企业档案工作规范管理培训

项目档案管理流程及业务工作规范（一）项目档案管理流程1档案工作组织：·原则：统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。·机构设置：根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。·档案人员配置：配置与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员，各部门或承办部门、各项目应配备专兼职档案人员，并保持档案人员的相对稳定。·建立档案工作管理网络：①确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。②形成以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目兼职档案人员为基础的档案管理体系。③明确各职能部门的归档范围和归档职责——形成、收集、整理、归档和审核职责。·三纳入——项目档案管理工作应纳入各项工作计划、纳入领导工作议事日程、纳入有关人员岗位责任制。·四同时——下达计划任务同时提出项目文件的归档要求、检查项目计划进度同时检查文件积累情况、项目交工同时做好项目文件归档移交、验收鉴定项目成果（项目竣工验收）同时验收鉴定归档情况（档案专项验收）。·四参加——参加产品鉴定会、参加科研课题鉴定会、参加设备开箱验收、参加项目交竣工验收会。·建章建制：①明确文件形成、收集、整理、归档责任要求。②明确档案整理、保管、统计、利用要求。③文件归档制度（明确范围、期限、归档时间、归档程序、归档质量以及归档控制措施）。④档案保管制度、保密制度、统计制度。⑤档案利用制度（规定利用方式、方法，规定利用审批手续等）。2·项目档案管理控制：网络管理、跟踪管理、全过程管理，将档案工作贯穿于整个建设的始终，注重从源头抓起，加强对档案形成过程的控制。.加强档案法制宣传力度，树立全员档案意识。不断加强对档案法律、法规的理解和认识，加强对档案工作以及档案在企业发展中的作用的认识，增强依法制档意识。.组织领导、建章立制、明确责任。建设单位或业主单位要根据项目实际情况制定与之相适应的管理规定或办法。从组织上规范文件材料的形成与归档，力求档案工作程序清晰，管理规范，责任明确，使档案的收集、整理、流向、归档有据可依、有章可循，畅通归档渠道。.建立集中统一的档案管理网络，明确档案管理职责。加强对档案工作的集中统一管理是工程项目档案齐全、完整、准确、系统、规范的重要保证。明确档案管理职责，做到项目档案管理与项目建设同步，从而从组织上保证文件材料不漏项、不散失。.加强指导、超前控制。超前控制重点放在档案形成过程的质量控制。首先，档案人员做到提前介入，事前控制，中间监督，把问题解决在工程过程当中。3·项目档案管理的有关规定：①国家档案局、国家发展和改革委员会档发[2006]2号文关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知。②国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》。③DA/T28-2002《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》。④国家档案局国务院国有资产监督管理委员会2004年1月20日《国有企业文件材料归档办法》。⑤GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求。⑥中华人民共和国档案行业标准《企业档案工作规范在》DA/T42-2009。⑦（云南档案局、云南省发改委、云南省工信委）云档联发[2010]2号《云南省重点建设项目档案验收实施办法》。附验收测评表⑧昆钢档案管理规定。4·项目档案验收组织①项目档案的验收。依据《国家重大建设项目档案验收办法》。·要求项目档案验收——未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或项目的竣工验收。·根据项目立项接受同级档案行政管理部门进行档案专项验收。昆钢建设项目档案专项验收情况表项目名称项目档案总数卷图纸张数张项目开工日期项目竣工投产日期组织单位单位验收组成员及单位人员项目档案正式验收验收结论（公章）年月日备注：②项目档案的审核验收归档。第一，收集归档范围符合国家重大建设项目文件归档范围。第二，项目档案的完整性、准确性、系统性以及案卷的质量要求要符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范。③项目档案的归属。项目档案形成一式两套，昆钢档案馆、业主各一套。(二）·业务工作规范：1、基本建设项目档案的含义：建设项目档案是指整个建设项目从提出、调研、可行性研究评估、决策到计划、勘测设计、施工、监理、调试、生产准备、试运行、竣工投产使用的全过程工作活动中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。2、项目档案的重要性：①使用部门利用的需要.②工程审计、决算的需要。③同时项目档案又是项目竣工验收的基础，是可靠的产权管理依据。——工程竣工验收的需要。3、项目档案的归档范围：·项目档案的形成特点决定其归档范围:凡反映与项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，均应收集齐全归入项目档案。·依据规范标准：《国家重大建设项目文件归档范围》、国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《昆钢基本建设项目档案验收管理规定》、《企业档案工作规范》4、项目档案的形成、收集：·依据规范标准：①DA/T28-2002《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》。②《昆钢基本建设项目工程档案验收管理规定》·项目档案形成过程控制：项目档案产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准、或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。·项目档案的形成分三个阶段：·准备阶段(前期档案)：立项及批复文件，建设用地、征地、拆迁文件，地勘，设计文件，招投标文件与合同书，开工审批文件，项目管理文件。·施工阶段：项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装及项目真实面貌的文件。施工阶段形成收集内容：①竣工文字：②竣工图：③随机文件：④监理文件：·竣工投产验收阶段：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。·生产准备、试生产文件：·竣工验收文件:5、项目档案的整理及质量要求.依据规范标准：①DA/T28-2002《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理范》。②GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》·整理责任及要求：整理责任——文件形成单位进行整理——部门立卷·建设单位各机构形成或收集的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项整理归档。·勘察、设计单位形成的应按项目或专业整理。·施工单位形成的应按单位工程分专业整理。·竣工文字材料：要求——原件——手续——记录真实、可靠有效——组卷顺序·竣工图：要求——基础施工图——施工图管理（确保竣工图、施工档案）——蓝图——竣工章（手续）——折叠——变更材料（手续）——修改标注到位——图物相符——组卷顺序·随机文件：·成套性、专业性组卷原则：组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。·管理性文件——按问题、时间或项目内容（依据性、基础性、竣工验收文件组卷）。·施工技术文件——按单位工程组卷——竣工图按单位工程、按专业、图号组卷。·原件归档原则：真实性、有效性、可靠性。·书写材料、字迹符合耐久性要求。6竣工图的编制要求·各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。·编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。·竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。·按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。·一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。·涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。·建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。·竣工图图幅应按GB／T10609．3要求统一折叠。·编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。⑴竣工图的更改方法①文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。②利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。③无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明。④图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。⑤有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。⑥新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。⑵竣工图章及页号章的使用·所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章及页号章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。·竣工图章及页号章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。⑶竣工图的审核·竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。·竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。·竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。·竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。·一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。·国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。•7案卷的构成及其一般要求：•构成：封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表、借阅卡片。•⑴案卷封面的填写：（含案卷外封面和案卷内封面两种形式）•⑵卷内目录的编制：•⑶卷内文件页号的编写：•·案卷内科技文件以卷为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在标题栏附近空白处；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。•·已有页号的文件可不再重新编写页号。•·卷内目录、卷内备考表不编写页号。⑷卷内备考表编制·卷内备考表式样·卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。·立卷人，应由立卷责任者签名。·立卷日期，应填写完成立卷的时间。·检查人，应由案卷质量审核者签名。·检查日期，应填写案卷质量审核的时间。·互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。·卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后。·卡片填写：⑸案卷装订·案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。·案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。破损的科技文件要应修复。·竣工图纸不装订。·案卷装订时必须去掉金属物。·案卷装订应用棉线装订。⑹卷盒、表格规格及其制成材料卷内备考表互见号说明：立卷人：年月日检查人：年月日归档文件目录序号文件编号责任者文件题名日期页次备注8、项目档案的审核移交：·项目档案的归属。·施工过程的实体质量控制与资料产生有效性的审核要同步进行。·组织协调归档部门要在工程完成并办理完交工验收后及时组织有关职能部门进行审核，并办理审计签字手续。·归档文件材料审核签证单：是各主管责任单位按各自职责对单位工程交工资料的完整、准确、系统程度进行审理、认证，并作出是否达到归档要求结论的一种凭证。科技文件材料归档移交清单项目名称：兰图文字材料新图复用图序号科技文件材料编号科技文件材料名称份数张数份数张数份数页数密级保管期限备注归档单位单位：（盖章）移交人：日期：负责人：质量验收单位：（盖章）移交人：日期：负责人：接收单位单位：（盖章）移交人：日期：负责人：工程文件材料审核签证单（EPC）工程名称施工单位名称对本单位工程移交的交工资料资料情况，下列部门请按各自的职责审核其完整、准确、系统和案卷质量等项目，并给出结论意