熊维川：党政机关公文处理工作条例

《党政机关公文处理工作条例》解读前言熟练规范办文是文秘人员工作的立足之本熟悉公文处理是机关人员工作的现实所需公文概述一、公文的含义（一）什么是公文公文，即公务文书的简称，是法定机关、团体、企业事业单位等在公务活动中传达意图、联系事务、交流信息、记录情况等直接形成的各种形式的成文性文字材料。文书：公务文书；私人文书公文有狭义和广义之分（二）什么是党政机关公文二、公文的特点（一）作者的法定性（二）特殊的工具性（三）法定的权威性（四）体式的特定性（五）严格的程序性三、公文的作用（一）规制令使作用（二）明事通情作用（三）参谋决策作用（四）宣传舆论作用（五）商洽联络作用（六）存储凭证作用四、公文的分类（一）按行文方向划分：上行文、平行文、下行文（二）按公文的来源划分：发文、收文（三）按公文的涉密程度划分：密级公文、内部公文、公开性公文（四）按公文的内在属性划分：领导指导性公文、呈报性公文、公布性公文、商洽性公文、规范性公文、兼容性公文。（五）按公文的办理要求划分：办件、阅件《党政机关公文处理工作条例》解读第一章：总则第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。第三条党政机关公文是党政机关实施领导履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。（一）公文处理应坚持实事求是、按行文机关要求和公文处理规定进行（二）公文处理要坚持依法行文、集中管理、准确及时、安全保密的要求第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。第七条各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章：公文种类公文种类，简称文种（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。●部署指挥性决议●批准性决议●专门问题决议（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。●部署性决定●事项性决定●奖惩性决定●变撤性决定决议与决定的区分相似点：一是行文方向相同二是指挥性公文三是写法上相似不同点：一是成文过程不同二是发文机关不同三是涉及内容不同四是作用不同五是格式上签注和落款不同（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令（令）可分为公布令、行政令、嘉奖令、任免（授衔）令、通辑令、赦免令等其特点有三：一是有法定的发令机关二是法定的权威性三是强制的执行能力（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。●会议公报●行政公报（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。●重要事项公告●法定事项的公告（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。公告与通告的区分相似点：都是周知性公文；内容不涉密，都要公开发布，可通过登报、张贴、电视播出或广播。不同点：一是内容适用范围不同二是制发单位不同三是发送对象不同四是作用不同（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见最具有兼容性：一是内容的多样性二是行文方向的多向性三是作用的多用性（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知是一种应用范围极广、使用频率最高的公文。通知的特点：一是应用广泛，使用频率高二是有一定的权威性三是有明显的时效性事项性通知与通告的主要区别是发送对象不同（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。表彰性通报、批评性通报、情况通报（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。按报告内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告按报告写作范围分：综合报告、专题报告按报告时限分：例行报告、不定期报告（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。报告与请示的区别相似点：都属于上行文种；成文均应标注签发人；一般均为一个主送机关，如需其他机关阅知，可抄送；一般是逐级请示、报告。不同点：一是行文目的、作用不同二是呈报时间不同三是主送机关不同四是受文机关处理方式不同五是涉及内容不同六是格式上不同（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。政府议案、组织议案、代表议案（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。按内容和用途分：商洽函、请批函、询问答复函请示批准函与请示区别：一是类型不同；二是主送机关不同；三是内容范围不同；四是受文机关复文方式不同按文面规格分：公函和便函按行文方向分：去函（又称来函）、复函（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。办公会议纪要、其他会议纪要纪要与决议区别：一是适用范围不同二是涉及内容重要程度不同三是形成程序不同四是涉及内容范围不同五是作用不同六是发布方式不同关于文种选用上存在的问题●缺少文种●使用非法定文种●文种重叠●生造文种●文种作为公文标题●文种混用●同类公文使用不同文种●错用文种关于文种选用的基本依据和要求●依据发文机关的职能权限选用文种●依据行文隶属关系或业务指导关系来选用文种●依据行文的目的、要求选用文种●按照文种的适用对象选用文种●按照层级的不同选用文种●按照公文内容的差异选用文种●按照约定俗成文种使用习惯、做法来选用文种第三章公文格式一、用纸格式（二）文面格式和排版公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。版头、主体、版记版头由公文份数序号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、版头中的分隔线等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字；密级根据内容可标明保密期限，密级在前，保密期限在后，中间用“★”隔开。什么是涉密公文关于定密权限问题关于由谁定密问题关于国家秘密保密期限问题（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程序，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。也就是说发文机关标志下边沿距版头中的分隔线约30mm，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（七）版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等组成。（一）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（五）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（六）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。（七）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。公文有加盖印章的、不加盖印章和加盖签发人签名章。其排版格式有别。加盖印章：单一行文；联合行文不加盖印章：单一行文；联合行文加盖签发人签名章：单一行文；联合行文（八）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。版记由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。（一）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（二）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字，而不是“印”版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。如翻印文件。标注翻印机关和翻印日期。此时上移原印发机关和印发日期，确保标注翻印机关和翻印日期处于最后一行。页码。公文页数顺序号。第十条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。三、排版、印刷与装订格式。版头用特定字号的小标宋体字，公文标题用2号小标宋体字，密级和保密期限、紧急程度、正文的一级标题、附件用3号黑体字，签发人姓名、正文的二级标题用3号楷体字，签发人、正