财务管理规范

财务管理规范财务管理细则•一、单据管理•二、信息数据的统计与报送•三、财物管理单据管理•关于店铺单据管理–进货单•仓库发货（由仓库开具四联的发货单，白联留底，红联交总部会计，蓝联黄联给进货店铺。）•店铺进货（店铺收到蓝联黄联的发货单，蓝联交营销会计，黄联留底。注明是进货单）•总部会计（由仓库提供红联，发货单）•营销会计（由店铺提供蓝联，进货单）–退仓单•店铺退货（由店铺开具四联退仓单，第一联留底，第二联交营销会计，后面两联给仓库。）•仓库收货（仓库收到两张退仓单，第三联交总部会计，第四联留底。注明店铺退货单）•营销会计（由店铺提供第二联退仓单）•总部会计（由仓库提供第三联退仓单）–调拨单•调出店铺（由调出店铺开具四联调出单，注明是调出单，第一联留底，第二联交营销会计，后面两联给调货店铺。）•调入店铺（收到由调出店铺开具的两张调出单，注明是调入单，第三联给营销会计，第四联留底，）•营销会计（由调出店铺提供的第二联调出单和收到货的调入店铺提供第三联调入单）–销售单•店铺同事开具三联销售单，第一联留底，第二联给财务，第三联给顾客。•销售日结（填写销售日报表，店长、收银、填表人签字。）•营销会计（由店铺提供第二联销售单。）–订金单•订金单三联，第一联留底，第二联给财务，第三联给顾客。•客人过来提货时，收回客户的订金单和销售单订在一起。•营销会计（收到店铺上交的第二联订金单，另外存放，等客人提货了，与店铺上交的销售单及回收的订金单核对，算在当天业绩。）–回款单•A、银行存款单（收银员务必于次日早上存回营业款。）•B、刷卡单（若有客人刷卡，务必于每天晚上打烊时，打刷卡结算单，并上缴客人签字的刷卡单。）–内购单•内部员工内购•填写内购申请单（在职一个月以上，每月可内购2件。）•督导或主管签字后方可购买，提货，并且开具销售单。•内购申请单与当日销售单同时上交，若内购没有填写申请，以衣服原价补上金额。•公司外部人员–购买人需电话给陈总、青姐同意后，同意人电话知会营业人员折扣。–营业人员开具相应的销售单，并且记录购买人的姓名、联系方式、同意人姓名，上交营销会计。–营销会计收到外部人员内购单时，要与同意人电话确认，每周统一给同意人签字入账。–电子备档•每晚下班前，整清店铺时，由店长指定员工将今日单据按要求录入EXCEL表格，核对无误后做电脑存档，店长需检查单据与录入是否相符，并时不时检查与收银核对存款及抽查店铺库存是否账实相符。（次日发送电子版给营销会计，并将单据交营销会计核对）–单据上交时间•泉州市区内每天上午11点前将电子版及所有财务单据上交财务部（营销会计）•泉州市区以外的店铺每次日将电子版门店日报发送给财务部（营销会计），每月的1日、11日、21日将单据寄送至财务部（营销会计）。•仓库单据管理•1、供应商发货的进货单，仓库提供一份发货清单，红联给总部会计。•2、退货给供应商的退货单，仓库提供一份退货清单，红联给收货方，黄联给总部会计。•3、发货单（仓库给店铺发货），仓库开具四联的发货单，白联留底，红联交总部会计，蓝联黄联给进货店铺。•4、退仓单（店铺退货给总仓），仓库收到店铺开具的两张退货单，第三联交总部会计，第四联留•底。注明店铺退货单）•5、给加盟商发货的发货单，仓库提供一份发货清单，黄联给总部会计，红联给加盟商。•6、加盟商退货的退货单，仓库提供一份发货清单，红联给总部会计，黄联给加盟商。•7、与财务交接部分：每天下班前必须将当日收发存按要求录入EXCEL表格，核对无误后做电脑存档，次日将电子版与单据发给总部会计核对，由总部会计与营销会计核对门店每日/每周进退货是否相符，及月末与各供应商、加盟核对确认对账单！•物品单据管理–日常用品（低值易耗品）•由专人采购，验收入库，凭单向出纳报销。•出纳支出登账。•单据交会计入账。•物品管理员做日常领用登记，每月报会计销账。–大项物品（固定资产）或活动用品•申请购买（由各部门主管负责申请）•由人事行政部专人统一采购，验收入库，凭单向出纳报销。•出纳支出登账。•单据交会计入账。•物品管理员做领用登记，交由会计登记到各责任人名下，每月核对库存。•工资核算•相关数据报表（门店必须在每月1号前上交督导3号前转交人事部，人事部必须在每月5号前上交总部会计）–考勤•办公室人员考勤（人事专员）•店铺人员考勤（由店铺上报给人事专员）•数据汇总（人事专员汇总提供给总部会计）–销售表现•业绩（店铺提供个人业绩，营销会计提供各店总业绩给总部会计）•其他奖金（店铺上报）–其他应扣项目•罚款（考勤罚款人事专员报总部会计）•失货（营销会计报总部会计）•住宿（人事专员报总部会计）–所有数据都在每月8号前报给会计–工资审核•会计核算•陈总审批•出纳发放•会计入账•报销管理–费用报销：报销严格按报销规定来•2、审批流程：•报销人员填写报销单—主管审核签字—会计复核签字—老大签字—出纳结算付款签名•盘点安排–店铺盘点（每月公司派人监盘）–仓库盘点（每月抽盘，季度实盘）–盘点要求•监盘人于盘点结束后，扫描的盘点数据务必当场发至会计邮箱。•若有手工盘点单，也务必复印一份带回给会计，手工盘点单需店铺同事和监盘人双方签字生效。•每人每月负责3家店铺的监盘，监盘人员盘点完第二天上午休息，下午正常上班。店铺盘点制度•一、店铺盘点的程序•二、店铺配合•三、店铺自己盘点的注意事项•四、盘点后数据处理办法•一、店铺盘点的程序•1、确认店铺平时是否已登记好店铺每日的进、销、存数据，包括销售、客户退换、调出、调入、进货、退货。如未，监盘人员可拒绝盘点，由店长通知按要求录完后再进行安排时间盘点。•2、收到盘点时间通知，盘点前一天，店铺应对店铺货品进行整理、清理现有的衣服、赠品，便于盘点。盘点前，应做好款式分类。如果因为店铺整理、摆放方面的原因，导致盘点差异，店铺负责。•3、关门停止营业（如盘点人员到店铺时正好有客人在消费时，可以稍等一下，等客人离开后再开始盘点）。•4、登记店铺结存（盘点前一天的结存，可以直接在道讯上查询，当进销存建立后可找财务查询）。•5、盘点前监盘人员要要求店铺先清理在外面的货品，包括改衫、做版、电台做广告及其它原因在外面暂时无法到位的货品，说明原因和条码明细，并且做好登记。•6、监盘人员向店铺出示并宣讲盘点制度，店长集合参盘人员，要求店铺确认知道制度后开始划区后分组盘点。•7、由店长及监盘人做划区，并对每区进行不分类的总数记录合计出店铺总库存数，划区应按货品摆放位置按顺序进行划区！•8、手盘的：由店长进行分组分区，每组由两个人进行盘点，A与B对指定区域进行盘点，A盘明细（款号色号码号数量）B记录，A对盘点表进行合计时B盘点该区每款总数（款号数量），然后，A与B进行核对，无误交监盘人核对该区总数，所有组盘点核对无误后在盘点表签名后交由店长或监盘人将盘点表录入电脑EXCEL盘点表中（要按款号、数量、区域录入）。•9、扫描盘点：盘点前，店铺同事应将有条码与无条码的衣服分类开，有条码由店长及监盘人员分区进行扫描，盘点时，不能对着一个条码扫描，必须逐一对着货品条码进行扫描。无条码的盘点方式如上第8点。（盘点完成后，要求店铺把没有吊牌的衣服退仓或者补上条码）。如果店铺不能补上条码的货品，店铺做退货，由盘点员带回公司补条码后与数据监控组核对。•10、盘点完后录入或导出EXCEL盘点数据，做出进销存差异，如果核对有差异，监盘人指定一组人员进行某款或某几款货品的重新盘点，双方核对无误后，方可进行差异确认；如果店铺不配合、不核对或者不认真，视为本次盘点没有问题，差异结果由店铺承担。•11、所有衣服盘点完成后，盘点员与店铺进行总核对。如果核对出现差异，盘点员与店铺找出出错原因，协同解决；如果店铺不核对或者不认真核对，视为所有盘点都没有问题，因此造成的差异由店铺负责。•12、监盘人员与店铺一起，结合”前一天的结存”、”当日的进销存数据”、”盘点数据”，核对盘点差异表。如果仍有差异，盘点员与店铺协同解决方案随盘点表交回财务部。•13、店铺查找丢失的货品，必须是监盘人员在场时一小时内找到，监盘人员负责把找到的货品录入。监盘人员离开店铺后找到的货品，一律不予承认。•14、店铺确认整个盘点数据正确后，监盘人与店长在盘点表上签字，把盘点数据当场传回财务邮箱，盘点表两份一份留店铺，一份由监盘人员交回财务部。•15、盘点员如实填写盘点报告，店铺应签名确认。如果无正当理由，店铺不签名，盘点员当场通知市场营销部督导、经理后，在盘点报告上注明店铺拒签情况。•17、店铺盘点确认后，监盘人员离开后，店长开始做电脑。如果店铺未经确认做入公司电脑软件，由店铺负责。•18、财务月末根据盘点结果做店铺进销存，根据盘点报告，对盘点差异进行库存调整及相应财务处理。•二、店铺配合•1、保证盘点时有充足的人员上班，配合盘点。•2、保证整个盘点过程顺利，盘点能准确，最好盘点时关门停止营业。•3、店铺保证监盘人员在做出进销存差异后一小时内能核对完盘点差异。一般店铺下午生意较好，盘点最好上午进行。如果下午盘点，最好晚九点后关门盘点。•4、积极主动地配合监盘人员的工作，做好清理、登记、点数、核查等工作。•5、保证盘点核对后的货架上的衣服，在整个盘点完成前，不改变位置，便于核对。•6、在盘点前、盘点结束，店铺录电脑前，一定要联系仓库数据监控组，并且得到同意后开始操作。•7、店铺及时把没有条码的货品退回总仓补条码。如果盘点时发现没有补条码的货品超过20件，盘点员应该及时登记并上报市场营销部处理。•8、如果因为店铺配合不好，或者不予配合，由此造成的差异，由店铺负责。•9、店铺自动更改吊牌的货品，店铺应该事先告诉盘点员，把货品单独放置。如果店铺不告诉或者不单独放置，事后不能以该理由要求更改盘点记录。•10、店铺应该及时清查、处理本店的负数库存。库存负数超过10件，财务有权要求店铺盘点。•三、店铺自己盘点的注意事项•1、店铺盘点最好是在督导在场指导下盘点。•2、严格按照盘点程序进行。•3、有扫描枪的，盘点只能用一个盘点表（即一个电脑单号），不能一次盘点用多个盘点表。•4、店铺知道漏盘，应该查明具体条码，如果不愿意查询，按盘点表执行。•5、没有条码的衣服补条码盘点（盘点后把该批货品退仓）。不能补上条码的货品，做退仓处理，等仓库补上条码后，由店长与仓库及财务核对。•6、盘点核对当时不能查出衣服，事后查出要求增加盘点数，需要经督导确认。•7、店铺盘点丢了衣服，核对差异时找到，第二次盘点又出现相同的差异，上报市场营销部处理。•8、财务发给店铺的盘点差异，店铺应该在核对盘点差异的当天，及时核对差异并回复财务，否则财务直接按盘点表进行调整。•9、店铺自己盘点出错，应该在二天内重新盘点。•四、盘点后数据处理办法•1、店铺货品数据的监控包括数量和金额两方面。•2、财务把差异数量与金额报人力资源部处理。•3、盘点后店铺确有正当理由需要修改盘点数据的，经市场营销部督导、经理审核，由市场营销部商同资讯管理部协商解决。•4、经店铺和盘点员确认的差异，财务按差异表进行调整。•补充规定：•1、店铺要按时盘点，必须在两个月内（60天内）盘点一次，不得以任何原因或借口推脱。如未按时盘点，督导和店铺各扣50元，并要求在一个星期内尽快盘点，并且盘点丢失货品要按正价赔偿!•2、如果电脑坏了，有手提电脑的督导要主动过去盘点；如果由于人为原因损坏电脑硬件或软件，不能及时配合到盘点，由店铺负责，并且在电脑好了后要两天内安排盘点。•3、店铺盘点有误差，要求重盘的，必须在两天之内重盘。•4、盘点误差未超过一页的店铺，要求当天下午5点前给到差异确认回复，不得以人多或工作忙而推脱到明后天。如不履行，直接按盘点差异调整，不再给机会解释。•5、盘点误差有两页或超过两页的，可以在第二天下午5点前给到差异确认回复，但第二月应该由督导或财务亲自过去监督跟进盘点。如果次月督导/财务未跟进盘点，督导/财务处罚。•6、盘点当月不见的衣服店铺查核确认没有不见，但在第二次盘点中仍不见的衣服，要扣店铺20分，盘点当月不见的衣服店铺查核确认不见，但在第二月盘点中又找到的衣