档案馆档案整理规范及要求

1郑州市项目档案整理规范及要求第一部分：总体要求第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分：项目档案分类第四部分：项目档案整理第一部分：总体要求一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。三、归档的要求归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。2系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。四、归档时间1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单位负责收集、整理。五、归档份数1、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。六、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。七、归档手续档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表3一、工程准备阶段二、监理文件三、施工文件1、建筑安装工程（1）土建部分（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程（3）室外工程2、市政基础设施工程四、竣工图五、竣工验收文件建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书永久∨2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久∨3可行性研究报告及附件永久∨4可行性研究报告审批意见永久∨5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久∨6专家建议文件永久∨7调查资料及项目评估研究材料长期∨二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久∨2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久∨3拆迁安置意见、协议、方案等长期∨4建设用地规划许可证及其附件永久∨5划拨建设用地文件永久∨6国有土地使用证永久∨三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久∨2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久∨3建设用地钉桩通知单（书）永久∨4地形测量和拨地测量成果报告永久永久∨5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期∨6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期∨4序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久∨10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期∨四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期∨3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期∨5工程监理招标文件长期6监理委托合同长期∨五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久∨2建设项目列入年度计划的批文或年度计划项目表永久∨3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久∨5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久∨7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期∨8工程质量监督手续长期∨六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期∨2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期∨3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期∨监理文件1监理规划①监理规划长期短期∨②监理实施细则长期短期∨③监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期∨3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期∨4进度控制5序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆①工程开工／复工审批表长期长期∨②工程开工／复工暂停令长期长期∨5质量控制①不合格项目通知长期长期∨②质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制①预付款报审与支付短期②月付款报审与支付短期③设计变更、洽商费用报审与签认长期④工程竣工决算审核意见书长期∨7分包资质①分包单位资质材料长期②供货单位资质材料长期③试验等单位资质材料长期8监理通知①有关进度控制的监理通知长期长期②有关质量控制的监理通知长期长期③有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理①工程延期报告及审批永久长期∨②费用索赔报告及审批长期长期③合同争议、违约报告及处理意见永久长期∨④合同变更材料长期长期∨10监理工作总结①专题总结长期短期②月报总结长期短期③工程竣工总结长期长期∨④质量评价意见报告长期长期∨施工文件一建筑安装工程(一)土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件①施工组织设计长期②技术交底长期长期③图纸会审记录长期长期长期∨④施工预算的编制和审查短期短期⑤施工日志短期短期2施工现场准备①控制网设置资料长期长期∨②工程定位测量资料长期长期∨6序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆③基槽开挖线测量资料长期长期∨④施工安全措施短期短期⑤施工环保措施短期短期3地基处理记录①地基钎控记录和钎探平面布点图永久长期∨②验槽记录和地基处理记录永久长期∨③桩基施工记录永久长期∨④试桩记录长期长期∨4工程图纸变更记录①设计会议会审记录永久长期长期∨②设计变更记录永久长期长期∨③工程洽商记录永久长期长期∨5施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告①砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期∨②砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期∨③砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期∨④预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期∨⑤工程物质选样送审表短期⑥进场物质批次汇总表短期⑦工程物质进场报验表短期6施工试验记录①土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期∨②土壤（素土、灰土）击实试验报告长期∨③砂浆配合比通知单长期④砂浆（试块）抗压强度试验报告长期∨⑤混凝土配合比通知单长期⑥混凝土（试块）抗压强度试验报告长期∨⑦混凝土抗渗试验报告长期∨⑧商品混凝土出厂合格证、复试报告长期∨⑨钢筋接头（焊接）试验报告∨⑩防水工程试水检查记录⑾楼地在、屋面坡度检查记录⑿土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期∨7隐蔽工程检查记录①基础和主体结构钢筋工程长期长期∨②钢结构工程长期长期∨7序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆③防水工程长期长期∨④高程控制长期长期∨8施工记录①工程定痊测量检查记录永久长期∨②预检工程检查记录短期③冬施混凝土搅拌测温记录短期④冬施混凝土养护测温记录短期⑤烟道、垃圾道检查记录短期⑥沉降观测记录长期∨⑦结构吊装记录长期⑧现场施工预应力记录长期∨⑨工程竣工测量长期长期∨⑩新型建筑材料长期长期∨施工新技术长期长期∨9工程质量事故处理记录永久∨10工程质量检验记录①检验批质量验收记录长期长期长期②分项工程质量验收记录长期长期长期③基础、主体工程验收记录永久长期长期∨④幕墙工程验收记录永久长期长期∨⑤分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期∨(二)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录①施工组织设计长期长期②技术交底短期③施工日志短期2图纸变更记录①图纸会审永久长期∨②设计变更永久长期∨③工程洽商永久长期∨3设备、产品质量检查、安装记录①设备、产品质量合格证、质量保证书长期∨②设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期③设备安装记录长期长期∨④设备试运行记