【企业内部控制制度】销售收入内控制度

1东莞市凯金新能源科技股份有限公司销售收入内控制度文件编号版本/版次页次/总页1/6销售收入内控制度编制：审批：批准年月发布年月实施东莞市凯金新能源科技股份有限公司2东莞市凯金新能源科技股份有限公司销售收入内控制度文件编号版本/版次页次/总页2/6文件更新一览表版本更改原因更改页码更改单号实施日期修改人批准人A/0首版//3东莞市凯金新能源科技股份有限公司销售收入内控制度文件编号版本/版次页次/总页3/61目的为规范成品出库、确保客户订单产品的按时出货，满足客户出货要求,同时确保财务入账记录准确，特制定本制度。2相关文件本制度与《产品出货流程》（ZC-01）（见本制度附件）共同销售出库、收入确认全流程的工作，使用人务必同时熟读附件文件中对销售出库的实施要求。3适用范围本制度适用于自客户签收货物、财务发票开具及收入确认全过程。4业务流程4.1国内销售要点4.1.1销售出库通知、备货、运送等工作流程，参见《产品出货流程》（ZC-01）（全篇条款）要求。4.1.2销售出库过程中产生的出库单、调拨单、送货单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.2国外销售要点4.2.1前TT结算方式销售:a)财务部出纳收到客户打款后，及时把客户名称及收款金额通知营销中心、客服部。b)相关部门按照销售出库流程出库，出库内部审批流程与国内销售一致。c)客服部经办人联系物流公司或厂车司机把货物送至货运代理公司委托报关，货运代理公司接受货物后提交进仓通知或在公司制作的《送货单》上签字，给至客服部。d)客服部经办人负责根据货运代理公司要求制作并提供报关需要的单据。4.2.2后TT结算方式销售：a)客服部经办人查看订单台账，或登入ERP查看客户欠款金额，结合信用额度、本次发货金额4东莞市凯金新能源科技股份有限公司销售收入内控制度文件编号版本/版次页次/总页4/6等，确定本次发货是否超过信用额度。b)如果超过信用额度，原则上不予发货。确需发货，在合同会签的时候提请相关部门负责人、公司管理层分管领导关注，公司管理层分管领导批准是否发货。c)相关部门按照销售出库流程出库，出库内部审批流程与国内销售一致。d)客服部经办人联系物流公司或厂车司机把货物送至货运代理公司委托报关，货运代理公司接受货物后提交进仓通知或在公司制作的《送货单》上签字，给至客服部。e)客服部经办人负责根据货运代理公司要求制作并提供报关需要的单据。4.2.3信用证结算方式销售：a)海外销售总监或客服部经办人从银行收到信用证后，检查信用证的信息和合同一致后，安排发货事宜。b)相关部门按照销售出库流程出库，出库内部审批流程与国内销售一致。c)客服部经办人联系物流公司或厂车司机把货物送至货运代理公司委托报关，货运代理公司接受货物后提交进仓通知或在公司制作的《送货单》上签字，给至客服部。d)客服部经办人负责根据货运代理公司要求制作并提供报关需要的单据。4.3销售发票及收入确认4.3.1收入记账：a)每月第二个工作日前，客服部经办人向物流公司、中转仓库仓管员索要上月已发出货物经客户签收的《送货单》，并根据发货、退货记录编制《成品发货、退货记录》。同时，客服部经办人根据样品申请及出库单，《样品出库记录》。b)客服部文员核对《送货单》、《成品出库单》、《成品调拨单》、《样品出库单》、《样品申请单》、销售合同（订单）、退货入库单等原始单据数据与《成品发货、退货记录》、《样品出库记录》信息一致，签字确认并提交部门负责人监审核。c)客服部经办人每月第二个工作日前将客户签字盖章的《送货单》、订单等单据交至财务部。财务部会计核对《送货单》是否经客户签字盖章，并根据《送货单》、销售合同（订单）等单据编制《销售订单执行情况表》，列明客户名、订单号、送货日期，客户签收日期、送货单号、产品名称、规格型号、销售数量、单价、销售金额等内容。5东莞市凯金新能源科技股份有限公司销售收入内控制度文件编号版本/版次页次/总页5/6d)财务部、客服部在编制《销售订单执行情况表》、《成品发货、退货记录》、《样品出库记录》时，不得相互提供已编制的成果物给对方，分别单独编制后再予核对。e)财务部会计、客服部经办人分别将《销售订单执行情况表》、《成品发货、退货记录》提交财务部负责人审核，财务总监监督并不定期检查。财务部负责人检查两个部门销售数据是否一致。双方销售数据不一致的，财务会计和客服部经办人应查明原因，并在财务部每月5日结账前，将差异结果汇报给财务部负责人。f)对于上月底（每月28-31号期间）发出的货物，有合理理由在当月第二个工作日前收不回客户签字盖章的《送货单》，客服部应向财务部解释说明，财务部根据《成品出库单》，编制记账凭证。g)需要实施报关的国外销售，客服部文员将货物给到货运代理公司代理报关后，及时向代理公司获取装箱单或快递单、货物报关单等单据，交至财务部，财务部会计根据报关成功后的报关单等单据记账。h)会计依据财务总监审核无误的《销售订单执行情况表》编制记账凭证确认收入，同时附上订单或合同、客户回签的《送货单》作为附件，财务部经理审核凭证。4.3.2开具销售发票：a)每月，客服部经办人确定各个客户需要开票的金额，填写《开票申请单》，列明申请日期、需要开票的客户名、金额、产品规格型号、数量等开票信息，提交PMC部门负责人审核后交至财务部。b)财务部应收会计审核开票信息，重点核对是否存在申请开票金额超过客户未开票金额，财务总监审批开票信息后，由出纳开具增值税发票。发票一式三联，一联财务留底，其余两联给到客服部，由客服部文员寄给客户。5监督及检查5.1本制度经审批并实施的当日起，未按本制度要求进行各项工作，出现5.2款所述情形的，根据造成的影响及损失分别采取以下处理措施：5.1.1造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任，由其承6东莞市凯金新能源科技股份有限公司销售收入内控制度文件编号版本/版次页次/总页6/6担经济损失；5.1.2对公司造成损失但不构成违法的，由责任人承担经济损失，并列入当期绩效考核；5.1.3未做成损失且未构成违法的，列入当期绩效考核。5.2违规情形包括：5.2.1工作渎职造成公司损失或影响公司正常运作的；5.2.2发货前未认真核对订单、发货指令单、送货单等单据，导致发错货物的；5.2.3未在规定的日期前收集齐全客户会签的《送货单》并提交给财务部；5.2.4财务部、客服部未按照规定编制、核对发货、销售数据；5.2.5未及时提交部门工作日报的；5.2.6其他影响企业正常运营或违反公司相关规定的情形。6附则6.1本制度未尽事宜参照国家法律法规以及本公司相关规定执行。6.2本制度由营销中心、客服部负责制定和解释。6.3本制度由董事长审批后，自发布之日起生效。7记录与表格附件1：《成品发货、退货记录》附件2：《样品出库记录》附件3：《销售订单执行情况表》