2.1草案建立工序说明：根据已定的活动类型，收集相关的案例、资料，进行活动草案策划，策划内容包括活动内容、宣传方案、场地要求、活动奖品等。(责任人:Q)1.2.4.2.2草案审查1.2.4.2.3草案核准1.2.4.3活动宣传工序说明：根据活动需要，向公司内部员工或社会发布活动的主题、基本内容、时间等。(责任人:)1.2.4.4费用预算工序说明：根据已确定的活动方案进行费用预算，内容包括场地布置（租场）费用、宣传费用、活动需要采购的物资费用等。(责任人:)1.2.4.5建立活动筹备小组工序说明：根据活动需要，组织相关人员成立活动筹备小组。(责任人:)1.2.4.6活动准备工作展开1.2.4.6.1活动工作人员任务安排工序说明：对已成立的。(责任人:)1.2.4.6.2场地联系/安排工序说明：依活动需要，确定需要在外租场或公司内部举办，若是在外租场的，需联系合适的场地，洽谈价格等。(责任人:)1.2.4.6.3场地布置工序说明：根据活动需要，进行场地布置。(责任人:)1.2.4.6.4活动所需物资采购工序说明：根据已确定的活动方案，采购活动需要的物资，如布场物品、活动道具、与会人员招待用品等。(责任人:Q)1.2.4.7活动组织工序说明：按已确定的活动方案进行活动。(责任人:)1.2.4.8建立相关的活动记录并存档工序说明：活动中涉及的资料、记录，包括影像资料等整理归档，做为企业文化资料。(责任人:)1.3文件管理1.3.1外部文件1.3.1.1外部文件签收、登记工序说明：政府部门、上级主管部门来文、通知等收集、存档，并进行登记，建立目录。(责任人:Q)1.3.1.2外部文件复印后送相关人员收阅签字（相关人员）工序说明：外部文件收到后，复印后根据文件内容关交相关人员，并签字确认。(责任人:)1.3.1.3根据内容进行催办工序说明：对文件要求的事项进行催办，以保证在规定时间内完成。（责任人：Q）1.3.1.4文件整理、编号、归档、保管工序说明：月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。（责任人:Q、Q）1.3.2内部文件1.3.2.1拟写文件工序说明：根据公司的决定，拟定文件。(责任人:Q/Q)1.3.2.2文件草案审核工序说明：文件草案拟定人草案拟定后，填写《公司文件发放审批单》，根据文件需要呈领导审核或召集各部门进行会签，审核文字正确性和文件可行性。责任人:Q1.3.2.3文件批准(责任人:Q)1.3.2.4文件打印工序说明：文件用红头文件纸打印。(责任人:Q)1.3.2.5文件发放、签收/登记工序说明：填制文件发放表，并由各部门在文件收到时进行签收。(责任人:Q)1.3.2.6文件整理、编号、归档、保管工序说明：月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。（责任人:Q、Q）1.4上级领导和业务重要来访者接待及筹备1.4.1筹备工作工序说明：当接到通知，有上级领导或业务重要来访者到公司来时，应及时进行筹备接待工作，如写欢迎词、采购招待用品、确定布置招待场所等。(责任人:Q)1.4.2通知相关工作人员及接待人员工序说明：根据来访者的目的、级别等安排相关工作人员和接待人员，并通知到责任人。(责任人:Q)1.4.3来访人员接待活动的组织1.4.4来访人员接待活动记录工序说明：对来访人员的行程、来访沟通内容等进行记录，包括来访人员提出的问题、意见等。(责任人:Q)1.4.5资料整理、归档工序说明：对活动记录进行整理，并将相关事宜落实到人。(责任人:Q)1.5参加政府召开的有关会议1.5.1.1接收通知,并转告相关人员(责任人:Q)1.5.1.2参加会议并记录1.5.1.3会议精神传达/贯彻1.6公司行政管理规章1.6.1员工手册1.6.1.1员工手册的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.1.2员工手册草案的拟定(责任人:Q)1.6.1.3员工手册草案的审查(责任人:Q)1.6.1.4员工手册草案的会签（责任人：Q）1.6.1.5员工手册草案的核准(责任人:Q)1.6.1.6员工手册草案的公告(责任人:Q)1.6.1.7员工手册草案的修订(责任人:Q)1.6.1.8员工手册的实施、监督（责任人：各部门）1.6.2企业规章制度1.6.2.1企业规章制度的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.2.2企业规章制度草案的拟定(责任人:Q)1.6.2.3企业规章制度草案的审查(责任人:Q)1.6.2.4企业规章制度草案的会签（责任人：Q）1.6.2.5企业规章制度草案的核准(责任人:Q)1.6.2.6企业规章制度草案的公告(责任人:办公室)1.6.2.7企业规章制度草案的修订(责任人:Q)1.6.2.8企业规章制度的实施、监督(责任人:各部门)1.6.3办公室管理规定1.6.3.1办公室管理规定的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.3.2办公室管理规定草案的拟定(责任人:Q)1.6.3.3办公室管理规定草案的审查(责任人:Q)1.6.3.4办公室管理规定草案的核准(责任人:Q)1.6.3.5办公室管理规定的实施、监督(责任人:Q)1.6.4档案管理办法1.6.4.1档案管理办法的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.4.2档案管理办法草案的拟定(责任人:Q)1.6.4.3档案管理办法草案的审查(责任人:Q)1.6.4.4档案管理办法草案的会签1.6.4.5档案管理办法草案的核准(责任人:Q)1.6.4.6档案管理办法草案的公告1.6.4.7档案管理办法的实施、监督1.6.5其它管理制度2企业文化建设2.1企业文化建设年度计划2.1.1收集相关企业年度文化建设相关资料2.1.2企业文化建设年度计划草案2.1.3企业文化建设年度计划审查2.1.4企业文化建设年度计划核准2.1.5企业文化建设年度计划实施\监督2.1.5.1企业文化建设组织实施2.1.5.2咨询公司/内部组织2.1.5.3考察、参与洽谈\起草\合约2.1.5.4参与实施2.1.5.5组织开展相关文化建设活动2.1.5.6企业文化建设的阶段性总结及汇报2.2组织企业对外形象宣传与联络2.2.1组织企业对外形象策划、宣传与联络2.2.1.1企业形象推广、广告宣传、品牌提升计划2.2.1.1.1企业形象推广、广告宣传、品牌提升信息收集2.2.1.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案拟定2.2.1.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案审查2.2.1.1.4企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案核准2.2.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动开展2.2.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动的评估2.2.1.4企业发展需要与有关政府部门及其它部门的联络2.3企业网站管理2.3.1服务器维护2.3.1.1供应商联系工序说明：了解市场行情，寻找服务稳定、实力较强的供应商提供企业网站的服务器，保证企业网站不会因服务器不稳定而造成不能正常运行。(责任人:Q)2.3.1.2故障处理工序说明：对遇到的突发性服务器故障，如网站不能正常登录等状况，与供应商联系及时处理故障。(责任人:Q)2.3.1.3续费工序说明：服务器空间年度租费续费联系，并办理续费申请及汇款通知等。(责任人:Q)2.3.2网站信息即时更新（外贸部门）2.3.3故障处理（外贸部门）2.3.4阿里巴巴销售平台续费工序说明：年度租费续费联系，并办理续费申请及汇款通知等。(责任人:Q)2.3.5阿里巴巴销售平台信用注册工序说明：提供信用注册所需的相关资料，报注册公司。(责任人:Q)2.4内部宣传工作2.4.1企业简报2.4.1.1简报内容题材要点提示发放(责任人:Q)2.4.1.2简报材料收集(责任人:Q)2.4.1.3简报稿修改(责任人:Q)2.4.1.4简报排版(责任人:Q)2.4.1.5简报草稿打印（责任人：Q）2.4.1.6简报草案复审、批准(责任人:Q)2.4.1.7简报印制/发放(责任人:Q)2.4.1.8简报入档(责任人:Q)2.4.2宣传窗内容更新、维护(责任人:Q)2.4.2.1根据当月要点材料准备(责任人:Q)2.4.2.2材料制作/审阅(责任人:Q、Q)2.4.2.3更新/维护、清洁(责任人:Q)2.4.3欢迎词2.4.3.1根据节、会议、来客内容选定(责任人:Q)2.4.3.2内容制作/审核(责任人:Q、Q)2.4.3.3实地布置(责任人:Q)2.4.3.4及时清理处理(责任人:Q)2.5各类协会管理2.5.1协会目录工序说明：各类行业协会建立名册。(责任人:Q)2.5.2会费管理2.5.2.1接收续费通知(责任人:Q)2.5.2.2办理续费申请工序说明：年度租费续费联系，并向公司领导办理续费申请。(责任人:Q)2.5.2.3续费核准2.5.2.4发票跟催(责任人:Q)2.5.2.5记入会费台帐工序说明：根据参加的协会目录，登录会费缴纳情况。(责任人:Q)2.5.3协会会议管理工序说明：收到协会举办的各类会议通知时，请示领导，并联系相关责任人参加会议。(责任人:)2.5.4报表管理2.5.4.1报表信息收集工序说明：收到协会要求填报的报表通知时，根据报表内容收集相关数据。(责任人:Q)2.5.4.2编制报表(责任人:Q)2.5.4.3报表审查\核准(责任人:Q)2.5.4.4上交(责任人:Q)2.6企业无形资产管理2.6.1专利申请及维护2.6.1.1专利申请资料收集（提供单位：）2.6.1.2专利申请2.6.1.3专利(项目)申报2.6.1.4专利证件及其资料档案管理2.6.2企业商标申请及管理2.6.2.1企业商标注册相关资料收集/申请2