规范信息档案管理发挥项目信息作用

规范信息档案管理发挥项目信息作用湖北省全球基金艾滋病防治项目办公室实施背景第三轮中国全球基金艾滋病项目于2004年9月在湖北省启动，项目覆盖该省巴东县、大冶市、谷城县、鹤峰县、南漳县、随州市曾都区、襄樊市襄城区、浠水县、秭归县、竹山县等10个全国艾滋病综合防治示范区和蕲春县、房县2个省级艾滋病综合防治示范区。据统计，12个项目县的感染者总数占全省总数的71%，艾滋病病人数占全省的79%，死亡的艾滋病人数占全省的78%。为认真开展全球基金艾滋病项目工作，客观评价各项目单位的执行情况，规范信息档案管理，充分发挥信息的作用，是促进项目工作顺利开展的重要措施。实施者湖北省全球基金艾滋病防治项目办公室目标通过建立湖北省全球基金艾滋病项目信息档案管理的相关制度，拟定项目信息工作的主要要求，制定档案资料管理工作专题督导提纲和量化的督导评估表，探索适合项目工作需要的信息档案管理模式。目标人群各项目单位负责信息档案的工作人员及项目合作单位的相关人员。主要活动1、认真落实信息档案工作制度全球基金艾滋病项目工作在湖北省启动时，省项目办公室按照国家档案达标要求制定了项目档案管理制度，将项目档案的管理原则、归档资料范围及要求、分类原则、整理方法、保管和移交等工作以制度的形式予以明确，并下发给各项目县（市），随着工作开展，逐步拟定了项目信息工作的主要要求，为保证各项制度得到认真落实，省项目办公室专门制定了档案资料管理工作专题督导提纲和量化的督导评估表，并将信息档案工作情况作为省项目第一、二季度督导的重要内容之一，督导时在统一标准的基础上，量化考核指标，按照统一的记分表格评定得分，对问题突出的单位进行通报批评，并限期整改。2、写我所做、做我所写、记我所做全球基金艾滋病项目工作对信息档案管理提出了更高的要求，为适应项目需要，湖北省项目办公室徐国景主任审时度势，要求各项目单位在工作中做到“写我所做、做我所写、记我所做”：结合本地实际，制定能够开展的项目工作计划；严格按照国家项目办公室批准的计划开展工作；认真记录各项工作的开展情况。并特别强调了“记我所做”的重要性，要求各项目单位必须规范信息档案管理，充分发挥项目信息的作用。3、通过培训提高信息档案工作人员的业务素质为加强项目信息工作的交流，湖北省各项目单位都有一名熟悉项目工作的信息联络员，能够熟练使用计算机和Office办公系统，并确定了一名工作人员负责项目档案管理。根据季度督导时发现的问题，2005年3月，省项目办公室与省传染病防治研究所联合举办一期档案资料管理暨微机操作培训班，聘请部分省级计算机、项目档案资料管理专家，结合全球基金艾滋病项目管理的特点，通过以理论知识讲座和研讨为基础，结合网络教室的实际操作、练习，采取教、学双向交流及个别辅导的方式，进一步规范项目信息档案资料管理，提高工作人员的业务素质，有效提升各单位的项目执行能力。4、建立和完善多部门合作与社会参与工作档案管理模块多部门合作和社会参与工作是第三轮全球基金艾滋病项目的重点领域之一，如何规范合作项目资料，湖北省项目办公室进行了有益的探索，项目工作启动后，初步设计了多部门合作项目建议书模块、协议书模块，随着多部门和社会参与工作的深入开展，对项目建议书和协议书模块进行了数次修订，并逐步增加了合作项目审批流程表、合作项目自查表、合作项目督导表、合作项目督导评估表、合作项目总结报告模块等，完善了多部门合作与社会参与项目工作的档案管理，推广到全省各项目单位，力争做到活动程序化、操作简便化、管理规范化。5、注重加强与新闻媒体的信息交流项目信息采集、信息传递、信息利用是项目管理的重要环节，我省把对外宣传和信息传递工作作为项目管理的重要内容来抓，2006年7月，专题举办了信息管理与数码技术培训，提高项目县获取、编辑、设计信息的能力。要求项目县做到重要信息当天传、常规信息定时报、《简报》每季出，达到更多人了解项目、更多人参与项目、更多人利用项目信息的目的。让媒体既宣传全球基金艾滋病项目，也宣传艾滋病防治知识、艾滋病防治的政策和所取得的成绩。中央在汉、省和武汉市主要媒体新闻刊播稿件达300多篇（件），有些稿件许多网站、媒体进行了转载，在社会上反映很大。成绩或效果通过规范信息档案管理，全省建立了项目信息交流的工作机制，各项目单位定时将前段时间的工作信息进行编辑，并结合示范区的工作情况，印制项目简报分发到各有关部门和项目专家。我省的项目信息已经成为艾滋病防治工作中的重要信息来源、制定政策依据来源，也是作为外界了解全球基金艾滋病项目的最重要的来源。通过档案资料可以反映项目的进展情况，可以客观评价各项目单位的执行情况，工作初期，各县市对如何做好全球基金项目缺乏经验，往往注重做工作，忽视了对工作痕迹资料的收集、整理、管理，湖北省通过规范信息档案管理，逐步规范了县（市）项目工作的开展，逐步规范了多部门合作项目工作模式，同时，也为各级领导正确决策提供了科学依据。我省的信息管理模式也成为许多机构参考的工作模式，并得到推广。2005年9月，在全球基金第三轮中国艾滋病项目信息通讯员工作会议上，湖北省项目办公室被授予信息工作优秀单位称号。