流程图说明

流程图说明发货人以传真或实质性的单据或邮件等形式下货物预定单传递给客服部；客服部审核订单并根据发货人所写订单的类型分为普通单据和特殊单据两大类；特殊单据需和发货人及其配送部沟通协调确认发货方式和注意事项并在客服部备案以便查询；普通单据按照正常的手续办理。客服部审核完单据后把确认无误的单据提交给配送部，有疑问或者是有问题的单据与发货人和客户进行沟通；客服部打印运输单并递交给配送部；配送部根据客服部提交的运输订单信息确认货物的发货方式；发货方式分为：客户自提、公司自配车、外发第三方物流和正常压货四大类；1.客户自提：首先到客服部办理相关的发货手续，然后到配送部办理专用的发货章，由配送专员陪同客户一起去出纳室交纳本次的货款；（以上所有程序如有问题的由客服部负责和发货人沟通协调）2.自配车：由配送专员生成配送计划并调度车辆，然后通知相关送货司机和押运员办理相关的发货票据和注意事项等；最后要求他们在配送单据上签字确认并以此做为押运员的提货欠条；押运员办理完所有手续后须在晚十点以前以电话的形式首次通知客户产品名称及其数量、到货时间、货款金额等信息，如果客户对通知的信息有误，押运员将把此信息反馈给配送专员，由配送专员与发货人沟通、协调并调整配送计划；3.外发第三方物流：来仓储接货的三方物流由配送专员开具第三方物流票据并整理三方物流票据和发货票据；不来仓储接货的三方物流由调度员调度车辆由配送专员协助司机办理发货票据，司机在运输单上签字并确认，司机在第三方物流公司开具三方物流票据；4.正常压货：有特别原因的货物，今天无法发走的等待确认以后再发货，如果订单票据时间过久仍旧无法发货的将反馈到客服部由客服与发货人沟通协调并重新开具票据或者确认发货方式等！海格盛源自配车辆流程说明发货人以传真或实质性的单据或邮件等形式下货物预定运输单传递给客服部；客服部审核订单并根据发货人所写订单的类型分为普通单据和特殊单据两大类；特殊单据需和发货人及其配送部沟通协调确认发货方式和注意事项并在客服部备案留查；普通单据按照正常的手续办理。客服部审核完单据后把确认无误的单据提交给配送部，有疑问或者是有问题的单据与发货人和客户进行沟通；客服部打印运输单并递交给配送部；每日截止下午五点后不再从鑫联通达K3系统导入数据；每日截止到下午五点不再去鑫联通达拿取票据(销售或其它折让和三包销售等实质性的单据){票据全部取回以后配送（）根据各地区客户的报货情况、客户的要货急缓程度、车辆资源、押运员资源等因素，按照最佳线路、最佳配载量等合理、计划的分配我司车辆并分理出自配车票据；}1.分配发货方式：配送（）依据客服部提交的运输信息按照各地区客户的报货情况、客户的要货急缓程度、车辆资源、押运员资源等因素，按照最佳线路、最佳配载量等条件合理、计划的分配我司车辆；2.生成配送计划并调度：由配送（）生成配送计划并调度相关的送货车辆和押运员来办理手续；3.分拣票据：由配送专员或者是客服代表把打印好的运输单据递交（拿或取）到配送部，配送由专人对这些票据进行分拣（分拣出自配车、外发三方物流、自提客户、正常压货），由配送人员协助押运员或司机办理出货票据手续并盖发货专用章，由配送（）写信息反馈表的和返程运输单日清单上的部分内容（驾驶员、押运员、车牌号、日期等内容），同时交代押运员行车时需要注意的事项及其发货方预订单或者其它形式所要求要注意的事项；4.给客户反馈信息：押运员办理完毕出货手续知道注意事项后首次以电话形式通知客户本次报货产品名称、数量、货款金额等信息，如果客户出现异常的情况（不要本次货物或者是以三包未处理等原因）应反应至配送（）寻求解决办法；5.配送（）与发货方沟通协调：当押运员反应信息后应当立即与发货方进行沟通并协调，确定本次货物发与否（原因记录下来）。6.调整配送计划：当确定本次客户的货物无法继续正常发货应立即要求押运员把本次（不要货物）客户的货物订单撤下，通知仓储取消这个客户的备货（次日由仓储派人送至配送）并立即调整配送计划；7.整理系统当日信息：做好系统里的“日清”；8.打印、确认配送单据：当确认本次车辆无不要客户名单时（在首次通知客户是已确认）打印本次配送单并要求押运员和司机在上面签字确认以此为押运员提货的欠条，同时填写一张派车单（内容包含次日送货车辆的装载顺序、装载时间、装载情况等）9.去仓储部装车：仓储部按照派车单上车辆的装车顺序合理的安排车辆装车，押运员应积极配合仓储人员装车，装车时押运员和实物保管应同时在场并当场点清产品名称、数量、规格及其发货方所要求的其它方面东西；10.次日对昨日运输计划的回顾及调整：当日由与其它原因（车辆装载不下、客户临时通知不要等）造成货物当日未装车的，次日由仓储部派专人把整理好的未发走的票据送至配送部，由配送专员对票据进行整理，抽取留存的票据并在系统里面再次调整配送计划，回顾昨天的运输计划有无错误（礼品未加入、数量不对等）；11.发货途中异常情况：押运员在快到达客户处时应再次以电话的形式通知客户具体的到达时间、货款（昨日疏忽未算清楚的或者是报错的货款）等，假如有异常情况（路上堵车、收货人原因、更改货款、不可抗拒因素等等）造成客户不再要本次货物的，押运员应在第一时间内把信息反馈给配送部，由配送（）和发货方进行沟通和协调，配送（）再通知押运员解决办法（押运员要求严格执行）；12.客户处异常情况和办理手续：当途中的异常情况得到解决方案后，押运员抵达客户处如客户对货款或者是货物有疑问押运员能解决的应当场解决，如解决不了的应当做异常情况立刻反馈给配送部寻求解决方案，配送部相关人员应在听取押运员的相关问题反馈后立刻进行解决并把解决方案告知押运员，押运员在客户处把从公司带去的需要客户签字确认的单据一一确认签字后拉取客户的需返程的货物（当面点清货物的数量，确认货物的型号和规格等）并开具运输单据押运员和客户在运输单上签字确认，由押运员分拣运输单；13.返司车辆办理手续：车辆返至我司后押运员应办理货物入库手续（返程的新货物如正品库，三包货物或者是次品货物经三包质检科检验后由他们安排入库）和票据交接手续（把客户签字的正程票据运输单和客户的货款一起包好转交阮成霞或郭师傅处，把返程货物的运输单转交门卫处）；14.反司车辆票据的分拣：次日由门卫处把返程运输单递交给配送部相关人员，郭师傅把货款和正程的运输票据递交阮成霞；15.反司车辆票据规整：正程票据在阮成霞核实过货款信息后如货款和票据上的金额有差异的应要求配送部给出证明或者是发货方的委托书（需落实至责任人），阮成霞把核实正确的单据完整的转递至配送部，返程运输单门卫应在次日上班第一时间递交配送中心;16.制作费用并审核问题：配送（）在接过正程运输单和返程运输单后在系统模块里核实运输计划信息和票据信息是否完整、一致然后确认本次运输计划，在费用制作模块制作本次车辆的应收和应付，判断分析本次车辆的使用率、本次车辆的盈利率和公司的盈利率等，并记录此次信息修正下次调度车辆和配载车辆的不合理情况，使公司车辆得到合理的利用、使我司车辆使用率更高、使我司车辆运作成本降低，使利润获得最大化，使公司与司机共赢互利！17.审核反馈表及返程运输：反馈表的信息表示着客户对公司现有服务的评价和建议同时也预示着我们需要加以改进的地方，运输单表示返程货物的证明件也是产生运费的证明件，由配送（）对此次押运员递交的送货反馈表做出总评并记录以便以后改正押运员和我司的问题；18.票据的归档：当所有的返程票据制作完成以后，配送（）确认无误后把票据再次转递给财务，财务整理并存档各个车辆票据！以上流程“（）”表示不知道确认为谁，蓝色的字表示实际操作不代表理想状态！请审核！