第六章面谈与面试

第一节面谈面谈就是为了达到预定的目的而有组织、有计划开展的交换信息的活动。如何才能实施有效的面谈，用最短的时间达到预期的目标是长期困扰着管理者的一个难题，人们常常抱怨被淹没在无休止的面谈之中，却依然一无所获，毫无进展。面谈的目的多种多样，与管理有关的面谈目的大致包括以下几个方面:为了选择适当人员完成特定的工作;为了提供、获取或者交流信息;为了监控、评价或者纠正工作表现;为了咨询、商讨并解决问题。如果要成为一名成功的面谈者，首先就必须有明确的面谈目的，然后再决定实现的途径与方法。从本质上讲面谈是一个交流信息的过程，有两个或者两个以上个体参加。这是所有面谈都具备的共同特征。但是，仅仅认识到这一点是远远不够的。实际上，在面谈这个互动过程中，交流双方所扮演的角色是不同的，因此他们的地位也就有所不同。面谈通常由参加面谈人中的一个人组织、控制并实施，他在整个过程中处于主动地位，我们将执行此项职责的个体称为面试者。而面谈的另一参与方在总体上处于被动地位，被称为受试者。一般情况下，受试者通常拥有更多的信息。基于不同的角色定位，面谈应被理解为一个说服的过程，一个训练有素的面试者应通过精心选择与组织的提问，来引导与激发受试者将其拥有的私人信息以一种适于接受的方式展示出来。面谈同时又是一项正式的安排。它需要精心组织、有计划地展开。通常面谈的过程包括准备阶段、实施阶段与总结评价阶段。每个阶段都有大量的细节工作。认真、准确地做好这些工作才能完成好一个有效的面谈。一、面談的过程：1、面谈准备：预先准备可以有效地缩短实际面谈的时间，也可以避免面谈中可能出现的尴尬场面。用于面谈的时间不可能随面试者的喜好与需要而单方面决定，它通常也受到受试者的约束。大量统计数据表明，有效的面谈时间一般在30分钟左右。时间的约束要求面试者必须事先做好准备工作，以达到面谈的目的。面谈应考虑以下几个问题:预先需要受试者准备什么吗?需要收集哪些信息?谁是合适的受试者?其个性习惯等如何?面谈中要提出什么问题?以及如何提出这些问题?安排何时面谈?在哪里面谈？2、面谈实施（1）营造氛围受试者进人面谈场所以后，面谈者首先就应该有意识地努力为有效面谈创造良好的沟通氛围。由于所处地位的被动性以及可能出现的尴尬局面，对大多数受试者而言，总不免有些紧张。因此，面谈者有必要在面谈双方之间建立融洽和谐的关系，营造令人放松的良好气氛，这将有助于受试者放松紧张的神经，使信息流顺利通畅地互换，提高面谈成功的概率。为此，面谈者可不必急于进入正题(除非面谈目的本身需要向受试者传递压力)，而用几分钟时间进行有关社会生活的谈话。一声主动亲切的问候或对共同关心的问题简短的讨论等，都是可选的方案。作为面谈者，应尽早地建立这种关系，它能够为你获取需要的信息铺平道路，氛围而花费必要的精力，紧张的气氛随时可能会影响到面谈的效果。（2）交代目的在必要的松弛之后，面谈者应该简短清晰地向受试者说明面谈的目的、步骤、进度安排，以及面谈者的期望等。对于面谈者而言，切不可因为这只是举手之劳或自认为面谈目的显而易见而将其忽视或者省略，除非由于某些特殊的面谈目的而有意不向受试者透露这些信息。否则，面谈目的没有明示或单凭面谈者的主观臆断，常常会造成受试者对面谈本身摸不着头脑，从而使面谈的效果大打折扣。（3）提问控制完成了前续工作，面谈便可进入核心部分-提问阶段。提问是面谈中获取信息的最主要手段，这一步骤成功与否直接决定了面谈的成效，它最能体现面谈者的面谈技巧与运用水平。研究表明，使用与面谈主旨密切相关的结构化提问方式，比使用探索性、无限制的非结构化方式，能明显提高面谈质量。在整个面谈过程中，一定不要忘记面谈是有目的的，要避免任何偏离目的的问答出现。对面谈者来说，就要保证提问没有任何暗示性的引导或误导，否则就可能会造成信息质量的降低，甚至获得根本无价值的信息。因此，以下的一些提问方式在面谈中就应该尽量注意或避免。①引导式提问有时面谈者的提问可能会带有一定倾向性。常常有意无意地将受试者的反应导向自己期望的方面。如果是要向下级征求意见，而你的见解已经非常肯定的时候，这种提问方式就会有问题。比如:“如果我们引人这种新的分配方式，分配中的问题就会解决，你同意我的观点吗？”再比如:“你有汽车驾驶执照，是吗？你是否像大多数学生一样认为自己的课业承担过于沉重?等等。在面谈中，使用引导式提问应特别慎重，它虽然有助于证实一些事实性的细节，但运用不得当，极易造成信息的扭曲与偏差。②引诱式提问这种提问方式比引导式提问具有更强的诱导性。从表面上看这种提问很正常，但对回答者具有欺骗性，它们通常被用在需要了解受试者情绪和情感的场合，面谈者通过这类提问配以适当的语气向受试者施加压力，迫使其揭示内心情感。这种方式是建立在对他人不信任的基础上的。例如，你怀疑下属昨天末经许可早退了，你可能会问:昨天下午在我们门口发生了一起交通事故，你看到了吗?这意味着，如果你的下属看到了，你就可以断定他早退了。使用这种方式的危险性是显然的，一旦受试者认识到上当了，双方之间的对立情绪就很难缓解了。面谈的基础也就失去了。实际上大多数面谈中没有必要使用此种手段，而且它对面谈者的技巧要求很高。③组合式提问有时，面谈者想让受试者同时回答几个问题，例如:你说你的下属都是称职的，是吗?他们是否都得到过足够的培训?他们能否工作得更出色些?他们是哪些人?这种提问方式会造成回答者思维上的混乱，他们往往回答得不得要领，甚至只回答其中的一个问题，多数是他们最有把握的问题或是最后面的一个问题。结果自然不会令面谈者满意。④面谈结束面谈结束时，有必要对面谈交谈的内容作简要归纳，这有助于统一面谈双方的理解与认识，大大提高所获信息的准确度，若不进行必要的总结，面谈双方就可能无法发现事实上存在的理解上或认识上的分歧，各自按自己的演绎版本执行面谈实现的决定，结果差之毫厘，谬以千里。例如，现在听下来，你想要从事的是财务、行政或人事方面的工作，对吗?这一技能的突出优点是可以适时中断对方谈话，进一步明确已交谈的内容，从而重新选定面谈目标，改变话题。通过小结面谈者还可以有效阻止受试者一些无关的话题，而不引起反感。当面谈者获得了所需信息之后，就可以准备结束面谈了，结束的方式应该让受试者感到欣慰。同时，也应当提供受试者向面谈者发问的机会，对其提出的问题应给予尽量全面、诚恳的答复。最后应该感谢受试者的合作，同时提供受试者了解相关信息的机会。二、面谈的种类（1）招聘面试通过面试者与应聘者面对面的接触和问答式的交谈，招聘单位可以进一步了解应聘者的各方面情况，从而作出正确的录用选择。（2）信息收集的面谈信息收集面谈通常包括数字数据、客观事实、描述、主观评价和感受等内容。管理人员运用信息收集面谈的例子有:市场调研面谈;事故调查面谈;旨在评估组织内部变更的基础的面谈;员工离职面谈;工作计划跟进与复查面谈。信息收集面谈的结果常常包括报告或研究文件，它们可能用于指明主要组织变革范围，如新的营销策略，同时回顾组织变革的过程，指出需要变革的必要性并把其作为有效变革管理的第一步。（3）信息发布的面谈信息发布面谈是以面谈者向受试者发送信息为主要内容的面谈形式。信息发布面谈的一个例子是向新进人公司的员工介绍本公司情况与其特定岗位职责的迎新面谈。迎新面谈的目的是帮助新员工明确职责、快速适应新的工作环境与工作风格。迎新面谈会影响新员工对企业的最初看法、态度与期望。与解决问题有关的面谈可以包括:评估面谈、纠正面谈、咨询面谈。在这种面谈中，受试者对面谈的成功至少起着同等重要的作用。虽然面谈者的主要责任是陈述事实和寻求解决问题的方式方法，但同时要意识到受试者在其中所担负的重要角色。由于解决问题性面谈中，受试者一般是问题中的相关者，甚至是关键性人物，解决问题的方案有赖于受试者的认同，而问题的最终解决也离不开受试者的参与。因此，此类面谈最需要面谈者以平等的方式参与其中，最需要面谈者的沟通技巧。三、面谈者的误区为了使面谈有效，在面谈过程中，面谈者应努力避免以下情况的发生:＊与受试者争论或者试图评价受试方的观点，这会影响客观性并浪费宝贵时间;＊就某一细节间题而浪费过多时间，以致不能在规定的时间内完成所有面谈计划;＊被受试者控制面谈局面，如提出过多问题;＊以严肃的态度对待紧张的受试者，造成他们的神经绷得更紧;＊被自吹自擂、喜好夸大的受试者所蒙蔽。四、面谈者的技巧面谈是一项技巧性极强的活动，为了使自己不至于陷人误区，面谈者必须掌握一定的面谈技巧:＊尽早与受试者建立和谐信任的关系，营造融洽轻松的气氛;＊保持客观的超然心态面对受试者，警惕将自己的成见带入面谈中;＊按一定的逻辑顺序排列问题，这有助于受试者保持清醒头脑;＊尊重受试方，包括受试方的习惯与意愿，不过分纠缠于受试方不愿回答的问题;＊对受试方的回答应预先估计，提高记录的效率，充分利用非言语沟通技巧。第二节面试一、面试前1、调查你应聘的公司有效的面试最重要的一步是搜集关于你未来老板的详细信息。不要贸然地去面试。招聘人员对那些事先作了准备的求职者印象很深刻。一份官方小组调查显示，有47%的被调查的主管说，面试过程中求职者最普遍犯的错误就是对他们未来的老板知之甚少或者毫无了解。调查你应聘的公司的方法：（1）你可以去图书馆或者上网，搜寻有关目标公司及其所在行业、所提供的产品或者服务的相关信息。打电话给公司，请求提供一份年度报告、机构目录或者宣传册。询问公司和可能的面试官的情况。了解公司的任务和目标、公司规模、员工人数、顾客、竞争对手、文化、管理结构和领导的姓名、社会声望、财务状况、未来规划、优势和不足之处。（2）分析公司的广告，包括销售和营销手册。一个营销专业的求职者曾花费大量的时间研究一家航空承包商的宣传册。在他的首轮面试过程中，他对这个公司制导系统的了解使招聘者震惊，给他们留下了深刻的印象。事实上，这个求职者使招聘者不用再为解释他们公司复杂的技术(他们最不喜欢的事情)而伤脑筋。（3）和公司职员交流。他们可能是内部消息最好的来源。尽量认识一些目前在公司工作的人，但是不要是你应聘的领域中工作的人。要保证你找的人处事小心谨慎。（4）网络日志或者博客也是调查公司的一个好的来源。许多员工都有正式的和非正式的博客。他们在上面分享关于他们老板的奇闻铁事和有关信息。你可以通过这些博客了解公司的文化、最新动向以及未来规划。在了解公司的过程中，你可能发现一些信息证明这个公司不适合你。提前知道负面信息总是好的。不过，更有可能的是，你搜集的信息会帮助你根据公司的需求来调整自己的申请和面试过程中的回答。你能体会当公司熟悉你和你的背景时那种愉快的心情。而这种感觉是双向的。如果求职者对它们感兴趣，它们也会十分高兴。准备好投人大量的精力调查目标公司，因为你的这份努力在面试时会有所回报。2、准备和练习（1）准备成功的事例这些成功的事例应是与你的教育和工作经历有关的具体事例，它们要能证明你的资历和成就。仔细查看一下职位描述和你的简历，然后决定你应该在面试时强调哪些技能、培训经历、个性和经验。然后为以上每一点准备一个成功的事例。如果可能的话，加入一些数据，如节省的开支和销售增长百分数。成功的事例应该具体但简洁，一般30秒刚好。反复练习陈述你的成功事例，直到可以脱口而出而且听起来自然为止。然后就是在面试时找准时机陈述。可以讲述一下关于下面内容的事例：(a)处理危机;(b)解决棘手的人际关系事件;(c)成功地应对大量的重要事项;(d)调整计划以应对变化的环境;(e)吸取经验教训;(f)团队合作;(g)出乎意料地完成任务。（2）练习回答可能提出的问题想象一下面试官可能提出的问题，找出一些答案范例。尽管你不能准确地预测到问题，至少你可以预料到关于你的教育状况、技能、经验和一些可以想到的问题。要不断地练习直到你能够对答如流，看起来和听起来都充满热情。（3）清除数字垃圾许多进行校园招聘的公司现在都在使用谷歌和雅虎来筛选求职者。例如：芝加哥一家小咨询公