淮南工业学院基建类档案工作规范(试行)

-1-淮南工业学院基建类档案工作规范（试行）（院人[2001]16号）为提高我校基建档案工作质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设中作用，逐步实现基建档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。一、基本原则1、凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。3、基建档案必须反映基建管理和项目建设全过程，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并有成套性。4、基建档案工作做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格竣工图验收同步进行。5、严格实行部门立卷制度，立卷部门应明确一名专（兼）职人员负责基建档案工作，并纳入工作职责范围之中。二、归档范围1、归档的主要内容：包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、建设文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附件。2、归档的重点：项目建设各个阶段形成不同载体文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。3、不归档的文件材料：上级机关有关基建普发性（非专指高校）不办的文件；正式施工前的草图，未定型图纸；重份文件和重份图纸；无查考价值临时性、事务性文件。三、归档要求1、使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。-2-2、归档的基建文件材料必须字迹工整，格式统一，签字完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。3、坚持由部门立卷归档原则，由部门专（兼）职档案员负责将积累的文件材料排列好顺序、书写好卷内目录后向校档案馆归档。4、基建项目结束（含最终完成）后，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷，管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。5、卷内密不可分文字材料排列按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。6、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损文件材料应进行修补。7、各种材料大小均为16开，蓝图按四号图纸规格折叠成手风琴式；底图采用卷筒或平放两种方式保管；蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。8、按顺序编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字均作为一面编写页号，页号位置在非装订线一侧的下角；蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写卷内目录。9、填写卷内目录和备考表；确定保管期限（见附件）；草拟案卷封面标题。10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正移交。11、移交时填写移交目录。一式两份，清点无误后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。四、归档时间1、基建管理性文件材料在次年六月底以前立卷归档。2、基建项目文件材料在验收后两个月内立卷归档。二ОО一年十月十日-3-附件一：高等学校基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11综合序号类目名称保管期限1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总体规划永久5基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6基建工作财务预、决算长期7全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久JJ12—1可行性研究序号类目名称保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久JJ12—2设计基础序号类目名称保管期限1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12—3设计文件序号类目名称保管期限1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利文件永久-4-5设计计算书长期6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批长期JJ12—4工程管理文件序号类目名称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书永久5产权证书永久JJ12—5施工序号类目名称保管期限1土地施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期（4）建筑材料实验报告短期（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久（6）土建施工定位测量地质勘察永久（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久（8）隐蔽工程验收记录永久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期（11）交工验收记录证明长期（12）竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）设备调试记录短期（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（8）系统调试、实验记录长期（9）管线清洗、通水、消毒记录短期（10）管线标高位置、坡度测量记录长期-5-（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期（12）竣工报告、竣工验收报告长期3电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）调试、整定记录长期（4）性能测试和校核长期（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期（6）操作、联动试验短期（7）电气装置交接记录短期（8）中间交工验收记录、工程质量评定长期（9）竣工报告、竣工验收报告长期JJ12—6竣工验收序号类目名称保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久JJ12—7基建财务、器材管理序号类目名称保管期限1财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久JJ12—8生产技术准备、试生产序号类目名称保管期限1技术准备计划短期2试生产管理、技术责任制长期3试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期4设备试车、验收、运转、维护记录长期5安全操作规程、事故分析报告长期6技术培训材料短期7工业卫生、劳动保护材料长期-6-附件二：高等学校基本建设类档案二级类目代号简表JJ11综合[12]按单项工程设置类目