建设项目文件归档要求与档案整理规范(1)

-1-《建设项目文件归档要求与档案整理规范》1范围本标准规定了建设项目（工程）（以下简称项目）文件归档与档案整理的要求和方法。本标准适用于大、中型及限额以上的基本建设的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。一般建设项目可参照本标准。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法档发字〔1997〕20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1建设项目constructionproject指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。3.2单项工程unitofproject指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3单位工程subunitofproject指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.4项目文件recordsofproject指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.5项目前期文件prophaserecordsofproject指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.6项目竣工文件recordsoncompletionofproject指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.7项目施工文件implementingrecordsofproject指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.8项目竣工图drawingoncompletionofproject指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.9项目监理文件recordsofsupervision指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.10项目竣工验收文件recordsoftestoncompletion指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.11项目档案archiveofproject-2-指经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.12项目文件归档filingofprojectrecords建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位提交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。3.13项目档案移交transferofprojectarchives项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门提交有关项目档案。4总则4.1项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目文件和整理项目文件。4.2在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。4.3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。4.4建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。5项目文件的收集5.1项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。5.2项目建设各阶段文件的收集及其责任5.2.1项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。5.2.2项目施工阶段项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。5.2.3项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行形成中的文件；项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。5.3收集范围反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。项目文件归档范围和保管期限见附录A。5.4收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件-3-应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。5.5项目文件质量要求5.5.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。5.5.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。5.5.3复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。5.5.4录音、录像文件应保证载体的有效性。5.5.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。6项目竣工文件的编制6.1竣工文件编制要求6.1.1项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。6.1.2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑、安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。6.1.3根据附录A及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。6.1.4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。6.1.5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。6.1.6凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。6.2竣工图编制要求6.2.1各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。6.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。6.2.3按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。6.2.4一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。6.2.5涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。6.2.6同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。6.2.7建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。6.2.8竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠。6.2.9编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录-4-及编制情况。6.3竣工图的更改方法6.3.1文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。6.3.2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。6.3.3无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。6.3.4图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。6.3.5有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。6.3.6新增加文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。6.4竣工图章的使用6.4.1竣工图章内容、尺寸如图1所示。6.4.2所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。6.4.3行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。6.4.4竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。6.5竣工图的审核6.5.1竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。6.5.2竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。-5-6.5.3竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。6.5.4竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。6.5.5一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。6.5.6国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。6.6竣工图套数项目竣工图一般为两套，由建设单位向业主和生产(使用)单位移交；建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的，按主管机关的要求办理。按照FIDIC《设计一建造与交钥匙工程合同条件》建设的项目，竣工图套数按合同条件的规定提交。在大中城市规划区范围内的重点建设项目，应根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图。6.7编制竣工图的费用6.7.1编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。6.7.2施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。6.7.3建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。6.7.4因修改需重新绘图的，除合同规定外，应由设计单位负责绘制新图的费用。6.8合同要求6.8.1建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确，也可单独签订竣工图编制合同。-6-6.8.2由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数)，以及因修改增加新图的责任；凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。6.8.3施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。6.8.4监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。7项目文件的整理与归档7.1项目文件的整理7.1.1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。7.1.2建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。7.1.3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件．应按项目或专业整理。7.1.4施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检