总结类材料中的常见问题与解决对策

总结类材料中的常见问题与解决对策总结类文字材料，主要包括单位总结和个人总结两大类，也包含带有总结性质的其他文字材料。总结类文字材料，因其使用频率较高、应用范围较广、产生影响较大，在公文写作中占有不容忽视的一席之地。但是，不可否认，由于总结类文字材料文章篇幅长、文字容量大、联系方面广、涉及问题多，尤其是单位年终总结，通常是长篇大论，洋洋洒洒上万言，写作者面临时间紧、任务重的巨大压力，以及其他方面的负面影响和制约因素，在写作过程中难免会出现一些问题。总结类文字材料中暴露出来的种种突出问题，如果久拖不决，成为一种痼疾，就必然会降低这类文字材料的质量及其影响力。因此，写作者在写作总结类文字材料时，必须重视并努力解决相关问题。一、重点模糊很多总结类文字材料因为结构庞大，通常按照一级标题、二级标题、三级标题甚至四级标题的顺序层层排布，每级、每个标题下面都有多寡不等的内容。写作者或者写作授意者——一般为单位领导者，为了让做过的工作人尽皆知，不愿意舍弃任何内容，于是，那些已经完成甚至尚未完成的诸多工作，不论轻重、大小、类别，全都罗列在总结之中，俨然一锅大杂烩。在这种写作思路指引下，写作者即便力气用尽，终于做到了面面俱到，但在平铺直叙的语言环境中，诸般内容，等量齐观，轻重缓急表现不出来，似乎全是重点，又凸显不出任何重点。要解决重点模糊的问题，在总结类文字材料写作中就要力求做到主次有别，具体而言就是对所述工作区别轻重。因为工作的性质特点、持续时间、波及范围、影响强度以及领导者重视程度的差异，在一个单位，一段时间内必然而且只能有一个中心工作，其他工作只能处于次要和从属地位。既然如此，工作重要性的实际差异情况就应该在总结中通过区分主次、详略清晰反映出来：主要工作，推进过程和所取得成效必须着力描述，写作者要在写实、写全、写深和写新上下足功夫；次要工作则应该视情况予以简略表述，无足轻重的工作可以一笔带过甚至只字不提。同时，写作者要依据工作重要性，并结合文章布局的需要，灵活确定各项工作在文字材料中的排列顺序，以期真正达到突出重点的目的。二、成绩黯淡总结类文字材料，尽可能表现并突出“成绩”是其主要任务，也是重要目的。但是，个别写作者在展示“成绩”时常常做不到位：有的错误地认为做过的工作都是成绩，把工作与成绩混为一谈，对工作不加总结、不做评价；有的不善于区分成绩，不管成绩大小、影响强弱，胡乱堆积在一起，没有轻重高下之分；有的只是就成绩说成绩，对成绩产生的效果和影响只字不提，对各方面的评价反馈也不甚了了；有的表述成绩时内容干瘪、文字乏味，丝毫不能展示成绩的真实价值，等等。不管写作者出现上述哪种问题，其结果都是不能很好地反映成绩，反而有可能埋没成绩、抹煞成绩。要解决成绩黯淡的问题，就要在总结类文字材料中努力显扬成绩，并且注意宣扬成绩的力度和方式。各类工作，因为外界重视程度、影响范围和完成效果不同，对成绩的评价标准和表述方式也不一样。对于已经彻底完成且效果显著的工作，写作者必须不吝笔墨大书特书——特别对于那些参与人数多、持续时间长、影响范围广的工作，写作者应该在文字材料中着力体现，包括产生的影响、得出的经验、获得的好评以及干部职工付出的辛劳等，都要根据实际情况进行表述；对于那些尚未完成的工作，即使取得了一些阶段性成果，也只能实事求是、点到为止；对于那些牵涉人员少、影响范围小的一般工作，则没有必要浪费笔墨、虚张声势。此外，写作者展现成绩应该尽量少用笼统的、修饰性语言，多用数据说话，多采取比较的方式，必要时可以使用图表，让成绩更鲜明。三、问题隐晦一个单位，一名干部职工，在做出成绩的同时，常会因为种种原因产生一些问题，甚至犯下若干错误，这些问题和错误是总结类文字材料不能也不应该绕过和回避的。但是，个别写作者过分强调总结类文字材料——尤其是单位年终总结和个人年度总结——的“歌德”功能，认为“总结”的目的只是展示成绩，问题则是次要的甚至是“不必要的”，不应该过分强调，实在迫不得已，就象征性地提出一些无关痛痒的问题，寥寥数语，一笔带过，甚至瞒天过海，对实际存在的问题只字不提。写作者对待问题的这种态度，既不诚实也不客观，不利于今后相关工作的改进提升。要解决问题隐晦的弊病，就要在总结类文字材料中敞开心扉，切实拿出检讨问题的勇气来。一个单位，尤其是架构大、人员多、任务重的单位，在一个时段的工作中不可能不出现问题；同样，一名干部职工，即使非常优秀，在工作中也不大可能没有一点差错。对待问题和差错，单位和干部职工应有正确态度，要敢于开诚布公、揭短亮丑。因为总结类文字材料定稿后要上呈主管单位甚至在一定场合公开，所以写作者更应该以严肃中肯的态度和公正准确的文字来表述问题和错误——问题何时何地发生、产生的原因是什么，问题的责任人是谁，造成了哪些不良影响，相关责任人对问题的态度等等，切实做到不夸大、不缩小、不拐弯抹角，写得明明白白。四、整改乏力不论是单位还是个人，出了问题，都应该提出改正意见、说出今后打算，这既是总结类文字材料的固定套路，也是写作者针对既有问题必须有的一种态度。但是，有的写作者对问题整改并不重视，把整改当作不得不摆出来的一种姿态，随意应付、敷衍了事；有的写作者提出问题遮遮掩掩，解决问题也把所谓“分寸”拿捏得十分到位，蜻蜓点水，点到为止；有的写作者善于打“太极拳”，整改问题习惯于泛泛而谈，通篇都是一些不切实际甚至不着边际的大话套话。写作者在总结中不愿整改、不会整改、草草整改，反映在下一步的工作中必然是“穿新鞋，走老路”，过去的问题没有避免和改正，以往的错误继续重复，年年提出所谓“整改措施”，却是年年错误依旧。要解决整改乏力的问题，就要在提出解决问题的办法时做到尽力而为，切实彰显单位或者个人的诚意。提出问题只是解决问题的第一步，写作者不能仅仅满足于承认问题存在，更不能把承认问题作为展示其所谓“宽广胸怀”的招牌，而对最关键的一步——竭尽全力解决问题——毫不在意。写作者在文字材料中提出解决问题的办法，首先，要有针对性，针对暴露出来的问题给出答案，不能答非所问。其次，要有可操作性，就是解决问题的办法必须切实可行，既要做得到，以本单位、本人的条件和能力确实能够整改落实，也要行得通，要有具体的操作计划——依靠谁做，按照什么标准做，用什么方法做，什么时间开始做，什么时间完成，等等，都要言之凿凿。再次，要有目的性，就是通过整改，应该或者必须使单位工作达到某种层次，使某项工作目标得以实现，等等。写作者只有真正重视并有效改正总结类文字材料中出现的种种问题，才能让总结类文字材料发挥应有的积极作用。