【企业内部控制制度】应收账款管理制度

1东莞市凯金新能源科技股份有限公司应收账款管理制度文件编号版本/版次页次/总页1/6应收账款管理制度Accountsreceivablemanagementsystem编制：审批：批准年月发布年月实施东莞市凯金新能源科技股份有限公司2东莞市凯金新能源科技股份有限公司应收账款管理制度文件编号版本/版次B/1页次/总页1/6文件更新一览表版本更改原因更改页码更改单号实施日期修改人批准人A/0首版//3东莞市凯金新能源科技股份有限公司应收账款管理制度文件编号版本/版次B/1页次/总页1/61目的为规范应收账款的记账与往来账款的管理，保证销售相关业务的有序进行，有效控制相关的业务风险，防止此项管理工作中的差错和舞弊，特制定本制度。2适用范围本制度适用于应收账款催收、销售收款、坏账计提与核销等工作环节。3职责3.1客服部经办人负责核对应收账款对账函并传递至客户；协助财务查找应收账款对账差异，并编制调账申请，把财务数据调整单据提供至财务部；接收客户电子付款通知，并通知财务查收电子款项；及时将纸质银行承兑汇票提交至财务部；3.2营销中心业务经理负责以电话或邮件的方式向客户催收款项；及时将纸质银行承兑汇票提交至财务部；编制坏账核销申请。3.3营销中心总监审核接收到的坏账核销申请，检查坏账核销资料的完整性、了解坏账核销原因的合理性，保障财务信息的准确性。3.4PMC部门负责人审核接收到的坏账核销申请，检查坏账核销资料的完整性、了解坏账核销原因的合理性，保障财务信息的准确性。3.5财务部会计接收客服部提供的财务数据调整单据，根据单据信息编制确认调整事项的记账凭证；每月编制应收账款对账单，发送至客服部。根据坏账核销申请资料，编制记账凭证并提交审核3.6财务部经理负责审核记账凭证。3.7财务部总监审核接收到的坏账核销申请，检查坏账核销资料的完整性、了解坏账核销原因的合理性，保障财务信息的准确性。。4工作程序4.1应收账款对账与催收4.1.1每月初第三个工作日前，财务部应收会计针对有余额的应收账款客户编制《对账单》（附件1），4东莞市凯金新能源科技股份有限公司应收账款管理制度文件编号版本/版次B/1页次/总页1/6列明客户应收款余额、上月末余额，本月销售额，未开票金额，已开票金额等信息，交至客服部经办人。4.1.2客服部经办人核对《对账单》中财务数据与客服部数据一致后,由财务会计和客服部经办人签字确认，填写用章申请提交审批后，由印章保管人在《对账单》上加盖印章，交给客服部经办人以传真或邮寄形式传递至客户对账。4.1.3若存在对账差异，客户文员与应收会计查明原因：a)如为双方记账时间差异导致对账差异，可不作调整；b)如为其他差异，由营销中心业务经理或客服部经办人填写《联络函》（附件2），列明不一致事项原因，调整金额，经营销中心总监、PMC部门负责人、财务总监、公司管理层分管领导审批。应收会计根据《联络函》上的金额编制记账凭证调账，由财务经理审核记账凭证。4.1.4客服部文员每月核对客户账期，对于超过账期的客户，通知营销中心业务经理，由业务经理打电话或邮件的方式向客户催收款。4.2销售收款4.2.1对于银行转账收款，出纳查询收到客户货款后，根据银行水单登记银行存款日记账，并及时将银行水单传递至会计，由财务部会计编制记账凭证，财务经理审核记账凭证。4.2.2纸质银行承兑汇票管理：a)银行承兑汇票（纸质）收取：若客户付纸质承兑汇票前要求公司开具《收据》，营销中心业务经理和客户沟通，确认客户拟付款金额后，通知财务部出纳，由出纳在《收据》上填好金额，盖章后交给营销中心业务经理，营销中心业务经理交给客户，收取客户纸质承兑汇票。营销中心业务经理将收到的银行承兑汇票转交给出纳，出纳应检查票据完整性。b)出纳保存承兑汇票原件，在《银行票据台账》中进行登记，记录付款人（前手名称）、收款人（被背书人）、票据金额、承兑汇票性质（纸票或电票）等信息。c)出纳复印一份银行承兑汇票，交财务会计编制记账凭证，记账凭证由财务经理审核。4.2.3电子银行承兑汇票管理：a)出纳每周登陆银行系统查看电子汇票信息，或客服部经办人、业务经理收到客户支付电子5东莞市凯金新能源科技股份有限公司应收账款管理制度文件编号版本/版次B/1页次/总页1/6票据信息后通知出纳登陆银行系统接收电子汇票。b)出纳点击确认接收后，通知应收会计审核确认。会计登陆银行系统查看客户名称，收款金额等信息，点击确认后，通知财务总监审核。财务总监审核客户及回款信息无误后点击确认，电子汇票接收成功。c)出纳保存电子汇票图样并根据电子汇票信息登记票据备查簿，记录付款人（前手名称）、收款人（被背书人）、票据金额、承兑汇票性质（纸票或电票）等信息。d)出纳打印一份电子汇票交会计编制记账凭证，由财务部经理进行审核。4.3坏账计提与核销4.3.1至少每季度，财务部会计编制《应收账款账龄分析表》（附件3），列明客户名称、余额、账龄等。4.3.2财务部会计根据应收账款坏账政策于年中和年末编制记账凭证计提坏账，财务经理审核凭证。4.3.3各账龄坏账准备的计提比例为：1年以内的按照5%计提，1-2年的按照10%计提，2-3年的按照30%计提，3-4年的按照50%计提，4-5年的按照80%计提，5年以上的按照100%计提。4.3.4对于个别需要单独计提坏账的应收款，按照公司单独计提坏账的政策计提。4.3.5营销中心业务经理负责跟进客户回款情况。如有确凿证据证明应收账款无法收回，营销中心业务经理拟定坏账核销的平账报告，说明与客户交易时间，交易货款金额、已回款金额，尚欠款金额、款项无法收回原因等情况。4.3.6平账报告经业务经理签字确认后，提交营销中心总监、财务总监审核，公司管理层分管领导审批。4.3.7财务部根据批准后的平账报告编制坏账核销凭证。5监督及检查5.1本制度经审批并实施的当日起，未按本制度要求进行各项工作，出现5.2款所述情形的，根据造成的影响及损失分别采取以下处理措施：5.1.1造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任，由其承担经济损失；5.1.2对公司造成损失但不构成违法的，由责任人承担经济损失，并列入当期绩效考核；6东莞市凯金新能源科技股份有限公司应收账款管理制度文件编号版本/版次B/1页次/总页1/65.1.3未做成损失且未构成违法的，列入当期绩效考核。5.2违规情形包括：5.2.1工作渎职造成公司损失或影响公司正常运作的；5.2.2未按照要求编制并发生《对账单》与客户对账的，导致应收账款财务数据与客户数据产生较大差异未及时查明原因的；5.2.3未按照规定收款并记账，导致客户应收款项严重与事实不符的；5.2.4未按照规定计提坏账和编制坏账核销凭证的；5.2.5对于超信用客户，未及时催收款跟进回款计划，获取客户承诺函的，造成坏账损失的；5.2.6未及时提交部门工作日报的；5.3其他影响企业正常运营或违反公司相关规定的情形。6附则6.1本制度未尽事宜参照国家法律法规以及本公司相关规定执行。6.2本制度由营销中心、客服部、财务部负责制定和解释。6.3本制度由董事长审批后，自发布之日起生效。7记录与表格7.1附件1:《对账单》7.2附件2:《联络函》7.3附件3:《应收账款账龄分析表》