行政工作制度-

总19页，第1页第1页共19页行政工作制度目录概念一、礼仪纪律二、工作计划三、会议管理四、办公设备五、文书作业（一）打印（二）复印六、收发文七、用印八、文档（一）图书（二）专业资料（三）客户档案（四）办公文档九、访客接待十、午餐十一、办公用品十二、采购十三、固定资产十四、物业十五、Internet主页十六、文件档案管理十七、商业秘密保护十八、公共关系十九、广告宣传二十、附录总19页，第2页第2页共19页一礼仪纪律1.行政部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；2.行政部发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管；3.行政部确认奖惩事实，可提请有关中高层管理人员（简称“中高层”）研究提出奖惩申请；4.对公司礼仪纪律现象，行政部与各中高层均可直接向总经理提出。二工作计划与报告没有计划的行为是无效率的行为。通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。（一）公司、部门年度发展计划1公司总经理、部门于年底应制定下一会计年度的发展计划。2公司年度发展计划经公司高层管理人员讨论制作，公司董事会核准后确定执行。3部门年度发展计划经部门相关中高层讨论制作，公司总经理核准后确定执行。4公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。5公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。年度计划流程（二）部门、员工月度工作计划1部门负责人、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。2月度工作计划通过对《月度工作计划表》的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。3员工月度工作计划交部门负责人核准同意后确定执行。4部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。总经理公司年度计划案报告稽核董事会核准各部门相关中高层报告部门年度计划草案总经理核准执行总19页，第3页第3页共19页5月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。部门月度工作计划（三）员工日工作时间控制计划1公司员工通过《日工作时间控制表》进行日工作时间计划与安排控制。2公司员工应该按照“《日工作时间控制表》填写规定”在规定的时间按照规定的项目如实填写并上交公司行政部。3在《日工作时间控制表》中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。4《日工作时间控制表》是公司对外服务的重要计费依据。日工作计划流程部门负责人计划草案报告稽核总经理核准部内员工报告计划草案部门负责人核准执行公司年度计划总19页，第4页第4页共19页（四）专项市场、业务规划1在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时，该市场和业务的主要负责人应该进行专项市场、业务规划。2专项市场、业务规划建立在对该市场、业务的全面了解，公司主要经营人员的深入研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划和市场需求与竞争变化的基础上。3专项市场、业务规划通过制作《市场规划表》和《业务规划表》来完成，并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。三会议管理会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。(一）定期例会会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人员日例会议每日上午8:00起，用时5-30分钟部门人员日计划、专项问题讨论各部负责人部门工作周例会每周六下午2：00-3：00中层及相关高层、工作人员上月度工作总结月度工作规划报告各部负责人中高层月例会每月第一天下午中高层月度工作计划协调总经理员工大会每季度一次总经理全体员工经营总结、工作安排、其他相关内容行政部/总经理董事会会议每年度一次董事长、董事、总经理公司重大事项决议董事长（二）非定期会议会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人员公司发展研讨会不定时中高层、主要经营业务人员就市场拓展、业务推广、公司经营等相关行政负责人/总经理部门月度计划部门负责人员工日计划执行稽核报告总19页，第5页第5页共19页事项的讨论临时会议不定时总经理、部门负责人、其他有关人员特殊事宜项目负责人/部门负责人/行政部部长/总经理董事会临时会议不定时董事长、董事、总经理公司经营特殊重大事宜总经理/董事长（一）会议安排1．公司内会议由行政部安排，部门内会议由各部自行安排2．公司内会议的主会人会前一天需向行政部告知会议安排、会议内容3．公司内会议行政部须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容4．行政部负责会场安排与整理5．开会期中，行政部安排专人负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案会议流程四办公设备管理1．电脑1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；1.2根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录1.4员工不得私设电脑密码2．传真机、复印机：2.1由公司行政部统一管理与使用会议计划行政部通知安排记录摘要备案会议计划单（可为电子版本或短信）会议通知（可为电子版本或短信）总19页，第6页第6页共19页2.2建立严格的使用登记制度2.3未经许可，个人不得自行操作使用3．可运用状态维护3.1行政部负责电脑、传真机\复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态五文书作业（一）打印1．总经理、各部门负责人交由文员（或秘书，下同）打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度行政部（或秘书）根据其缓急确定先后秩序。2．打印完毕后文员先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办单位之经办人校核、签字3．对外传真、公函须复印存档（参见收发文流程）4．文书处理过程中，未经同意不得将受托文书传阅他人文书作业流程（二）复印1．公司复印作业由行政部文员统一执行2．一般文件由各部门委托人员口头交托行政文员3．客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高层管理人员批准后执行复印4．复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）总经理/主管文书委托文员处理委办校核保密标志文书委派单文书委派单文书委派单总19页，第7页第7页共19页复印流程六收发文1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》。3.收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收，文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。4.公司的各类文件均属内部机密文件,文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。5.本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。6.文件传真的发文工作亦由文员负责，需发文者将文稿经负责人签字后交文员处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。8.每月未，文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门负责人确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政部备查。附《档案资本销毁情况记录表》9.文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文员按分类归档，文员必须做好登记造册工作。每月未，文员应将收、发文整理装订成册。10.每半年将经各部门负责人确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。各部门复印委托复印装订各部门核准保密标识复印委托单复印装订登记总19页，第8页第8页共19页收发文流程信函收文总台收函收件人签收个人信函部门信函私函自理公函归档业务部门总经理负责人归档行政部筛选登记归档总经理责任人：文员、行政部监督人：行政负责人发函发文发函打印负责人签字用公司印收函登记表分理复印存档信件快递文员送邮总台电话责任人：文员、总台监督人：业务、行政负责人用印流程发文登记表传真保密标识总19页，第9页第9页共19页七用印1.公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经总经理、董事长核准后交行政部，由负责文员登记于登记表。2.本公司以公司名义对外之行文由行政部安排的专人或核准人亲自负责盖印。用公司印流程八文档图书管理流程（一）图书杂志董事会章公司章合同章法人章财务章用印申请行政部董事长、总经理签准用印行政部专人申请单归类申请人责任人：行政部专人负责监督人：GM用印申请单图书购进文员登记入库借阅文员登记借书人图书登记表每月清点一次图书清点报告图书借阅登记表按时回库责任人：文员监督人：行政负责人总19页，第10页第10页共19页1.公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。2.文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》3.一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。4.对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。（二）专业资料1．资料分类：1.1公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件；1.2公司由政府负责人部门购买的政策法规；1.3公司各类剪报;1.4公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料2．公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外3．特殊情况需复印者，须填报复印申请批准资料管理流程（三）客户档案资料整理登记注册入库借阅复印登记申请借阅人复印人登记表保密标识定时清点清点报告当天回库借阅登记复印申请总19页，第11页第11页共19页1．客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域2．客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本3．客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外4．特殊情况需复印时，须填报复印申请报批5．服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任客户档案管理流程（四）办公文档1．行政部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理2．行政办公文档包括：工作计划与报告司内行政文件专案人员管理结案行政登记入库借阅复印登记申请借阅人复印人当天回库借阅登记复印申请定时清点保密标识登记表清点报告总19页，第12页第12页共19页3．业务人员办公文档设：工作计划与报告司内行政文件拓展资料洽谈项目A、B、C……执行项目A、B、C……九访客接待1.来本公司之宾客由行政部负责接待。2.接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关负责人部门联系接洽。3.行政部做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关负责人汇报。访客接待流程十午餐1.午餐公司作为福利制度的补充政策安排2.午餐费用包括“公司补贴+员工自筹两部分，其中公司补贴3元/餐。午餐费用于购买菜、米、油、调味品、煤气等流动开支。电费公司另外补贴，不计入午餐费用。3.通常情况下，公司每餐按照6元的标准安排伙食，即员工自筹额度也为3元。如访客总台询问推销商总台应对客户业务员出迎进专案室文员上茶朋友电话受访人出迎进接待室董事长/GM朋友电话专员出迎进办公室专员上茶责任人：总台、专员（秘书或文员）、文员监督人：各级主管总19页，第13页第13页共1