财务部门(销售环节)单据流程规范

第十二章财务部单据流程规范第七十六条进仓单1、进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。2、四联单分配：第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为结算联；第四联为采购留存与财务对账。3、品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。4、附：进仓单流程图：采购部提供：①实物进仓②送货单③采购合同④请购单或采购计划⑤货物发票⑥货物发票采购员跟进：①第二、三、四联进仓单交财务复核，采购留存第四联②凭送货单及采购发票等制现金物料报销单③采购留存第四联仓库凭单验收入库：①填写四联进仓单、验收报告②四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字③仓库留存第一联存根联财务部跟进：①凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证②凭第三联进仓单结算仓库与财务结账：①仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部②财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对采购与财务对账：①月结供应商当月采购量对账②月结供应商购货发票对账与签收③应付账款余额对账④付账计划核定第七十五条会计报表编制要求1、公司各部应在规定的时间内，按照本制度的规定编报月、季、年度会计报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时。不得为了赶编报表提前结账，不得任意估计数字。2、公司要严格按照国家、地方有关规定，认真审核会计报表。会计报表的审核，要贯彻归口管理的原则，会计报表应编定页数、加封面、装订成册、盖公章。所有报表须电脑打印。4、会计报表种类、报送时间和要求（附表）第十二章财务部单据流程规范第七十六条进仓单1、进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。2、四联单分配：第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为结算联；第四联为采购留存与财务对账。3、品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。4、附：进仓单流程图：采购部提供：①实物进仓②送货单③采购合同④请购单或采购计划⑤货物发票⑥货物发票采购员跟进：①第二、三、四联进仓单交财务复核，采购留存第四联②凭送货单及采购发票等制现金物料报销单③采购留存第四联仓库凭单验收入库：①填写四联进仓单、验收报告②四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字③仓库留存第一联存根联财务部跟进：①凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证②凭第三联进仓单结算仓库与财务结账：①仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部②财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对采购与财务对账：①月结供应商当月采购量对账②月结供应商购货发票对账与签收③应付账款余额对账④付账计划核定第七十七条产成品（半成品）入库单：1、成品（半成品）入库，所有让售、销售、加工料销售等产成品（半成品）均需填写本入库单。本单一式四联，由仓管员依据生产部产成品加工入库单填写：第一联为仓库存根联；第二联为财务记账联；第三联为仓库仓管结账联（月终交财务）；第四联为生产部对账联。2、产成品（半成品）入库单流程图：生产部填写原产成品入库单一式二联，与仓管员共同签字，各留一联财务部凭入库单、成本计算及发出商品，留存第二联仓库依据生产部入库单填写一式四联入库，同时留存第一联存根仓库月终计算产成品（半成品）原材料数入账，与财务部结账，报财务部第三联生产部依据原填写入库单一式二联单，同时留存第四联对账联3、出仓单：1、出仓单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售，均需填写出仓单。本单一式六联，由营业部（业务组）凭销售合同（协议）、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单的由业务部重新开具红字出仓单，经质检等部门确认，各方冲账。详见前述第五十六条第4项规定，流程同下出仓单流程图。2、联单分配：①营业部存根记账；②收货单位随货同行，（客户入账）；③财务结算收款（交客户）；④财务记账（应收账款或发出商品）；⑤财务备查（出厂放行）；⑥放行条转财务对账备查，仓库记账与留财务、营业部对账。3、出仓单流程图：财务结算收款交客户第三联营业部开单记账，留存第一联司机或客户提货随货同行，留存第二联财务备查出厂放行转财务对账，留存第五联财务记账应收款或发出商品，留存第四联仓库发货记曲与财务对账留存第六联第七十八条领料单：1、领料单，即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。本单一式三联，由领料部门填写，第一联存根领料部门留存，第二联财务留存记账与仓库结账，第三联仓管记账留存。2、领料单流程图：仓库记账输单留存第三联，与财务结账财务月终结账与仓库对账，财务留存第二联，凭单做材料分配消耗表领料部门填写、留存第一联，作对账领料控制第七十九条客户对账\记账：发出对账单寄挂号信监督当日已确认对账单，收回情况（月结单）对账不清楚账款不符的，扣除业务经理工资应收账根据出仓单分别作账务处理：①已开票作销售账②未开票作发出商品③款到未开票作预收账款应收账与客户对账：①应收账余额②发出商品账③预收账款账（抵减）④月结单①应收账款余额=应收账款余额+发出商品余额（抵减应收账款）-预收账款余额即客户账款余额=发出商品金额-缴款单余额②月结单余额=期初余额+本期发货金额-本期回款额=期末余额第八十条缴款及收据的使用流程：由业务组在财务部统一领用，缴款单。业务组收到客户的货款开具一式三联收据，把第二联（客户联）交客户，以便确认已收款项。业务组把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司营业部，以确认款项，并保存收据备查核对再由营业部核对此笔货款是在哪家公司下单}然后打出缴款单。司机将营业部打出的缴款单连同货款一齐交出纳处，出纳根据缴款单作收款处理。出纳核对无误后，在缴款单上签字确认，司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查，作月结依据。业务组（门市）把用完的收据整本（存根联）交财务部核销，如有作废应一式三联连同核销。第八十一条应收账单流程：1、缴款单：①由当天将收款明细输入电脑、汇总，回传给业务组；②期票、外币等，由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接，到期后才开具缴纳单；③区分为A、B公司于当日4点交应收账会计；④送货单及作废单，必须在当日全部交财务部；⑤所有信件，业务组在当日回复财务部，当月报表当月确认回传财务部存查。2、缴款单一式四联流程：应收账会计留存第二联并制证主管会计复核出纳员签名核实营业部留存第一联（双方签字）出纳员凭会计凭证及本单入账，交第三联应收账备查缴款人留存第四联（司机带回外办处）3、业务组对账：月终在97数据库打印对账、核对送货单当日交由应收账会计营业部打印送货单业务经理签名确认月报表报财务部否则扣除工资向业务组发生销售月报表账龄分析表以传真形式与业务文员核对当月发生销售第八十二条费用报销流程：费用报销凭《支付证明单》及《费用报销单》核报，指无实物形态的。如需办理入库（入仓）手续的，财务另填写《物料报销单》，其附件有购货发票送货单、请购单或采购计划。自制原始凭证等。主要流程：3、报销流程：财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。（当日完成转出）财务文秘收齐单据统一报总经理审批。（次日完成转出）经办人填写，该部门主管签字，报财务部附单据及发票等。（当日完成转出）总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。（次日完成转出）总经办文秘转财务部各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。（收单即日办理）各主管会计转出纳复核并付款，（收单即日完成）首尾三天内完成全部流程4、全公司均采用三级审批制度\权限：基层部门、报销部门经理或主管初批复核财务经理、主管会计复核（中级）审批完毕转呈总经理或董事长（高级）核批签署意见。中间环节由各自文秘转发财务部与执行3、费用报销实行限时审批制：为保证审批环节的运作效率，所有的费用报销单据应该对应于下周的二、五于上述各环节完成相应的审批工作第八十三条物料报销单流程：物料报销单，指有实物形态的应办理入库（入仓）手续的物料需填报的单据，其附件有购货发票、送货单（对账单）、入库（入仓）单、请购单或采购计划审批表等。主要流程：1、物料报销流程：经办人签写，该部门主管签字，附购货发票、送货单（对账单）、入库单、请购或采购计划审批表（特批表）报财务部。（当日完成）财务主管会计复核、整理报财务经理核批。（次日转出）财务文秘员收齐单据统一报总经理核批。（次日完成转出）总经办文秘收齐单据统一报董事长核准。（次日完成转出）总经办文秘转出财务各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。（即日完成）各主管会计转出纳员复核并付款入账，当即完成。（首尾三天内完成全部流程）2、总经理或董事长每月审批采购计划表，核批实际发生业务，财务部财务经理据此监控执行。3、无采购计划审批表（非计划），按原请购单审批程序办理，但请购单更改为（特批表）原则上特批金额不应超过计划的10%。4、采购计划审批表，由采购部每月25日前报财务部复核27日报总经办29日前报董事长30日前由总经办文秘转发用料部门、物控（仓管）、财务部、采购部等备查执行。5、采购计划审批程序：采购部制定详细采购计划表（23日前完成）市场价格调查小组，由技术、生产、总办、财务等部门组成，价格确认，按上述程序审批（25日前完成）财务部文秘员转财务经理审核批（27日前完成）总经办文秘员转发《采购价格确认表》各部门（仓管）执行总经办文秘员转董事长审批核准（30日完成并回转）财务文秘员交总经办审批并修正，（29日前完成）6、加强原始凭证票据管理：原始凭证审核章—经办人、验收人、复核人、审批人签字原始凭证分割章—注明原始凭证日期、凭证号、主管会计、经办人签字仓管——入库（进仓）单、出库（领料）单填报，《收发结存月报表》账账、账表、账实三相符，每季度常规盘点，每半年\年终定期盘点，最高\最低储存量呈报控制等，财务部是整个票（单）据流程及印章管理的监控部门。第十三章财务工作交接及其档案管理第八十四条财务会计的工作交接，直接影响到财务会计的工作的连续性及交接人责任是否明确的问题，务必引起控股及子公司有关领导的重视。1、基本要求：财务会计人员工作变动或者因故离职必须将所经管的工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续不得变动工作或者离职，不得结算工资等。2、移交人在办理移交手续前应及时办理完毕未了事项，包括对已经受理的经济业务尚未填制凭证的，应填制完毕；尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额加盖经办人员印章；整理应该移交的各种资料，对未了事项写出书面证明等，同时编制移交清册，列明应当移交的会计凭证，各种账簿、报表、现金、有价证券、印章、相关的文件资料及其他业务用品，需要移交的遗留问题，应写出书面材料。3、交接双方要按照移交清册列明的内容，进行逐项交接：现金要根据会计账簿余额进行点交，不得短缺；有价证券的数量要与会计帐簿记录一致。所有会计资料必须完整无缺，如有短缺，必须查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责；银行存款余额要与银行对账单核对，各种财务物资和债权债务的明细帐户余额要与总账有关帐户余额核对，核对清楚后，才能交接；移交人员经管的票据，印章和其他业务用品等，也必须移交清楚，特别是实行会计电算化的单位，对其密码和有关数据应当在电子计算机上进行实际操作移交，以检查电子数据的运行和有关数字的情况，交接工作结束后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或盖章，以明确责任，同时，移交清册由交接双方以及单位各执一份，以供备查。4、专人负责监交，财务会计和主管级人员办理工作移交时，由控股财务经理与公司财务经理负责监交；公司财务经理移交时，由控股财务经理和公司总经理负责监交；以下人员工作移交；由资金经理和财务经理负责监交；财务经理移交由资金经理和董事长（总裁）监交。5、监时工作交接。对财务会计人员临时离职或因病暂时不能工作需要有人接替或者代替工作的，也应该按照以上规定办理交接手