第8章档案工作标准与标准化

第八章档案工作标准与标准化重点内容与学习目的：解释档案工作标准的涵义，明确档案的种类、属性与作用。说明档案工作标准化的涵义与形式。介绍制定档案工作标准的原则、要求与方法。说明我国档案工作标准体系的建设历程及其内容构成。介绍档案工作标准的贯彻实施应当注意的问题。第一节档案工作标准概述一、档案工作标准涵义二、档案工作标准的种类、属性与作用一、档案工作标准涵义1标准的涵义标准：标准是对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。（国家标准GB／T3935.1—83定义）中国标准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种信息化文件。具体包含五个方面含义：第一，标准的本质属性是一种“统一规定”，这种统一规定是作为有关各方“共同遵守的准则和依据”。第二，标准制度的对象是重复性事物和概念。“重复性”指的是同一事物或概念反复多次出现的性质。第三，标准产生的客观基础是“科学、技术和实践经验的综合成果”。第四，制定标准过程要“经有关方面协商一致”，即制定标准要发扬技术民主，与有关方面协商，做到三稿定标：“意见稿、送审稿、报批稿”。第五，标准文件有其自己一套特定格式和颁布的程序。现存最早的标准：1500年，古埃及纸草档案中有关古医方计量方法的标准。1901年，英国成立第一个全国性标准化机构，同年，第一个具有现代意义的标准问世。1957年，我国成立国家标准局，并于1958年，颁布了第一批标准。1947年，国际标准化组织成立，ISO。1906年，国际电工委员会成立，IEC。2档案工作标准含义：是以档案工作领域中的重复性事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。目前，我国公布的档案工作标准中，包括国家标准、地方标准和行业标准。3与档案工作法规的联系与区别相同之处：第一，都是国家权威机构发布的，均是档案事业建设中各有关方面需要共同遵守的行为准则；第二，强制性标准与法规一样，需要借助国家强制力来保证其实施。区别：产生基础性质强制力内容等。产生基础和性质：档案工作标准是以科学、技术以及普遍性的档案工作经验的综合成果为基础，在各方面协商一致的前提下制定并实施的；档案法规往往是统治阶级利益的反映，并以确认、保护和发展对统治阶级有利的社会关系和秩序等为目的。强制力：档案法规在法定范围内是强制执行的行为规范；档案工作标准依据《标准法》的规定精神，大多是推荐性标准，即国家鼓励、自愿采用的具有指导作用的行为准则。对象和内容：档案工作标准的主要对象与内容侧重于业务性、技术性领域，注重操作性、技术性行为的统一和规范；档案法规的对象和内容侧重于较宏观方面，原则性和稳定性较强。4复审周期：根据《标准法》规定，有关标准的主管部门应定期对所制定的标准进行复审，复审周期一般不超过５年。二、档案工作标准的种类、属性与作用（一）档案工作标准的种类第一，按照标准的性质，可以分为管理标准和技术标准。目前，我国及国际档案工作标准大多数属于技术标准。第二，按照标准的实际法定效力，可分为强制性标准和推荐性标准。强制性标准：指保证国家档案财富安全的标准和国家通过法律、行政法规规定强制执行的标准；其他标准均为推荐性标准。强制性内容的范围国家档案局规定：全部档案工作的国家标准和行业标准定为推荐性标准，并规定今后通过全国档案工作标准化技术委员会审查上报的档案工作标准都作为推荐性标准。第三，按照标准的相关程度，可分为正式标准和参照标准。正式标准：指档案工作标准中同档案、档案管理直接相关的标准。参照标准：指由于目前尚无正式的档案工作标准可循，而不得借鉴其他行业制定的相关工作标准。第四，按照标准的适用范围，可分为国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准。国际标准：指经过国际上的权威性组织制定，在国际上得到普遍承认和通过的标准。区域性标准：也称“国际区域性标准”，指适用于世界某一区域的、经过世界区域性标准化组织通过的标准。国家标准：指对全国经济、技术发展有重大意义，必须在全国范围内统一的标准。专业标准（行业标准）：指由专业主管部门批准、发布，在该部门范围内统一的标准。在特定行业内具有一定的约束力。企业标准：指在企业内部遵守的技术标准。各企业对未发布有国家标准和专业标准的产品、工程等，就其有关质量、规格和检验方法等作出的技术规定，经主管部门审批实施，其内容服从于国家标准和专业标准，也可以高于国家标准或行业标准要求的技术标准。（二）档案工作标准的属性第一，标准的制定与审核或批准等工作程序，有专门的规定。第二，标准都有固定的代号，格式整齐划一。第三，档案工作标准是从事文件管理和档案管理的共同依据，在一定条件下具有法律效力，并具有一定的行为约束力。第四，档案工作标准的时效性较强，它以某一个历史阶段的档案工作实践水平为基础的，一般同当时的最先进的技术和管理方式存在一定的距离，随着档案工作实践的发展，应不断进行修订、补充、替代或废止。DA／T36.pdf第五，标准内容有相对专一性，一个档案工作标准一般只解决一个实践性的问题，文字要求准确简练。第六，标准依据其不同的种类和级别在不同的范围内贯彻执行，具有较强的可操作性。第七，档案工作标准多数属于推荐性标准，各地各部门在采用标准的时候，具有更大的灵活性。（三）档案工作标准的作用1协调作用2简化作用3统一与优选作用统一就是为了保证事物发展所必须的秩序和效率，对事物的形成、功能或其他特性，确定适合于一定时期和一定条件的一致规范，并是这种一致规范与被取代的对象在功能上达到等效。第二节档案工作标准化的涵义与形式一、标准化的涵义二、档案工作标准化的认识一、标准化的涵义A标准化：是指在技术、经济、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制定、实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益的过程。它包括制定、发布及实施标准的过程。标准化的重要意义是改进产品、过程和服务的适用性，防止贸易壁垒，促进技术合作。标准化的实质是“通过制定、发布和实施标准，达到统一”；目的是“获得最佳秩序和社会效益”。标准化对象一般可分为两大类：一类是标准化的具体对象，即需要制定标准的具体事物；另一类是标准化总体对象，即各种具体对象的总和所构成的整体，通过它可以研究各种具体对象的共同属性、本质和普遍规律。B标准化涵义的主要内容第一，标准化工作的范围广泛，涉及技术、科学、管理等各个社会工作领域。第二，标准化是一种特定的社会活动。第三，制定标准往往具有十分现实的目的性。C档案工作标准化涵义的主要内容第一，档案工作标准化是一个工作活动过程，就其整体意义讲，它是一项智力性的系统工程。第二，档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动，以节约经费、提高效率、获得效益。第三，档案工作标准化追求档案管理获得的最佳效果。第四，档案工作标准化是一种需要不断补充、完善其标准的工作活动过程。从微观和宏观看：微观上，档案工作标准是通过制定标准和实施步骤，对档案和档案管理实行实现统一、简化、协调和优选等有序化管理控制，以获得最佳档案管理效益的活动；宏观上，档案工作标准化是一项系统工程，它不仅包括档案工作标准的制定、实施等内容，还包括标准制定前的调查研究工作、补充、完善、修订、废除等项管理与维护工作，还包括标准化体系的设计，执行情况反馈信息的搜集、处理等具体工作。二、档案工作标准化的认识第一，动态的相对的概念，包含两层意思：一层：指提高档案工作标准的制定水平和贯彻深度。二层：不断扩大档案工作保障的制定与实施范围。第二，档案工作标准化的形式包括：1简化在档案管理实践中应用较广的一种标准化初级形式。2统一化统一化是标准化的主导形式与手段。其主要内容与范围包括：一定范围的统一；一定程度的统一；一定级别的统一；一定水平的统一；一定时间的统一；一定合理多数的统一。3系列化所谓标准的系列化，是档案工作标准的高级形式。4通用化指不同的标准化对象之间可以相互通用的档案工作标准。5典型化它可逐步实现档案管理水平的整体优化。6格式化两个目的：一是保证各个部门联机处理数据过程的统一性；二是满足各种联机分析处理信息的需要。第三节制定档案工作标准的原则、要求与方法一、制定档案工作标准的原则二、档案工作标准制定的一般要求三、档案工作标准的立项与标准的制定一、制定档案工作标准的原则1统一性原则：每一项标准内容前后一致；内容与技术协调一致。2优化原则3适时性原则4继承性原则二、档案工作标准制定的一般要求第一，标准编写应注意贯彻国家法令并与有关标准相协调。第二，文字表达要准确、简明。第三，技术内容应当正确无误。第四，术语、符号、代号应统一。第五，编排格式和细则应当符合规定。《标准化工作导则标准编写的基本规定》。三、档案工作标准的立项与标准的制定A．立项过程1、项目安排：国务院标准化行政主管部门；上报批准：全国档案工作标准化技术委员会上报行业标准；国家档案局批准立项；有关组织、单位、部门、个人均可依据立项指南承担、研制项目，填报国家档案局标准项目计划任务书；全国档案工作标准化技术委员会召开会议集中论证和审查，并向国家档案局提出是否批准立项的建议；国家档案局根据标准化委员会建议，正式发文通知被批准的立项建议，同时划拨标准补助费；承担者按《标准化工作导则》规定和编写要求，认真草拟。出版发行B．编制程序1、标准的征求意见阶段。一定范围；全国范围；分类整理；汇总处理意见。2、标准的送审阶段项目承担者起草后及时送审；国家档案局政策法规处研究司的法规标准化处，负责组织或委托起草单位组织专家进行技术审查（会审或函审）；审查后形成会议纪要或函审结论；项目承担者修改，报批。3、标准的报批阶段报批的行业标准的正式公文；行业标准报批稿20份，有图的应另附符制版要求的黑线图1份；标准的编制说明及有关附件、征求意见稿的意见汇总处理表、审查会会议纪要或函审结论各3份；被采用的国际标准或国外先进标准的原文（复印件）和译文各1份。第四节档案工作标准体系一、我国档案工作标准体系的建设历程1、草创阶段2、发展阶段3、法制化建设阶段1、草创阶段背景：我国档案管理工作具有较强封闭性，档案成分比较单一，社会对档案的管理标准的客观需求也较弱，仅有的标准文件以政府规章形式出现。如，新中国成立后第一份档案工作标准化文件：1950年4月26日，中共中央办公厅制定了《关于统一文件纸形与格式的规定》。2、发展阶段1979年12月，全国文献工作标准化技术委员会组织召开全国文献检索标准化工作会议，国家档案局提出在档案工作领域实行检索标准化建议。1982年，全国档案工作会议，国家档案局正式提出在三年内对档案全宗划分、分类、编号和案卷封面、目录格式、卡片规格等实行规范化，并组织制定档案管理标准方案。1983年，国家档案局成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录、档案分类检索、名词术语三个工作小组，分别负责起草有关标准。1986年，国家档案局在档案科学技术研究所专门设立标准化研究室，协助领导小组对标准化工作进行协调和组织管理。各地档案工作标准化工作积极开展。3、法制化建设阶段1989年，国家档案局综合科教司法规标准处成立，专门负责全国档案工作标准化行政管理工作的机构。1991年3月，经国家档案局批准，全国档案工作标准化技术委员会正式成立。主要职责受国家档案局委托，对档案工作领域内的国家标准、行业标准的立项进行评议，对标准的送审稿进行审核。DA/TXX—XX和GB/T标准编号。二、我国档案工作标准体系的构成1、基本概念体系：若干有关事物互相联系、互相制约而成的一个整体。档案工作标准体系：由若干档案工作基础标准以及业务技术标准构成的相互联系、相互制约的一个动态性、指导性的文件整体。档案工作标准体系的基本结构和内容：档案工作标准化的整体设计、目标、范围、内容，制定