采购规范化流程

1采购部规范化管理2第一章采购部组织结构与责权31.按专业分工划分的采购部组织结构图2.按职能设计的采购部组织结构图采购经理采购助理来源开发专员询价专员比价议标专员决标签约专员履约专员采购经理供应商主管采购合同主管采购质量主管采购结算主管采购成本控制主管采购绩效主管计划专员预算专员供应商关系维护专员合同管理专员采购检验专员采购结算专员采购成本分析专员采购绩效专员采购主管采购计划主管43.按物品类别设计的采购部组织结构图4.按采购地区设计的采购部组织结构图国内采购主管国外采购主管采购员（A产品）采购经理采购助理内勤采购员（B产品）采购员内勤一般物料组采购主管采购员采购经理采购助理采购员采购员采购员零部件组采购主管采购员采购员机器设备组采购主管主要原料组采购主管采购员采购员5生产制造企业采购部的职责职责1根据生产计划和安全库存，编制不同时期的物料采购计划，经批准后组织采购职责4供应商资料的收集、整理、选择、保管及合格供应商的评估职责5执行采购活动，包括询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调职责6做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保生产及经营活动的需要职责7做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存职责8收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标职责9采购结算工作职责10国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理职责2编制采购预算，经批准后实施职责3审查各类请购申请，核查采购的必要性以及请购规格与数量是否恰当职责11其他相关职责69.采购部的权力权力1有采购方式设定、额度内资金支配的权力权力3在计划范围内，代表公司对外签署采购合同的权力权力4对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力权力5对请购方式、手续权限、进度控制有监督权权力6在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力权力2代表公司选择、评估、确定合格供应商的权力权力5有处理公司废旧物资、损坏物资的权力权力6对本部门员工的调动、奖惩、晋级、工作任务的重新分配有建议权710.采购经理的岗位职责职责1拟订和执行采购战略，拟订采购部门的工作方针与目标职责3编制年度采购预算，报批后监督实施职责4全面负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作职责5组织对采购物品国内外市场行情进行跟踪，并预测价格变化趋势职责6寻找物料供应来源，调查和掌握供应渠道职责7负责采购物流、资金流、信息流的相关管理工作职责8参与协调采购、提货、供应工作职责9参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度职责10采购合同的制定、审核、签署与监督执行、、职责11废料、质量事故的预防与处理职责2制订采购计划，保证满足经营活动需要，降低库存成本职责12控制采购成本和费用，审核采购订单和物资调拨单职责13向企业管理层提供采购报告职责14负责采购人员的绩效、培训等管理工作职责15负责本部门的日常管理工作，以及与其他部门的协调工作职责16完成上级交办的其他工作811.采购主管的岗位职责12.采购稽核员的岗位职责职责1对采购管理制度、采购人员行为规范及采购流程等内控程度进行稽核职责3对供应商选择与评审、采购价格谈判进行稽核职责4检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否根据相关规定办理职责5检查合同内容、罚则是否全面，合同内容是否合法，并检查合同的执行情况职责6对采购物资的质量与数量进行稽核职责2对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核职责1全面协助采购部经理开展采购及部门管理等工作职责3编制单项材料的采购计划，并监督实施职责4在部门经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用职责5参与供应商信息的分析，参与供应商的选择与评估职责6签订和送审小额采购合同职责7协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益职责8制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库职责9编制单项采购活动的分析总结报告职责10完成采购经理交办的其他工作职责2分派采购部所有人员的日常工作9第二章采购计划与预算管理101.采购计划主管的岗位职责2.采购计划专员岗位职责职责1分析原材料、零部件历史消耗数据，依据主生产计划编制物料需求计划职责3对非计划备货物料，根据订单要求按单编制临时采购计划，以满足供货要求职责4跟踪订单情况，监督采购物料及时到货，保障库存，并满足销售订单及生产需求职责5完成上级交付的其他任务职责2依据物料需求计划和物料的库存情况，编制年度采购计划职责3汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，编制月、季采购计划职责1根据采购经理的工作安排，做好采购计划及预算管理工作职责3组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况职责4实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪职责5深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道职责6监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构和合理的数量职责2汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，组织编制月、季和年度采购计划完成上级交付的其他任务职责7113．采购预算专员的岗位职责职责1在采购计划主管及财务部预算员的指导下，确立采购预算原则职责3协助采购计划主管监督采购预算的执行情况职责4根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案并上报职责5对采购预算执行情况进行分析，并编制预算执行报告职责6完成上级交付的其他任务职责2对公司各部门的采购预算进行综合和平衡，汇总报公司决策层通过后下达实施124.采购申请提出及审批权限规定表物品类别采购申请提出人申购依据审核人审批人工程项目所需公司采购的材料、设备等项目负责人合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单部门负责人或授权人工程副总经理日常经营所需的材料、设备等各部门经营需求、加工要求部门负责人或授权人经营副总经理工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等使用部门月初提出采购申请部门负责人或授权人相关主管领导经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）使用部门在年初编制固定资产采购申请总经理普通办公用品、劳保用品等综合办公室根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请部门负责人或授权人总经理常备用料采购计划专员（由库房管理员配合）日常领料情况、库存情况各部门经理研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等技术中心根据需求时间提出月度或日采购申请部门负责人或授权人技术副总经理135.直接材料采购预算表编号：填写日期：年月日季度一二三四合计预计生产量（单位：）材料单耗A材料B材料预计生产需用量A材料B材料加：期末库存量A材料B材料预计需要量合计A材料B材料减：期初库存量A材料B材料预计采购量A材料B材料材料单价（单位：元）A材料B材料预计采购金额（单位：元）A材料B材料146.年度原材料采购预算表编号：填写日期：年月日采购项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计原材料A原材料B原材料C……7.采购现金预算表序号物料类别1月2月3月……新购预付到期新购预付到期新购预付到期……1234审批：审核：填表：158.材料定期采购计划表填写日期：年月日页次：材料名称规格每月估计用量订购交货日期每日用量每日最高用量基本存量最高存量基本存量比率每次订购数量169.订单采购计划表填写日期：年月日编号：材料名称品名规格适用产品上旬中旬下旬库存量订购量生产单号用量生产单号用量生产单号用量1710.月度材料采购计划表填写日期：年月日编号：批准/日期：/年月日审核/日期：/年月日编制人：材料名称规格部门全年采购总量单价金额每月采购计划1月2月3月……数量金额数量金额数量金额…………1811.所有物品年度采购计划表编号：制表人：物品种类序号品名规格单位单价年度用量现有库存量年计划采购量年用金额计划采购日期12345678910111213141516171819202122制表日期：年月日本表有效期：年月日至年月日1912.物品申购表编号：申请部门申请时间物资品名型号技术标准数量预计价格要求到位时间物资用途描述申请原因申请人：填写日期：年月日2013.材料请购单请购单编号：请购日期：年月日请购项目品名规格物料编号部门数量用途说明需要日期预算编号总经理厂长主管副总经理经办人材料类别□原料□物料□设备□维护、零件□其他交货情况□一次交货□分批询价记录供应商名称单价总价交货期及品质供应商选择参考资料库存量可用天数1请购量可用天数2前次购买单价供应商3总经理采购经理4主管副总经理采购专员2114.设备采购申请表序号名称型号规格零件编号数量单位参考单价要求到货时间购买单价备注123456789申请部门经办人备注负责人审批意见设备部经理采购经理主管副总经理总经理完成情况订货期月日订货人预计到货期月日（如在月日前收不到货，请与订货人联系）收货期月日收货人数量型号是否相符有无合格证有无说明书收货情况简述供应商资料名称联系人地址邮编电话传真开户行账号2215采购变更申请表请购部门原请购单编号品名规格采购日期变动内容变动原因联系电话经办人采购部意见采购专员采购主管采购经理日期：年月日日期：年月日（盖章）年月日财务部核准意见经办人负责人日期：年月日（盖章）年月日主管副总（盖章）年月日总经理（盖章）年月日备注1．随附资料：原采购请购书复印件、已采购合同复印件2．本表一式四份：请购部门、采购部、财务部、企业管理部各一份2316.采购变更审批表编号：申请日期：年月日申请部门变更内容概述原采购请购单编号原采购审批表编号变更金额变更采购方式部门经理意见采购经办人采购经理意见财务经理意见主管副总意见总经理意见批复文号是否通过审批□是□否附件制表人：电话：2417.采购审核表日期：年月日申购部门申购单编号总经理品名数量询价记录序号供应商价格品牌1副总经理234采购经理签署意见承办人18.材料采购记录表日期：年月日求购日期求购单号材料编号品名规格供应商单价数量订购日期验收日期质量记录2519.采购月报表月份：年月日期预定实际请购部门品名数量单价订购日期传票编号数量单价金额交期检验结果付款摘要合计20.单件产品采购统计表产品品名：填写日期：年月日序号名称规格型号供应商联系人单价单件产品用量金额2621.原材料采购数量排名表排名原材料名称规格计量单位年度采购金额年度采购数量采购单价年度内最高价年度内最低价平均价1234……2722.采购预算编制流程开始用料计划②编制采购总计划⑤分析并确定需求接受需求进行计算⑥确定余量订单计划⑦制订订单计划综合平衡③制订认证计划④进行准备结束⑧编制资金预算审核总经理财务部采购部相关部门审批配合①销售计划、生产计划2823.采购预算编制流程说明表任务概要采购预算编制节点控制相关说明①1．公司每年年底制定次年度的营业目标，市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度销售计划2．市场营销部根据销售预测计划和本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划，各单位根据年度营业目标，预测生产计划，并据此编制月份材料需求计划②采购部根据实际库存量、生产需求量编制“采购总计划”③采购部制订供应商认证计划，为供应商认证工作做好准备④1．财务部负责配合提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准2．根据财务部提供的资料，采购部分析市场需求，熟知市场需求计划3．采购部在接受市场需求之后，采购人员熟知生产计划及工艺常识，准备订单资料和制订订单计划说明书⑤采购部依次分析市场需求、生产需求、订单需求，并分析项目供应资料⑥采购部计算总体订单量，并确定剩余订单容量，对比需求与容量⑦采购部在进行计算后，综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，调整订单计划⑧采购部制订订单计划，送市场营销部审核通过后，送财务部编制“资金预算”2924.采购计划编制流程图开始②编制采购预算④执行计划结束核定制订公司经营计划信息收集汇总采购需求审批确定采购种类、数量、时间、方式等审核审批审批总经理财务部采购经理采购部相关部门③制订采购计划采购计划分解①提出采购需