流程绘制方法及规范-培训稿0523(PDF)

图片位置1图片位置2图片位置3流程绘制方法及规范中粮粮油流程建设工作中华咨询2008年5月2第页基本概念及整体步骤基本方法3第页关于流程1、流程无处不在2、区分“核心流程”和“非核心流程”（例：）3、流程的层次（本阶段重点是集团层面）4、关于流程的争议：提高效率还是降低效率？规范还是教条？4第页流程管理的作用•规范行为、行为规范•有章可循、有据可查•“人治”——“法治”•发现问题，改进效率流程管理为企业创造实实在在的价值5第页流程描绘及优化的整体步骤我们是如何做的？现在这样做有哪些问题？怎样做能解决/改善上述问题？流程现状描绘流程分析流程优化我们要做什么？明确目标怎样做最合理有效？流程设计对于新建流程对于现有流程6第页基本概念及整体步骤基本方法7第页关于流程描绘流程描绘：我们是如何做的？•怎么开始？由谁开始？•有哪些部门或岗位参与？•有哪些需要决策或判断的环节？•哪些环节会形成阶段成果？什么成果？•一个流程在哪里结束？对于目前较完善的流程，只需要完成这一步。8第页流程描绘关键问题及步骤¾步骤：•明确流程经过的步骤，找出关键步骤（环节）；•明确各个步骤的执行者；•明确各个步骤的顺序；•描绘所有执行步骤及每个步骤之间的关系，并且模拟验证；•明确各阶段（节点）所需要的流转凭证、工作指令、文件等。¾关键问题：任何一件工作的流程都会有许多不同的方法来分解成许多子工作，而如何界定出一个单独的流程，则要根据实际的情况来做判断流程描绘方法之：成果逆推法9第页关于流程优化流程分析及优化：现在这样做有哪些问题？怎样改善？•请流程参与的各个部门或岗位共同讨论——需要各部门参与配合•找出由于流程本身不合理造成的问题——共同确认•组织讨论确定改进意见——修改、讨论确认、定稿流程优化的好方法：情景模拟&情景重现10第页流程描绘工具及规范MicrosoftVisio绘制工具符号规范11第页集团流程描述标准——矩阵式流程图•利用标准的符号体系来描述流程活动的一种流程图形式；•分成纵、横两个方向，显示出工作程序和部门、岗位；•主要内容有符号、坐标、编号等流程描绘具体标准12第页坐标•纵向坐标表示各项活动的先后顺序，解决先做什么、后做什么的步骤、程序问题，以阿拉伯数字1,2,3…表示；•横向坐标表示承担该项目工作的部门或岗位，用英文字母A,B,C…表示。编号•主要工作流程编号为八大职能部室名称的第一个汉字，如“财”、“法”、“人”等，加阿拉伯数字02、16等；•各级子流程在上一级流程编号后加节点号；如：战03C2,人12……集团流程描述标准——矩阵式流程图流程描绘具体标准13第页符号•一套标准的符号能帮助快速并且一致地通过流程图进行沟通•符号越多，会使流程图越复杂，一般情况下，使用以下四种就足够了。椭圆：流程的开始或结束菱形：要决策的事项流程线矩形：工作或任务集团流程描述标准——矩阵式流程图流程描绘具体标准14第页流程描绘具体标准集团流程描述标准——矩阵式流程图示例：战略制定管理流程图15第页示例：战略制定管理流程编号12345678910战略部单元总经理中心战略部部门名称战略制定管理流程流程名称是否否是是否否是是否否是政策、市场分析AC战略的制定、执行反思与调整落实、跟踪指标完成情况审批编号部门审核战略反思发展战略规划草案审核审批任务概要政策、市场信息更新制定年度经营计划审核战略调整B战略定稿并执行年度指标考核节点审批开始确定年度指标编号1112战略部单元总经理中心战略部部门名称战略制定管理流程流程名称A部门开始B战略执行任务概要编号战略的制定、执行反思与调整节点C16第页示例：战略制定管理流程-流程说明表节点任务名称任务重点时限相关制度及表单C3发展战略规划草案按战略制定既要推进发展又要切实可行。30个工作日集团《战略思考十步法》C6制定年度经营计划根据战略发展规划及当年情况制定年度经营计划年初C9战略反思根据政策、市场情况的实际变化不断反思与调整全程C10战略调整根据战略反思内容，调整战略规划15天17第页•节点：图中纵横坐标交点，如Ａ２，Ｃ３等•工作名称：该项工作名称•任务重点：说明该项工作注意事项及下一级接入流程•时限：完成该项工作所需时限•相关制度及表单：完成该项工作所需参照的规章制度、管理办法的文件名称及使用的表单名称等–流程图说明表中“相关制度及表单”项中所列出的所有的规章制度、管理办法的文件资料及表单，按流程要求的先后顺序进行汇编–上一级流程中已编入的制度或表单在下一级流程中可省略，但需注明；也可在部门流程汇编时进行索引编辑集团流程描述标准——流程说明表流程描绘具体标准18第页绘图时的注意事项1、流向线不能交叉×√集团流程描述标准——流程图绘制的技巧流程描绘具体标准19第页2、动作环节要用规范动词表述拿出专业意见研究分析并出示专业意见√×绘图时的注意事项集团流程描述标准——流程图绘制的技巧流程描绘具体标准20第页3、动作环节后一般要产生信息和文档编制战略目标审核不批准批准×√编制战略目标审核不批准批准战略目标（讨论稿）绘图时的注意事项集团流程描述标准——流程图绘制的技巧流程描绘具体标准21第页4、尽量表达出流程的六要素六要素：主推部门和协助部门、关键控制点、输入、输出、主要负责人、运行时间收集战略信息编制战略目标①协助部门①主推部门③输入④输出②关键控制点由于这些信息量如果比较大的话，流程图中一般只表达①②④要素的相关信息，其他内容可以在流程说明文件里进行说明。但是流程绘制过程中，绘制人员一定要时刻考虑六要素的内容。⑤主要负责人⑥运行时间√绘图时的注意事项集团流程描述标准——流程图绘制的技巧流程描绘具体标准22第页5、区分过程成果文件的画法一般过程文件的画法重要过程文件的画法研究分析并出示专业意见审核不批准批准编制战略目标审核不批准批准√√绘图时的注意事项集团流程描述标准——流程图绘制的技巧战略目标（讨论稿）流程描绘具体标准23第页6、流程应该只有一个起点和终点开始开始开始活动一活动一活动二活动二活动二活动二结束结束结束√×绘图时的注意事项集团流程描述标准——流程图绘制的技巧流程描绘具体标准24第页7、需要反馈的流程要形成闭环审批制订公司年度经营计划（讨论稿）确定公司年度经营计划（正式稿）结束√否是绘图时的注意事项集团流程描述标准——流程图绘制的技巧流程描绘具体标准25第页8、流程衔接处（接口）应着重描述将拟订的方案上报总公司权属公司融资项目评审流程开始融资方案（草案）流程衔接处（接口）需要在流程说明文件里进行说明√绘图时的注意事项集团流程描述标准——流程图绘制的技巧流程描绘具体标准26第页工作方法（建议）描绘分析及优化新建•明确新建流程的目的•进行流程设计•讨论确认、修订•本岗位相关的——思考、梳理、描绘、验证•本部门其他岗位相关的——询问、梳理、描绘、确认•其他部门相关的——询问、梳理、描绘、确认•组织讨论流程现状，分析现状中存在的主要问题•确认上述问题中，属于流程设计的内容•拟定优化方案，进行模拟验证•组织讨论确定27第页常见问题？要细化到什么程度？？现状不清晰、不确定怎么办？？怎样判断流程的“好”、“坏”？*过程中的问题随时讨论。28第页谢谢！欢迎讨论！