【企业内部控制制度】01采购业务内控制度

东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购业务内控制度文件编号版本/版次页次/总页1/6采购业务内控制度编制：审核：批准：201年月发布201年月实施东莞市凯金新能源科技股份有限公司东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购业务内控制度文件编号版本/版次页次/总页2/6文件更新一览表版本更改原因更改页码更改单号实施日期修改人批准人东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购业务内控制度文件编号版本/版次页次/总页3/61、目的遵照国家政策、法规、技术性能要求对公司正常运作所需物资及器件的采购进行控制，使公司采购规范化、系统化，便于准确及时将公司所需物资及器件适时、适量、适价、适质、适地购入。2、相关文件本制度与《采购控制程序》《供应商管理制度》《供应商开发工作指导书》（见本制度附件）共同规范采购业务全流程的工作，使用人务必同时熟读附件文件中对采购业务的实施要求。3、适用范围本程序适用于原、辅材料、石墨化回料、设备和备品备件、劳保用品、办公用品等日常所需零件物资和服务的采购管理。4、作业程序4.1.采购计划4.1.1.采购计划制定及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.1条款要求。4.1.2.采购计划过程中产生的月度物料需求计划、月度采购计划、物料请购单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.2.主要原、辅材料申购4.2.1.主要原、辅材料采购的申请及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.2条款要求。4.2.2.主要原、辅材料采购过程中产生的合格供方名录、供应商代码表等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.3.设备、备品备件及低值易耗品申购4.3.1.设备、备品备件及低值易耗品采购的申请及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.3条款要求。4.3.2.设备、备品备件及低值易耗品采购过程中产生的物料请购单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.4.采购询价及货源、合同/订单订立程序4.4.1.采购合同订立及审核工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.5条款要求。4.4.2.采购合同订立及审核过程中产生的采购合同审批表、供应商询价记录及推荐审批表、采购合同会签等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.4.3.原则上所有采购均需签订《采购合同》，由于备品备件的采购过于零散，但单笔备品备件采购额超过人民币伍仟元的，都应与供应商签订采购合同；对于超过伍仟元但特殊原因不能签订采购合同的，由采购部经理提出无需签订采购合同的《申请报告》，交财务总监、公司领导层分管领导审批。东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购业务内控制度文件编号版本/版次页次/总页4/64.4.4.对于已经签订框架采购合同的采购，每次采购业务必须填制《采购订单》，经采购部负责人、公司领导层分管领导审批，审批完成后，由采购部经理与供应商签订采购订单。4.5.采购合同/订单的跟进及交付4.5.1.采购合同/订单的跟进及交付工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.6条款要求。4.5.2.采购合同/订单跟进及交付工作过程中产生的物料到货跟进表、采购统计报表、到货通知单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.6.入库/退货管理4.6.1.采购入库/退货工作流程，参见《物料收货管理程序》4.1-4.4条款要求、《采购控制程序》（CX-08）中的5.8条款。4.6.2.采购入库/退货工作过程中产生的不合格品报告单、物料不良改善通知单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.6.3.到货前，采购部需及时将采购供应商、物料名称、单位、数量以及到货日期通知仓库。4.6.4.仓库入库完成后，仓管员应及时将《入库单》、供应商《送货单》分别给到采购部采购专员和财务部应付会计。4.6.5.采购部采购专员根据收到的《入库单》、供应商《送货单》核对采购订单或采购合同，核对无误后，应登记采购入库明细登记表，注明入库日期、供应商名称、品名、数量、单价、金额等，并将信息与财务部及时共享。4.7.采购对账与付款4.7.1.每月月初5号前，采购部应根据供应商结款期限编制本月《采购付款计划》，经采购部负责人签字确认，交财务中心负责人。4.7.2.每月月初5号前，要求供应商编制上月采购货款对账单，加盖供应商公章或财务专用章，交给采购部；对账单内容包括：供应商名称、来货日期、物料名称、单位、数量、单价、金额、本年累计发生额等。4.7.3.采购部负责人根据入库单、送货单核对供应商交来的对账单明细，核对无误后，在对账单上签字确认，并转财务中心应付会计。4.7.4.财务中心应付会计核对无误后，对账单上签字盖章确认，并给回采购部负责人并回传供应商。4.7.5.财务中心应付会计与采购部负责人核对无误后，通知供应商开具发票。4.7.6.采购部负责人收到发票后，在采购入库明细登记表中核对对应的入库单，并在相应的入库单明细后注明发票号，同时，复印一份发票的发票联留存，并将发票联与抵扣联交给财务中心应付会计，同时采购部应建立发票登记簿，记录采购部门发票递交情况。4.7.7.供应商月结期到期后，由采购部负责人填写《支付申请单》，后附对账单、入库单、送货单以及发票复印件，临时采购另需《申请报告》与《采购合同》，签订框架合同的供应商货款需另需《采东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购业务内控制度文件编号版本/版次页次/总页5/6购订单》；4.7.8.《支付申请单》申请单填写完成后，交给采购部负责人审核，转交财务中心应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。4.7.9.对于需要预付款的采购业务，填写《支付申请单》并后附《采购合同》与《申请报告》，经采购部负责人审核，转交应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。4.7.10.对于货到付款的采购业务，由采购负责人填写《支付申请单》并后附《采购合同》、《入库单》、《送货单》与发票，经采购部负责人审核，转交应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。4.8.供应商管理4.8.1.供应商管理工作流程，参见《供应商管理制度》（CG-01）中的4.1-4.9条款要求。4.8.2.供应商管理工作过程中产生的合格供应商名录、供应商调查表、供应商评估表等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.9.供应商新增4.9.1.供应商开发工作流程，参见《供应商开发工作指导书》（CG-03）中的4.1-4.6条款要求。4.9.2.供应商开发工作过程中产生的合格供应商名录、供应商调查表、供应商评估表、样品测试等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。5、监督及检查5.1.本制度经审批并实施的当日起，未按本制度要求进行执行造成经济损失的，现5.2款所述情形的，根据造成的影响及损失分别采取以下处理措施：5.1.1.造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任，由其承担经济损失；5.1.2.对公司造成损失但不构成违法的，由责任人承担经济损失，并列入当期绩效考核；5.1.3.未做成损失且未构成违法的，列入当期绩效考核。5.2.违规情形包括：5.2.1.工作渎职造成公司损失或影响公司正常运作的；5.2.2.采购人员以采购回扣、礼品等方式为供应商提供从便利，造成公司损失或影响正常生产的；5.2.3.未及时提交采购计划、提交的采购计划明显不合理以及未按本制度提交审批的；5.2.4.未按规定进行采购询价或采购询价未保留询价记录的；5.2.5.采购合同、采购订单未按规定进行审批的；5.2.6.采购合同、订单未建立台账、台账不完整或者未按规定跟进合同履行情况，导致物料到货不及时的；东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购业务内控制度文件编号版本/版次页次/总页6/65.2.7.仓库已将到货数量与采购数量差异告知采购部，但采购部未予处理的；5.2.8.未按照付款审批流程的要求提交单据或未按规定提交审批的；5.2.9.未及时提交部门工作日报的；5.2.10.其他影响企业正常运营或违反公司相关规定的情形。6、附件6.1.《采购控制程序》6.2.《供应商管理制度》6.3.《供应商开发工作指导书》