五表一图分析方法提高信息系统管理能力

五表一图分析方法提高信息系统管理能力2011-02-14|作者：江鹉陈学业杨盈李春阳|摘要：从内容管理到知识管理是国土资源信息化的发展方向。本文结合信息化建设工作实践，提出了“五表一图”的需求分析方法。通过分析目前需求分析存在的主要问题、“五表一图”的内容、使用方法和实践案例，阐述如何通过该方法挖掘出真实、完整、准确的业务需求，提高建设系统的知识管理能力。关键词：五表一图；需求分析；国土资源；信息化；知识管理1引言信息系统建设是国土资源信息化的重要内容和着力点，是提高政府部门管理水平和工作效率的工具。国土资源信息化起步较早，起得了重大成果，总体看来，在功能上，实现了公文流转、数据采集、业务计算、查询统计、报表输出等功能；在架构上，实现了C/S向B/S，两层结构向N层结构的转变；在数据上，实现了数据逻辑的有效控制，保证了数据的完整性、正确性，建立了大量可供决策支持的数据库群。但是，信息系统建设也存在一定的问题，首先，数据建库只关注结构化数据，弱化了非机构化数据的建库，缺少机构化与非结构化数据的有效关联和全文检索。第二、系统功能总体上还处在数据录人和登记方面，表现优秀的依然是录入功能，智能化和辅助决策功能非常弱，第三，在系统定位上更侧重于业务内容的管理，各业务之间的关联实现较为生硬（主要是数据库层面的关联、驱动），整体业务的信息化需要进一步加强。因此，从管理学范畴看，目前，国土资源信息化范围对应的是内容管理，包括流程管理。缺乏真正的人机协同办公环境的建立，需进一步提高信息系统知识水平和智能化程度。解决问题的出路在于将国土资源信息化拓展到知识管理[1]。国土资源信息系统需要提升到知识管理，回归需求是根本。需求决定了系统建设的效果，要想提高或者实现系统的知识管理水平，乃至最终实现国土资源信息化的知识管理，从源头着手，改进需求方法，挖掘出业务的核心知识，以此为基础建设系统，笔者认为是当前重要手段。2目前需求分析的主要问题国土资源信息系统发展到现在，与用户的需求推动分不开，尤其是近几年的发展，积累了一定的需求，成为行业信息化的宝贵财富。但是，需求分析方法守旧，对需求的分析还是初级的，没有得到与技术发展水平一样的有效发展和沉淀。首先，缺乏统一需求框架，没有以知识管理为目标。分析系统建设较为分散，还存在“系统孤岛”问题，根本原因在于：第一，需求缺乏统一管理，未形成面向整体业务的统一需求框架，建设系统时无法找准需求、系统在整体业务中的定位，系统边界定位不准确，造成系统之间关系不清晰、不准确。第二，项目缺乏统筹项目立项以单个的处（科）室为需求主体，缺乏统一协调和梳理，这种情况下，将很难建立统一的需求框架。由此为需求引导，建设的系统大多处于企业级信息系统阶段，甚至有些系统还停留在部门级或任务级信息系统阶段。第二、需求调研方法单一，不以获取业务知识为目的。一般以内容管理为目标的需求调研主要以发放需求调查表、访谈、开会讨论等方式开展，局限在申请表、报表、对外文书为依据，获取、整理的信息主要集中在业务流程、业务数据、查询统计、报表输出等基本需求。这些方法无法真正挖掘出业务办理的需求和业务知识，对业务人员的需求引导也比较有限。第三，需求分析精细化不够，需求中不包含业务知识。基于实现内容管理的需要，需求分析过程中过于关注流程、数据项，需求调研时未有意识地收集相关业务资料，对于业务办理需要的法规、规则、依据、数据、安全需求等细节没有进行全面的分析。导致需求分析中没有包含核心的业务技能，没有做到需求精细化。开发出来的系统自然无法满足业务人员真正的工作需要。图1“五表一图”需求分析方法组织业务知识模型3“五表一图”需求分析方法的内容为了解决系统建设中出现的需求分析问题，使需求分析以描述业务知识为目标。我们从精细化分析和描述业务知识的角度人手，设计出了一套称为“五表一图”的需求调研分析手段，并以此为基础创新需求分析的方法其中“五表”包括业务事项表、业务基本属性表、业务环节表、业务申请表、业务工作表，“一图”是业务流程图。五表一图环环相扣，互相呼应。“五表一图”可以由业务部门编制，也可以在需求调研后由需求人员整理编制。编制“五表一图”本身就是一个需求调研分析的过程，也是一个组织业务知识的过程。“五表一图”需求分析方法组织业务知识模型如图1所示。业务事项表是业务事项总目录，这里指的业务事项可以是窗口的收文事项，也可以是内部任务、日常工作事项。也就是“五表一图”适用所有的审批、综合、行政事务等业务。“业务事项表”也是整体业务需求框架的基础，它具有层次关系，最终颗粒度可以细到功能模块。业务基本属性表描述业务的基本信息和边界范围信息。基本信息包括业务名称、时限、主办部门、协办部门、产生的文书、编号规则等；边界范围信息包括数据查询需求、产生的业务数据、对其他业务和数据影响等，如土地出让会引起地籍数据变更，产生储备土地出库任务等。业务基本属性表能够准确反映业务在整体业务需求中的定位，也为建立整体业务需求框架提供良好的基础资料。业务流程图采用泳道图方式绘制，主要描述业务办理的全过程，要求将本业务涉及的所有自有环节和影响的其他业务环节都表示出来，以此呼应业务基本属性表的边界范围，全面反映完整的业务流程。流程图中的环节需统一编号，以便各业务流程间互相引用、调用。统一编号可指导设计将引用较多的环节抽象成公共组件或服务，实现复用。业务环节表是“五表一图”中最核心的资料，描述的是业务专业技能。流程上呼应“业务流程图”的环节。对每一个环节，详细阐述需要的审查，专业的审查方法，需查询的信息，审查结果判定依据，判定后处理等，尽可能精细化、精确化、专业化。通过对审查方法的详细描述，可以分析出各环节需要查询的数据（包括属性数据、空间数据、档案扫描图片、文档文件等），叠加的空间数据图层、版本，叠加分析后提取的数据项（包括空间的面积、距离等；属性的土地用途等）。这些细节可以作为系统实现业务辅助审查功能的需求，也可以作为考核业务人员是否具备专业技能的判别依据。业务申请表是业务的起点，由申请单位填写，可通过网上申报或报盘系统实现。申请表除了惯常的申请事项和申请内容等信息外，还须填写作为前置条件的相关部门批文号、证件号等信息，为实现横向数据共享审批提供信息。申请表在设计L以选择、打钩为主，减少文字填写造成的不准确和歧义。业务工作表是实现表格化办公的核心界面，它是对应业务环节表设计的，分为申请信息和办公信息。申请信息来自申请表，办公信息根据环节表设定的环节和审查内容设置，审查的结果完全量化，主要是选择、打钩、填空（如面积）等。业务工作表的设计全面体现业务审查的内容和结果，系统根据环节表定义的业务审查规则和方法，能够自动生成审查结果（如打钩、填写面积、生成办理意见等）。对于简单的业务或事务，如请休假业务，可将业务申请表和业务工作表合并。4“五表一图”的使用方法“五表一图”是业务人员和需求人员双方进一步讨论、细化需求、组织业务知识的核心材料，是业务知识的载体。从另外一个角度，“五表一图”也是业务人员之间的共同语言，其中的部分内容抽取出来就可以形成业务操作手册。为最终获取业务知识，需依据“五表一图”制作需求原型，通过需求原型讨论再进一步修正、细化“五表一图”。这样，通过“五表一图”和需求原型不断互动、深化，真实、完整、准确的业务需求和业务知识就挖掘出来了。采用“五表一图”需求方法获取业务知识流程图如图2所示。图2采用“五表一图”需求方法获取业务知识流程图5实践案例以建设项目用地选址和预审业务作为案例，进一步阐述“五表一图”需求分析方法的具体内容。“业务事项表”作为框架目录，不在此列出。限于篇幅，省去流程图、申请表内容。5.1建设项目用地选址和预审基本属性表主办部门：管理局建设用地科；协办部门：管理局土地资产科、征地拆迁办、产权科等。数据查询需求：(l）规划数据：已批土地利用总体规划图、城市总体规划图、分区规划、法定图则；(2）计划数据：近期建设规划年度实施及土地利用计划、历年(07/08/09）农用地转用方案图；(3）现状数据：第二次土地调查数据、最新年度土地利用变更调查数据；(4）业务数据：土地出让合同、地籍图、征（收）地拆迁范围、储备土地图、档案扫描数据、产权数据；(5）基础数据：地形图；(6）共享数据：工商局注册单位、发改委立项批复数据等。产生文书（批准）：建设用地选址和预审意见书；编号规则：深规土（预）意见书[xxxx]xxx号；产生数据（批准）：建设用地选址和预审审批数据、建设项目选址范围图；数据影响（批准）：农用地转用指标预核销、年度土地利用计划指标预核销；业务影响（批准）：储备土地出库、征地拆迁、土地整备等任务；5.2建设项目用地选址和预审环节表审查内容：地类审查；审查方法：(l）现场踏勘，拍摄申请用地现场情况；(2）将申请用地范围与第二次土地调查数据、最新土地利用变更调查数据进行空间叠加，核查各类农用地及未利用地的情况，特别是占用耕地和基本农田、林地和园地的情况；(3）统计占用各地类的面积、空间形态；(4）通过统计结果和图形显示，审核项目用地是否符合当年土地利用年度计划，新增建设用地是否纳人国家批准的当年农用地转用方案范围，是否占用基本农田。数据查询需求：第二次土地调查图．地类；最新土地利用变更调查图．类别；基本农田．范围；本年度农转用方案图．范围。审查结果：叠加基本农田面积＞0，审查不通过；叠加耕地面积＞0并没有耕地占补平衡方案或方案不可行，审查不通过；叠加农转用方案＜0，审查不通过；否则，审查通过。5.3建设项目用地选址和预审工作表建设项目用地选址和预审工作表（节选）如表1所示。该案例对传统需求分析进行改进，在实际工作过程中，对获取用户需求，理解用户需求有明显的成效，到达了利用“五表一图”进行需求分析的改进目的。表1建设项目用地选址和预审工作表（节选）6结束语本文介绍的“五表一图”需求分析方法，在深圳国土资源信息化需求分析阶段发挥了重要的作用，达到了准确、精细化、专业化表达业务需求的目的。有效地实现了组织业务知识的目标，在此基础上提高了系统的知识管理能力，提升了系统的智能化水平。实践证明，“五表一图”需求分析方法是符合国土资源信息化发展方向，能够更好地服务国土资源信息化建设。参考文献：[l］郭仁忠．国土资源信息化从内容管理到知识管理［J].中国工程科学．2009,11(10):67-71[2］查宗祥，贾文压．基于互联网的国土资源信息“申请-应答”服务系统构架［J]．国土资源信息化2009(2):13-16[3]查宗祥．OA”、业务办公自动化系统和电子政务[J]．国土资源信息化2003(5)：5-7[4］陈学业，郭仁忠．国土资源信息化的启动模式与发展探讨［J]．国土资源信息化2003(6)：7-9[5］王广华．以需求为导向的国土资源信息化建设［C］．中国电子政务论坛．2009[6]王海鹏．掌握需求过程［M]．第二版．北京：人民邮电出版社．2007