基本建设项目档案归档整理规范

1基本建设项目档案归档整理规范第一章总则第一条根据《中华人民和国档案法》、国家档案局《档案法实施办法》、建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案构成一般要求》（GB/T11822—2008）、《重大建设项目文件归档要求与整理规范》（DA/T8-2002）、甘肃省档案局、甘肃省发展和改革委员会、甘肃省建设厅、《甘肃省建设项目竣工档案验收办法》等文件要求，借鉴国家电力行业建设项目档案验收标准、规定和经验教训，为了加强和规范基本建设项目文件的归档和整理工作，统一基本建设项目档案的业务指导、验收标准，建立完整、准确、系统、规范，能够长久保存，具备法律效力的基本建设项目档案，更好地为企业生产建设和各项工作服务，特制定本规范。第二条本规范适用于甘肃省电力投资集团有限责任公司系统所有基本建设项目档案归档质量控制和档案整理业务技术管理。第三条基本建设项目文件的归档管理除执行本规范外，应同时执行企业有关制度和规定。第二章专业术语第四条建设工程项目2经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位、分部分项、单元工程所组成。第五条单位工程具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。第六条分部工程单位工程中可以独立组织施工的工程。第七条分项工程分部工程的组成部分。第八条单元工程具备单独验收的最小项目建设部分。第九条建设工程文件在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录和传递工具，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、施工图、竣工图和竣工验收文件，也可称为工程文件。第十条工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、合同、水文、气象、地质、地震基础资料等工程准备阶段形成的文件。第十一条监理文件监理单位在工程设计、土建施工、设备监造、安装、调试等3监理过程中形成的文件。第十二条施工文件施工单位在施工过程中形成的文件。第十三条竣工图分部工程验收后，施工单位编制的经监理单位核实确认能够真实反映建设工程项目施工结果的完整准确的图样。第十四条竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件（含局部竣工、项目整体竣工）。第十五条企业档案指企业在基本建设、生产、经营管理中形成的各种形式、各种载体的历史记录。工业企业档案包括文书档案、会计档案、科学研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、生产运行档案、声像档案、实物档案八个门类。其中，基本建设、设备仪器、科学研究档案、生产档案，是企业档案工作的重点，文书档案、会计档案是企业档案的基础，声像档案、实物档案是企业档案的补充。第十六条建设项目档案特定基本建设项目的全部档案。在该项目建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、表格、声像等各种形式的历史记录，也可称工程档案、项目竣工档案。第十七条立卷按照一定的原则和方法，将具有保存价值的文件分门别类整理成案卷。立卷亦称组卷，基本建设项目档案分别执行甘肃电投4相关专业的《基本建设项目档案分类方案》。第十八条归档工程文件形成、鉴定、积累、整理、移交档案部门验收的过程。归档原则：项目建设中办理完毕，属于归档范围内的施工文件，必须及时移交验收归档。坚持原件归档原则，保证档案的法律效力。施工单位完成单位工程、单项工程、分部分项、单元工程后，应立即将形成的文件材料分类整理立卷，经监理单位审核确认，按规定移交建设单位档案管理机构验收归档。归档文件原则要求：格式规范、结构完整、内容准确、激光打印清晰、手续完备、能够长久保存。档案验收必备条件：保证档案的完整、准确、系统、规范、能够长久保存，具备法律效力。第十九条项目档案管理的目的：项目档案的科学管理，在于安全保管和长久有效利用项目档案。第二十条项目档案的价值：是指在档案利用方面发挥的重要作用。包括依据、借鉴、参考、研究、编史修志等各个方面发挥的作用。第三章项目档案管理组织策划第二十一条建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工5程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的责任范围。1、成立项目档案领导小组：项目建设初期，由建设单位牵头，设计、施工、监理等单位负责人和专（兼）职档案人员参加，组成项目档案专业机构；各单位负责人为项目档案第一责任人；各单位综合办公室为项目档案责任部门；各单位专（兼）职档案人员为项目档案直接责任人。2、项目档案是项目建设的组成部分，项目档案与项目建设同步规划、同步启动、同步发展、同步竣工。3、签订勘察、设计、施工、设备制造、监理等合同时，要明确提出档案条款，将建设项目档案管理要求纳入合同管理的法制轨道，保证项目档案管理行为规范、顺利进行。其内容有：项目档案实行正本原件归档原则，禁止复印件、传真件代替原件归档；项目档案最少建立两套档案，城市规划区域内或社会公益项目最少需建立三套档案；项目档案归档文件齐全；项目档案归档内容完整；项目档案文字、数据、图形准确；项目档案采用激光打印制作，禁止使用针式、喷墨打印；项目档案实行亲笔签字制度、手续完备；项目档案办理完毕及时移交审核、验收归档；项目档案费用执行国家现行规定；6项目建设形成的纸质、电子版、声像材料齐全；项目档案按建设单位科学分类、系统整理、分类准确。项目档案保管期限划分合理；工程文件制作使用纸张、书写工具、书写材料符合耐久性要求。制作文件使用国际标准幅面70克或专业文件纸张；制作文件使用激光打印，禁止使用针式打印、喷墨打印制作文件；签署文件使用碳素笔或蓝黑墨水钢笔，禁止使用红蓝铅笔、圆珠笔、彩色笔等容易褪色的笔签署文件；要求使用八宝印泥或快干印泥加盖印章，严禁使用印台油加盖印章。建立项目档案移交归档手续和培训、检查、指导记录；项目档案编目规范：案卷目录、全引目录、卷内文件目录、备考表编目符合规范要求。制作、妥善保存项目档案工作相关的声像材料，编制项目档案管理专题片。4、建设项目档案分工：建设项目档案收集、鉴定、整理，由该项目部负责组织协调。前期准备阶段文件由建设单位组织收集整理、立卷归档；施工单位形成的文件，由施工单位收集、初步鉴定、整理、移交监理单位审核确认合格后移交建设单位档案部门验收归档。若验收不合格，直接退回整改；监理单位独立形成的文件，由监理单位收集、鉴定、整理、移交建设单位档案部门验收归档；项目建设中形成的来往文件，由最终办理单位收集、鉴定、整理、移交验收归档。5、建立健全和认真落实项目档案管理制度和得力的控制措7施，保证项目档案管理顺利进行。第二十二条建设项目档案管理工作，必须在项目部成立、正式开工后启动。第二十三条通过验收的单位工程、分部、分项、单元工程必须及时按程序移交验收归档。单元工程通过验收后，一月之内完成归档；分部工程通过验收后，两个月之内完成验收归档；全部项目档案在全部机组正式投入运行后，两个月之内完成系统、规范整理，并编制案卷目录、全引目录。第二十四条加强项目档案管理业务技术培训，坚持项目正式开工立即组织项目部、监理、施工单位档案业务现场培训、观摩交流，熟悉业务、增长专业知识、积累经验的优良传统，迅速提高项目档案（含建设、施工、监理等单位）管理整体水平。第二十五条在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：1、项目档案纳入合同管理，在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出原则性要求；2、收集和整理工程准备阶段、竣工阶段形成的文件，并应及时组织整理、立卷归档；3、负责组织、指导、监督和检查勘测、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、鉴定、积累和立卷归档工作。对于检查指导中发现的问题，业主单位保留跟踪指导、监督整改、通报和建议奖罚的权利；84、验收勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的项目档案；5、负责汇总全部项目档案，编制系统、规范的案卷目录、全引目录；6、负责落实项目档案自检验收、专项正式验收前的各项准备工作。经甘肃省档案局授权，在组织工程竣工验收前，由集团公司代甘肃省档案局项目档案专项预验收，组织建设项目档案自检验收。通过自检、预验收的项目，各控股（子）公司申报正式专项验收，上级派员参加项目档案正式验收。未通过正式专项验收的项目，不得申报建设项目竣工验收。项目建设单位要认真做好项目档案专项验收会议材料准备和会务工作。第二十六条建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后，及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程建设技术文件，并应及时向监理单位移交审核，合格的档案由监理单位向本公司档案室移交，验收归档。移交档案，必须编制移交清单，由移交单位、接收单位盖章、移交人、接收人签字认可，以示负责。第四章项目工程文件归档范围及质量要求第二十七条项目归档范围统一执行相关专业的《建设项目9档案分类方案》。第二十八条归档文件质量要求1、保证归档文件质量：批复与请示齐全；正文与附件齐全；建设单位的发文与定稿齐全；收文与收文处理单齐全；来文与复文齐全；招投标文件与中标通知书齐全；文件与目录（清册、清单）齐全；委托代理人签署的合同协议与委托文件齐全；可研报告、初步设计与审批手续齐全；技术设计、施工设计与批准手续齐全；纸质施工图与电子版施工图齐全；技术、质量事故与处理方法、结果齐全；隐蔽工程技术质量控制文件齐全；设计变更通知单与附图齐全；工程验收与质量评定文件齐全；设备出厂调试报告、记录与现场安装调试报告、记录齐全；质量验收签证手续齐全；竣工图齐全、编制说明齐全；技术文件签字盖章手续齐全；重要节点、专项验收与竣工验收文件齐全；10项目决算与审计材料齐全；尾工施工与验收文件齐全；传统的纸质文件（含文字材料、图纸、技术表格、目录等）与电子文件、声像材料齐全。2、归档内容完整：属于归档范围内形成的所有文件全部归档（含附件）。3、归档文件准确：归档文件所记录的文字、图形、数据、表格必须准确无误，与现场实际情况完全相符。4、归档文件系统：归档文件必须按照规范进行分类整理，分类准确。5、保管期限划分合理：划分保管期限符合《基本建设项目档案分类方案》规定。所有单元工程质量评定表、验收申报表、验收单及其附件，一律划为永久保管期限。6、档号编制符合《基本建设项目档案档号编制规则》的要求。7、归档文件规范：（1）制作文件用纸符合规范：文字材料使用70克及以上A4白色书写纸；表格使用70克及以上A4、A3白色书写纸；图纸用纸符合国家规范标准。（2）书写材料、工具符合耐久性要求：归档文件使用激光打印制作，禁止使用喷墨、针式打印机制作；填写表格、签署文件使用碳素笔、蓝黑墨水钢笔，禁止使用圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水、纯蓝墨水、铅笔、荧光笔书写、签署文件；实行亲笔签字11制，由有关责任人在文件上签字，不允许他人代签，不允许使用私章代替签字，不允许使用计算机打字代替亲笔签字；使用红色印泥、快干印泥加盖公章，禁止使用印台油加盖公章；收到传真件（执行），立即索要原件归档。（3）归档文件必须清晰、整洁，制作竣工图必须使用新施工图。（4）归档文件项目划分清楚，各项目管理单位、参建单位，同时建设两个及两个以上的项目，必须分别制作各个项目的文件。在归档文件材料内容中，不得涉及其他项目事项。第二十九条蓝图制作的所有竣工图，必须加盖集团公司通用的竣工图章。1、竣工图章采用符合国家标准的集团公司标准，内容应包括：“竣工章”标识栏、施工单位标识栏、编制人、技术负责人签字栏、编制日期标识栏；监理单位标识栏、专业监理、总监签字栏、总监签发日期栏。2、竣工图章示例如下：竣工图（编制单位名称）（监理单位名称）技术负责总监编制人专业监理年月日年月日3、竣工图章尺寸为：60mm×80mm。其中竖向一、二栏，12各为15mm,第三、四、五栏，各为10mm。4、编制单位、监理单位使用全称或规范简称，直接刻制在竣工章相应栏目中。5、竣工章中最后一栏总监签发日期，为