【企业内部控制制度】费用报销及付款管理制度

东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页1/16费用报销及付款制度编制：审批：批准年月发布年月实施东莞市凯金新能源科技股份有限公司东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页2/16文件更新一览表版本更改原因更改页码更改单号实施日期修改人批准人A/0首版//东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页3/161、目的为规范东莞市凯金新能源科技股份有限公司资金营运的内部控制和管理，确保公司资金安全和提高资金利用效率，结合公司审批权限管理要求，特制定本制度。2、适用范围东莞市凯金新能源科技股份有限公司涉及费用报销、款项支付等工作，均应按照本制度所列相关规定执行。3、职责3.1出纳：检查费用报销、付款业务所附原始单据的是否齐全，内容是否真实；做好备用金借款预备工作；审核申请单据是否经过权限人员审批；确认付款事项是否属实，保证付款安全；及时登记银行票据台账、现金收付明细账或银行存款收付明细账。3.2会计：及时向领导提供准确可靠的数据和资料；复核费用报销和付款事项的原始单据,检查单据是否属实，从而进行正确的账务处理。3.3财务总监：审核公司月度资金预算,检查预算是否符合公司月度销售资金回笼、采购付款的实际情况；审核大额支付事项所附的原始单据，检查单据内容是否符合规定。4、制度内容4.1差旅费的报销4.1.1费用报销范围：员工因公出差期间产生的票务费（含车船费、机票、市内交通等费用）、住宿费、伙食补助费、业务招待费等费用。4.1.2票务费（含市内交通）（1）出差人员应在可行前提下提前预计出差时间及行程，尽量提前1周（或以上）预订票，以享受折扣优惠。（2）自带交通工具的出差人员不报销票务费及市内交通费。（3）接待单位提供交通工具的出差人员不予报销市内交通费。（4）趁出差之便回家探亲办事的，其绕道和在家期间一律不报销住宿费、票务费、伙食补助费、市内交通费，对于非公务出差天数，还须补请假单，相应减少出勤天数。（5）凡不符合乘坐飞机条件的情况，因公事紧急乘坐飞机的，应事前经有关领导批准，否则超出规定的费用个人自理。（6）市内交通原则上只乘坐公共交通工具，对于特殊情况需乘坐出租车的，须提前请示部门负东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页4/16责人和董事长同意，并在出差费用明细表中，详细列明打的事由、往返地点及里程。（7）异地出差如需租车，须向部门负责人提前书面申请，经部门负责人、董事长同意后方可租车；对于临时发生、未能提前书面申请的，须先电话请示，并于租车业务发生后、报销前，补办书面签批手续，随费用报销单一并提供给财务部。4.1.2住宿费（1）住宿费凭住宿发票，在规定标准范围内按实际出差期间的住宿天数计算报销，超标准的，超出部分自理。报销标准如下：职级京津深沪省会城市其他城市国外董事长、总经理实报实销（每人每天）董秘、副总￥350.00￥300.00￥250.00$60.00总监、总工程师、资深经理、资深主任工程师￥300.00￥250.00￥200.00经理、主任工程师、助理经理、助理主任工程师￥250.00￥200.00￥150.00主管、工程师及以下职级采购客服等对外人员￥200.00￥150.00￥110.00（2）特殊情况发生超支，须经董事长批准方可报销。（3）出差人员由外单位或企业安排住宿，一律不予报销住宿费。（4）住宿费标准一般指每天每间，对于同性别二人同时出差同一地点的，选择由一人按一个房间标准报销，另一人员不再报销住宿费。4.1.3伙食补助（1）出差天数的计算，原则为：当天12点以前出发，14点以后返回的按一天计算；当天12点以后出发，14点以前返回的，按半天计算。报销标准如下：职级京津深沪省会城市其他城市国外董事长、总经理实报实销（每人每天）董秘、副总￥120.00￥110.00￥80.00$30.00东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页5/16总监、总工程师、资深经理、资深主任工程师￥110.00￥80.00￥60.00经理、主任工程师、助理经理、助理主任工程师￥80.00￥60.00￥50.00主管、工程师及以下职级采购客服等对外人员￥60.00￥50.00￥40.004.1.4出差期间业务招待费（1）在出差过程中因业务工作需要发生招待费，应事先向领导汇报预计招待人数及招待标准，书面征得领导同意后方可发生业务招待。（2）其中300元以内经得部门负责人同意，300元以上（含）须征得董事长同意。（3）对于不能事先办理签批手续的，须于招待业务发生后、费用报销前办好书面签批手续，并随费用报销单一并提供给财务。（4）对于已报招待费用的，应减少报销相应餐数的伙食费补贴。4.1.5差旅费借支办法:对于因公出差人员如确实不能垫支差旅费的，参见4.3节。4.1.6差旅费报销时间（1）出差人员应在回公司后两周内办理差旅费报销，对于出差借款，遵循前账不清、后账不借为原则。（2）经财务催报仍不报销的，从借款当月工资中扣还所借款项，不足扣还的次月工资中继续扣减，直到还清借款为止。4.2.7差旅报销单据规定（1）出差人员应据实填写《费用报销单》（附件1），后附所有本次出差原始报销凭证及差旅费用明细表，提交部门负责人审核。（2）财务会计执行单据审核，无误后在《费用报销单》上签字确认，并提交给财务总监复核。（3）经财务总监复核后，经办人将《费用报销单》及原始凭证提报至董事长签字审批。（4）出纳依据经董事长审批的《费用报销单》及原始凭证支付款项。（5）对于原始报销凭证，凡应取得正规票据而未取得或不能提供的，按限额的50%报销支付。（6）报销贴票要求：按日期顺序、费用种类顺序贴单，或按费用种类顺序、日期顺序贴单。（7）凡报销费用涉及其他部门其他人员的，还须经其他部门人员签名确认费用发生情况。东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页6/16（8）凡被外单位和个人邀请外地出差的人员，其食宿费已由对方负担的，均不得办理相应费用的报销。（9）对于涉及外币的，须在出差日期旁注明当天汇率。4.1.8差旅报销其他注意事项（1）各部门人员出差，原则上要于出差前提交出差报告，报告中定任务、定时间、定地点、定人数。（2）实际出差天数超过原计划天数的费用，需经部门负责人批准，超过天数达2天以上的，还须经董事长批准，否则财务不报销。4.2其他费用的报销4.2.1其他费用报销范围、分类及申请部门如下：申请部门费用类别明细项目生产部维修维护费设备维保费、维修费、检测费等财务部税金及附加营业税、房产税、土地使用税、城建税、教育费附加、增值税、所得税等专业服务费审计、评估、咨询费等银行费用手续费、利息支出等行政部工资基本工资、津贴、奖金、社会保险、劳务费、加班费、公积金等教育培训职工福利费、工会经费、教育培训费等公车费用汽油费、过路费、汽车修理费、保养费等员工活动年会、会议费等保险费各类财产保险等专业服务费律师费、咨询费业务招待费购置礼品、食品、餐费等办公固定资产购置电脑及配件、软件等能源费水费、电费、燃气、供暖等保洁费保洁用品、服务费等邮电通讯费电话费、快递费等办公费用办公用品、社保工本费其他排污费、绿化费、租赁费经办部门差旅费交通费、过路费、住宿费、伙食补助费等业务招待费餐费等东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页7/164.2.2费用报销相关规定：（1）上述费用原则上不跨月报销，自业务结束之日起五个工作日内，办理报销手续。（2）经办人据实填写《费用报销单》，后附所有本次费用报销原始凭证及《差旅费用明细表》（附件10），提交部门负责人签字审核。（3）经办人将《费用报销单》及原始凭证传递至财务会计，由财务会计执行单据审核，审核无误后签字确认，然后提交给财务总监复核并签字确认。（4）经财务总监复核后，经办人将《费用报销单》及原始凭证提报至董事长签字审批。（5）出纳根据经董事长审批后的《费用报销单》及原始凭证支付款项。（6）报销原始凭证以原始发票为准，且所有发票需有开具单位的发票专用章方可报销，其余票据不能报销。（7）报销贴票要求：按日期顺序、费用种类顺序贴单，或按费用种类顺序、日期顺序贴单。（8）凡报销费用涉及其他部门其他人员的，还须经其他部门人员签名确认费用发生情况。4.3备用金借款的支出4.3.1借款申请须支取款项前一天通知出纳备款。4.3.2借款人填写《借款单》（附件2），写明借款人姓名、借款事由、借款金额，提交部门负责人审核，报董事长签字审批。经董事长审批之后，出纳支付款项。4.3.3因公出差人员如确实不能垫支差旅费，按本制度规定办理借款手续。（1）申请人须填写《借款单》和差旅费借支明细。（2）差旅费借支明细列明费用支出项目（如交通费、机票、酒店、餐费等）、人数、天数，然后加总得出需要借款的金额，并作为《借款单》附件提交提交部门负责人审核，报董事长签字审批。4.3.4借款事项结束后，借款人应根据本制度相关费用报销的规定，履行报销审批。4.5原材料、辅料、五金物料采购款项的支出4.5.1预付款流程：（1）付款申请人填写《支付申请单》（附件3），写明申请人、申请日期、申请部门、受款东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页8/16单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期等内容。（2）付款申请人将《支付申请单》提交部门负责人签字确认。（3）《支付申请单》经部门负责人签字确认后，付款申请人将《支付申请单》及采购合同、《采购合同会签表》传递至财务部。（4）会计对比采购订单、采购合同、《采购合同会签表》（附件4）与《支付申请单》的预付款金额。对比无误后，在《支付申请单》上签字确认，并提交财务总监复核。（5）经财务总监复核后，付款申请人将《支付申请单》及原始凭证提报至董事长签字审批。（6）出纳依据经董事长审批的《支付申请单》支付款项。（7）财务会计依据《支付申请单》及采购订单、采购合同、《采购合同会签表》，编制记账凭证。4.5.2后付款流程：（1）除按合同约定预付购货款外，支付货款必须先取得供应商开具的增值税发票，否则不予支付。（2）采购部将发票及发票对应的采购订单号或采购合同号提交至财务部，财务部会计将发票及对应的采购订单号或采购合同号记录于发票登记薄中。（3）付款申请人填制《支付申请单》，写明申请人、申请日期、申请部门、受款单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期、原材料批次等内容。（4）采购款支付须附发票、《材料入库验收单》（附件5）、采购合同或采购申请报告、《采购合同会签表》、采购订单、供货单、过磅单、应付账款对账单。（5）付款申请人将《支付申请单》提交部门负责人审核。（6）《支付申请单》经部门负责人审核后，付款申请人将《支付申请单》及原始凭证传递至财务会计。（7）财务部会计比对采购订单、采购合同、《采购合同会签表》确定的金额来审核发票。（8）财务部会计将该受款单位受款金额与该单位的应付款余额对比，若付款金额比应付款余额大，将该《支付申请单》交回付款申请人，由付款申请人查明原因。（9）财务会计核对发票及应付款余额无误后，在《支付申请单》上签字确认，并将《支付申请单》及相关附件提交财务总监复核签字。（10）经财务总监复核签字后，付款申请人将《支付申请单》及原始凭证提报至董事长签字审东莞市凯金新能源科技股份有限公司费用报销及付款制度文件编号版本/版次页次/总页9/16批。（11）出纳依据经董事长签字审批的《支付申请单》支付款项。（12）财务会计依据《支付申请单》及发票、《材料入库验收单》、采购合同、《采购合同会签表》、采购订单、供货单、过磅单，编制记账凭证。4.5.3分期付款流程：（1）具体付款流程同4.5.2描述。（2）若一张发票分期付款，财务部收到发票时，会计将发票原件附在记账凭证后。（3）以后付款时，复印发票并在复印件上写明“发票原件附在X月记-XX号凭证后”。4