【企业内部控制制度】招投标管理制度

东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购控制程序文件编号版本/版次页次/总页1/6招投标管理制度编制：审核：批准：201年月发布201年月实施东莞市凯金新能源科技股份有限公司东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购控制程序文件编号版本/版次页次/总页2/61.目的为了规范采购业务，促进合理采购，规避采购业务实施过程中的风险，保证采购业务的顺利实施，特制定本规定。2.适用范围原辅料、机电设备、五金、维修服务、运输服务的采购。3.内容3.1.招标3.1.1.本项工作申请人、审批人应备齐或检查以下资料：3.1.1.1.《招标立项报告》：应当包含申请原因、标的物、拟采取的招标方式、招标计划金额等内容，并应有后述条款审批人签字或个人私章。3.1.1.2.《招标文件》：应当包含招标项目说明、资金来源、对投标人的资格要求、招标文件目录、投标书格式等信息，并应有后述条款审批人签字或个人私章。3.1.2.任何环节办理人或审批人发现上述文档缺失或内容缺失，应不予办理并原件退回否则相关责任转移至该办理人或审批人。3.1.3.由采购需求部门拟写《招标立项报告》，由部门负责人、公司管理层分管领导审批后，交采购部执行。3.1.4.招标立项报告内容应包括申请原因、标的物、拟采取的招标方式、招标计划金额等内容。3.1.5.招标文件的编制：3.1.5.1.基建工程项目应由工程部经办人向采购部提供相关的图纸、按相关规定和现行物价计算的预算材料、施工的技术及要求，及其他与编制招标文件有关和需要在招标文件中载明的资料和事项。3.1.5.2.物资采购应由生产中心、设备部、技术部等部门提供采购物资有关的规格型号、技术要求、质量要求、验收标准及其他在招标文件中应当载明的物资标准与要求。3.1.5.3.采购部根据上述部门提供的资料，编制《招标文件》，或由采购部委托选定的招标代理机构编制《招标文件》，并由采购部负责人审核。东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购控制程序文件编号版本/版次页次/总页3/63.1.5.4.招标文件的内容应包括：a.招标项目说明、资金来源；b.对投标人的资格要求；c.招标文件目录；d.招标文件的澄清或修改；e.投标书格式；f.投标报价和货币；g.投标文件要求；h.投标保证金；i.投标有效期；j.评标标准、合同授予条款和格式，等。3.1.6.招标邀请和资格预审3.1.6.1.采购部采购员向有意向参加招投标的供应商发送《投标邀请书》。3.1.6.2.采购部采购员应根据招标项目内容，要求投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，采购部负责人根据提交的材料，对投标人进行初步资格审查。3.1.6.3.根据资格预审结果和招标公告或投标邀请书载明的获取招标文件的方式，采购部向预审通过的投标方发售招标文件。3.1.6.4.招标文件发出至投标文件截止，时间不得少于二十天。采购部根据招标文件的制作费用和招标项目的金额，确定发售招标文件收取的费用，一般为400-1000元。发售费用由采购部统一收取后交公司财务中心。3.1.7.招标文件的修改、澄清、补充3.1.7.1.如业务部门或公司管理层分管领导对文件进行复审和有关事项的变化，确需对招标文件内容进行修改、澄清或补充的，在投标截止日期前十五天，书面通知各投标人。3.1.7.2.采购部采购员拟写书面通知，详细说明修改、澄清或补充的事项，经过采购部负责人审核后，发送给各投标人。3.2.投标东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购控制程序文件编号版本/版次页次/总页4/63.2.1.本项工作申请人、审批人应备齐或检查以下资料：3.2.1.1.《投标文件交接表》：详细填写供应商名称、资料提交日期、投标文件移交人、投标文件接收人签字等信息，并应有后述条款审批人签字或个人私章。3.2.2.任何环节办理人或审批人发现上述文档缺失或内容缺失，应不予办理并原件退回否则相关责任转移至该办理人或审批人。3.2.3.采购部采购员在收到供应商评标现场提交的投标文件时，同时记录该投标文件的信息，包括供应商名称、资料提交日期、投标文件移交人、投标文件接收人签字等，最后形成《投标文件交接表》。3.2.4.供应商非现场提交投标文件给采购部采购员的，由文件移交人和采购员在招标文件袋背面签字确认签收该投标文件后，由采购员将文件信息填入《投标文件交接表》；3.2.5.供应商通过邮寄方式发送投标文件的，由采购部采购员在收到投标文件后将快递单黏贴到招标文件袋背面后，由采购员将文件信息填入《投标文件交接表》。3.2.6.《投标文件交接表》经采购部负责人审批之后，由采购员留档保存在采购部，以便日后查阅。3.3.评标3.3.1.本项工作申请人、审批人应备齐或检查以下资料：3.3.1.1.《评估报告》：应当包含合格的中标候选人等信息，并应有后述条款审批人签字或个人私章。3.3.1.2.《招标结果通知书》：应当包含中标人名称等信息，并应有后述条款审批人签字或个人私章。3.3.2.任何环节办理人或审批人发现上述文档缺失或内容缺失，应不予办理并原件退回否则相关责任转移至该办理人或审批人。3.3.3.评标委员会3.3.3.1.评标委员会必须为五人以上的单数组成。委员会由公司相关人员组成，必要时可聘请专业人士参加。3.3.3.2.评标委员会可以由公司董事长下文成立，也可以由采购部提出，报请董事长批准。东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购控制程序文件编号版本/版次页次/总页5/63.3.3.3.评标委员会成员名单在中标前应绝对保密。评标委员会成员和本次招标工作人员不得向投标人或其他任何人泄露。3.3.4.开标、评标及定标3.3.4.1.在开标会议召开前三天，由采购部采购员拟定开标、中标、定标议程，并由采购部负责人审批。3.3.4.2.会议议程主要包括：宣布招标会议开始；公司领导致词；介绍到会的人员及投标单位；宣布开标、评标、中标纪律；验标、开标及记录；宣布开标会议结束；评标；定标及中标通知等。3.3.4.3.开标会议应在投标邀请书、招标文件中载明的时间、地点举行，按拟定并通过的会议议程进行。3.3.4.4.开标会议应由采购部邀请所有投标人、评委、公证人及相关专家参加。3.3.4.5.评标完成后，评标委员会应出具《评标报告》，推荐合格的中标候选人，评标委员会有权否决所有投标。3.3.4.6.采购部采购员将《评标报告》报公司管理层分管领导审批决定中标结果，最终选定中标单位。3.3.4.7.采购部采购员拟写《招标结果通知书》，由采购部负责人审核后加盖采购合同印章，然后发送至中标单位。3.3.4.8.采购部将中标单位的信息告知业务部门，由采购需求部门在中标通知书下达后十日内，协同采购部采购员与中标单位签订合同。4.附则4.1.本制度未尽事宜参照国家法律法规以及本公司相关规定执行。4.2.本制度由采购部负责制定和解释。4.3.本制度由董事长审批后，自发布之日起生效。5.附件及表单附件1：投标文件交接表东莞市凯金新能源科技股份有限公司采购控制程序文件编号版本/版次页次/总页6/6