进出口贸易作业标准化手册

进出口贸易作业标准化手册（范例）(第一部分)□准备工作营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)。5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来京应预告其到公司日期。□客户当日工作1如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。2如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。3如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。□客户来公司当日1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。□客户接洽业务1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以C＆F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。7.与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。□整理O／C或报价单1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O／C单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按O／C所需份数多加二份。如系C＆F或CIF时，O／C上之材数不予打出。3.营业助理，应立即核对O／C是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份O／C请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。4.所有寄境外信件，O／C或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，必须在当日内完成。□开境内订单时营业助理应时常查核自存之O／C，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档O／C及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。1.订单上唛头可采用下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由营业助理书写清楚。2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出订单更改通知，并与原境内订单所留底联装订一起。3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明本订单系原订单××号重开，原订单作废，并于存档O／C联及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开，并立即将装运联直接交装押助理。4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：KR－1021(此为改开订单号码)K－1021(此为原订单号码)5.需熏蒸的货，外箱上一定要打洞，应于订单上特别注明，告知工厂。6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办qｕｏｔａ才可出口。7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。8.订单一个ITEM在US＄5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。9.凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。(第二部分)须经确认的样品、印刷品1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后，立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式通知以便安排出货。2.客户正式确认通过的样品，应通知有关外务员或科长，明确规格以便验货。□验货1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理。2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。□申请境外(内)佣金赔偿1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)。2.支付境外佣金时必须：(1)与境外公司订有佣金可在任何地点支付的契约影印本交会计。(2)每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据来京支领。3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。□对样品处理1.出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。3.承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。4.有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。5.如需向资料中心借出样品时，应填写样品外借申请单连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货SAMPLE上注明不可陈列字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承办助理保管。□注销境内订单1.营业助理向装押助理签收营业部订单货款支付核准单须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原境内订单留底上予以注销。2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50％(包括送仓库货)。如工厂急需货款，也应先开来保证票。□接到O／C与境内订单装押助理收到由营业助理转来的O／C与境内订单时，应核对O／C与境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。□签收L／C影本1.押汇科长收到L／C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之O／C上登记L／C号码，S／D、V／D以及金额后，交装押助理。(Vａｌｉｄｉｔｙｏｆｄｅｌｉｖｅｒｙ)2.L／C可能发生的问题如下：(1)收到L／C时须先核对总金额、数量、单价是否正确。(2)收到L／C当天时，如距有效日少于30天，即须向主管经理提出。(3)通常L／C是可分批，如不可分批，须向主管经理提出。(4)如本地无直接船可到达的港口，需看L／C是否可以转船，如不可以需请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为天津。(5)核对受益人全名、地址有无错误。(6)核对交易条件系为FOB、CIF、C＆F是否相符。(7)L／C内容有无错别字。(8)有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。(9)如同一客户有数张L／C时须看有无规定可予合并。(10)如L／C直接由境外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。(11)如远期付款之L／C应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经理。(12)如有怪异字眼或条款有违常理者，应立即请示主管经理。(第三部分)装船通知单1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。送货柜场者：共四联第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。第二、三联：(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。(2)如每一ITEM超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄交交外务员。第四联：装押助理存查。货送仓库者：填送仓装船通知单，共二联第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。第二联：装押助理存查。如重要订单未能如期交货，得填写重要订单逾期追问单交有关科长协助处理。2.如境内订单规定收到L／C后才通知生产者，收到L／C当日即发出装船通知单上注明L／C已收到船期通常以S／D期限前三星期为宜。(弹性应用)(ｓｃｈｅｄｕｌｅｄｅｌｉｖｅｒｙ)3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向经济部商品检验局申请产地证明书。5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。□催货1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。2.退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税的麻烦。□收到仓库送来的进货单1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订营业部订单货款支付核准单。3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的，应扣运费。□签订S／O1.依据出货明细表及境内订单装运联所示大约材数计算体积重量。2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇｏｒｄｅｒ)。3.船期如有提前或延后，应立即与工厂联系务必配合。4.打S／O时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。5.签S／O的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应立即请示主管经理处理。□结关前1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货(货未到尚未验货，应在明细表上注明)。2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。3.须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通知报关行。4.于船期结关前一日，确定出货明细表之正确项目、数量，如所出之货有配件印刷工厂的，须在出货明细表上注明。5.打PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ六份，并于其中三份抬头改成Iｎｖｏｉｃｅ并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第二联(财务)连同PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ三份和Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押汇