chapter-5EXCEL数据管理与数据透视表

Excel与数据处理本章学习目标1、掌握数字与汉字排序的区别2、掌握EXCEL排序的方法3、理解条件区域4、掌握数据筛选的方法5、掌握工作表数据的分类汇总方法6、掌握数据透视表的功能及用法7、应用数据链接管理多表数据5.1数据排序1、排序规则数字排序规则字母排序规则逻辑值排序规则汉字排序规则汉语拼音序按笔画排序2、排序方式升序降序5.1数据排序3、排序案例【例5.1】某班某次期末考试成绩如图（a）所示，已经计算出了每位同学的平均分，现需得出一个名次表，即从高分到低分的成绩表，以便为前3名同学发奖学金。5.1数据排序按日期排序5.1数据排序按汉字笔画排序5.1数据排序自定义排序有时需要按人为指定的次序对某此资料排序。【例】某大学有7个学院，每个学院的基本情况如图所示。要求按以下次序排序此表：计算机学院、管理学院、通信学院、财务学院、外语学院、政法学院、中文学院。5.1数据排序方法建立自定义序列在排序对话框中，通过“选项”指定建立的序列为排序依据。5.2数据筛选1、概念数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。2、Excel的数据筛选方式1、自动筛选自动筛选提供了快速查找工作表数据的功能，只需通过简单的操作，就能够筛选出需要的数据。2、高级筛选高级筛选能够完成自动筛选所不能实现的复杂筛选。5.2数据筛选3、自动筛选案例某公司的人员档案是按招聘报到的先后次序建立的，到目前为止，该公司的人员档案如下图9所示。公司的管理人员可能需要这样的信息：（1）已婚人员的名单。（2）各部门的人员档案信息。（3）工资高于1200的人员有哪些。（4）奖金高于1000的人员有哪些。（5）各种学历的人员档案……如此等等5.2数据筛选选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”，Excel会显示出自动筛选标志。可借此完成各种自动筛选！原数据表具有自动筛标记的数据表5.2数据筛选自动筛选的结果示例——筛选出运维部的工作人员。5.2数据筛选4、高级筛选高级筛选的条件区域的类型（1）“或”条件（2）“与”条件（3）多列的“或”条件（4）用“或”连接的“与”条件5.2数据筛选•条件区域的构建方法5.2数据筛选高级筛选案例查看下表中“运维部”和“信息资源部”人员中，工资高于1000且奖金高于500元的有哪些。5.2数据筛选使用计算条件的高级筛选什么是计算条件计算条件的构造方法计算条件中的标题可以是任何文本或都是空白，但不能与数据清单中的任一列标相同，这一点正好与前面讨论的条件区域相反。必须以绝对引用的方式引用数据清单或数据库中之外的单元格。必须以相对引用的方式引用数据清单或数据库中之内的单元格。5.2数据筛选基于计算条件的高级筛选案例某商场有2月1号到8号的销售记录如图的A2:F10单元格区域所示，现在要找出销售额高于平均值的销售记录。5.3数据的分类与汇总1、概述分类汇总就是对工作表中指定的行或列中的数据进行汇总统计，它通过折叠或展开原工作表中的行、列数据及汇总结果，从汇总和明细两种角度显示数据，可以快捷地创建各种汇总报告。分类汇总的数据折叠层次可达8层。2、分类汇总能够完成以下事性在数据表中显示一组或多组数据的分类汇总及总和。在分组数据上完成不同的计算，如求和、统计个数、求平均数、求最大（最小值）等。5.3数据的分类与汇总案例右图是某公司的职工工资表。完成以下事情：每部门有多少人；每部门平均工资；哪个部门的总评奖金最高，应分发给各部门的总金额各是多少通过函数能够完成这些事件，但分类汇总简单多了。5.3数据的分类与汇总3、分类汇总的准备工作①分类汇总表的每个数据列都有列标题；②必须对要进行分类汇总的列排序。排序的列标题称为分类汇总关键字，在进行分类汇总时，只能指定排序后的列标题为汇总关键字。按部门排序后的工作表5.3数据的分类与汇总4、建立分类汇总选择“数据”|“分类汇总”菜单。1、指定分类字段2、指定汇总方式3、指定汇总字段4、指定汇总结果的保存方式5.3数据的分类与汇总5、汇总结果的保存方式1.替换当前分类汇总。选择这种方式时，最后一次的汇总会取代以前的分类汇总。2.每组数据分页。选择这种方式时，各种不同的分类数据将被分页保存。3.汇总结果显示在数据下方。选择这种方式时，原数据的下方会显示汇总计算的结果。上述3种方式可同时选中。Excel的默认选择是第1和第3项。5.3数据的分类与汇总6、分类汇总结果示例5.3数据的分类与汇总7、高级分类汇总Excel可以对同一分类进行多重汇总，若要在同一汇总表中显示两个以上的汇总数据，只需对同一数据清单进行两次不同的汇总运算。第二次分类汇总在第一次的汇总结果上进行。在前面的汇总结果基础上，统计每部门的人数。5.3数据的分类与汇总8.嵌套分类汇总也是多次分类汇总，但两次的分类汇总关键字不同如，先统计各部门的平均工资和平均奖金，然后再在每个部门再按照已婚和未婚统计平均工资和奖金5.3数据的分类与汇总9、删除分类汇总对于刚建立的分类汇总，如果要将其恢复为原始数据表，可以选择“编辑”中的“撤消”菜单项取消分类汇总，或单击撤消按钮。但若在建立分类汇总之后，又进行了其他操作，上述方法就无效了，可按如下方法删除分类汇总。（1）单击分类汇总表中的任一单元格。（2）选择“数据”|“分类汇总”菜单项（3）单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。5.4数据透视表1.数据透视表的功能数据透视表不仅能够改变数据表的行、列布局，而且能够快速汇总大量数据。也能够基于原数据表创建数据分组，对建立的分组进行汇总统计。5.4数据透视表2、源数据表与数据透视表的对应关系5.4数据透视表3、案例假设某电视销售商场有6位职工，分别是劳得诺、令狐冲、陆大安、任我行、韦小宝、向问天，销售的电视产品有TCL、长虹、康佳、创维、熊猫几种品牌。每天的销售数据都记录在Excel的一个工作表中，如图所示，该数据表有300多行数据。5.4数据透视表完成以下统计分析工作统计各种品牌的电视的总销售额；统计每位职工的总销售额；统计每位职工销售的各种类型的电视机的销售额；统计各种运输方式的总数。数据透视表能够很方便地完成这些工作。5.4数据透视表4、建立数据透视表的过程选择“数据”|“数据透视表和数据透视图”按向导提示做完第一、二步。在最后的第三步向导对话框中，选择“布局”按钮。会见到如图所示的对话框。5.4数据透视表其中行拖放到行中的数据字段，该字段中的第一个数据项将占据透视表的一行。列与行相对应，放置在列中的字段，该字段中的每个项将占一列。页行和列相当于X轴和Y轴，由它们确定一个二维表格，页则相当于Z轴。拖放在页中的字段，Excel将按该字段的数据项对透视表进行分页。数据进行计数或汇总的字段名称。5.4数据透视表统计各销售员销售数据的透视表布局5.4数据透视表统计各销售员销售数据的透视表双击任一单元格，会得到这些数据的来源明细数据5.4数据透视表双击上表E5单元格得到的明细数据表5.4数据透视表利用页字段创建分页显示页字段5.4数据透视表5修改数据透视表增加或减少行、列中的数据项重新组织数据透视表行、列置换在字段内移动个别项5.4数据透视表6、使用多重数据字段建立透视表5.4数据透视表7、修改数据透视表的概要函数数据透视表中使用的透视函数称为概要函数，在默认情况下，数据透视表采用SUM函数对其中的数值项进行汇总，用COUNT函数对表中的文本类型字段项进行计数。Excel提供了许多概要函数，如下图所示。5.4数据透视表8、修改透视表数据的显示方式以百分比显示数据5.4数据透视表9、制作数据透视图表5.5数据链接、嵌入1、概述链接就是指两个不同工作表或不同文档（可以是不同应用程序建立的文档，如WORD和EXCEL之间）存在的数据连接。链接让一个工作簿可以共享另一个工作薄中的数据，可以链接单元格、单元格区域、命名公式、常量或工作表。总的说来，链接具有以下优点：在不同的工作簿和工作表之间，可以进行数据共享。小工作簿比大工作簿的运行效率更高。分布在不同地域中的数据管理可以在不同的工作簿中完成，通过超级链接可以进行远程数据采集、更新和汇总。可以在不同的工作薄中修改、更新数据，大家可以同时工作。如果所有的数据都存于一个工作表中，就增加了多人合作办公的难度。5.5数据链接、嵌入2、建立EXCEL工作薄之间的链接【例5】某茶厂生产的茶叶销售于西南地区，每个季度的销售统计分别在不同的工作簿中，下图就是第一、二季度的茶叶销售统计工作薄示例。5.5数据链接、嵌入建立一新工作薄，将这前面两不同工作薄中的工作表连接在该工作薄。本工作薄中的两个工作表是从其它工作薄链接过来的。修改原工作表中的数据时，本工作薄中的数据会立即更新！5.5数据链接、嵌入3、将Excel的工作表或图表链接到其他应用程序案例某茶叶厂第一季度的销售数据表及销售对比柱形图如图所示。现要将此图表作为在Word工作报表中的一部份，以使报告更有说服力5.5数据链接、嵌入链接到Word报告中的Excel工作表5.5数据链接、嵌入4、将Excel的工作表或图表嵌入到其他应用程序案例某茶叶厂第一季度的销售数据表及销售对比柱形图如图所示。5.5数据链接、嵌入嵌入到Word报告中的Excel工作表5.6合并计算1、概念所谓合并计算，就是对来源于同一工作簿的不同工作表，或不同工作簿中的数据表进行合并计算。Excel支持将不超过255个工作表中的信息收集到一个主工作表中，支持的工作表可在同一个工作簿中，也可来源于不同的工作簿。5.6合并计算案例某电视机厂生产21英寸、25英寸、29英寸及34英寸几种规格的电视产品，主要销售于西南地区。该厂每个季度进行一次销售统计，每次统计分析保存在一个独立的工作簿中5.6合并计算建立合并计算5.6合并计算合并计算的结果本表是对前面四个工作薄数据的合并结果5.6合并计算保存明细数据的合并计算结果TheEnd