深圳市XXX食品有限公司报销制度

深圳市XXX食品有限公司报销及付款管理制度2008-11-1报销及付款流程报销人（付款申请人）部门经理会计财务经理财务总监总经理规范填写费用报销单，下面附上原始凭证：发票、入库单、采购申请单、询价单等,发票与收据分开填写报销单；规范填写付款申请单，下面附上发票、入库单或对帐单、异常单及扣款说明等。对报销人的报销事实负责，对多报、重报和其他舞弊行为负连带责任根据公司的报销制度、预算管理制度对报销单据、付款申请单进行审核，对它的合法性、合规性、合理性进行审核，复核报销单与原始单据的金额是否相符，复核付款金额是否准确复核会计在审核过程中对公司的制度的执行情况，协调报销及付款业务过程中出现的纠纷审批、审核超越财务经理审批权限的费用及付款事项审批、审核超越财务总监审批权限的费用报销及付款事项董事长最终审批费用报销及付款细则一、快递费报销1.快递申请，目的地为国外的快递,申请人须填写《国际快递申请表》，由部门负责人审核后，再填写快递公司的快递单，然后把《国际快递申请表》、快递单和需快递的物品交前台。2.快递经办，公司所有的快递工作由行政部前台文员统一办理，前台文员参照公司《合格供应商名录》指定的快递公司进行快递，并认真填写《快递登记明细表》,每周五把《快递登记明细表》打印出来报财务总监、总经理和董事长。3.报销审核，前台文员进行零星快递费报销时，需填写费用报销单，注明申请快递的部门，附上快递费发票或收据，发票后面附上快递单发件人联原件。部门经理签字审核，并对审核结果负责。4.月结付款，采用月结付款方式的快递公司，付款前须与我公司对帐，无误后才能办理付款，填写付款单，附上发票、对帐单及本月的《快递登记明细表》，付款手续由前台文员办理，部门经理要签字审核，并对审核结果负责。5.到付约定，快递给供应商的样品或其他物品,尽可能的采用到付方式结算。6.其它，公司与工厂间的物品尽量不要快递，必须优先考虑使用公司往来车辆进行捎带,在无车辆往来且又时间紧急的情况下可以使用快递。二、差旅费报销1．标准项目员工级主管级经理级副总级总经理级交通工具其中：火车硬座硬座硬卧硬卧软卧轮船四等舱四等舱三等舱二等舱头等舱飞机经济舱头等舱汽车豪华冷巴豪华冷巴豪华冷巴豪华冷巴豪华冷巴市内交通费实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销的士费30元/天50元/天实报实销实报实销通讯费实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销住宿费沿海、省会城市100/天120/天180/天260/天实报实销内地非省会市80/天100/天140/天180/天实报实销伙食补助沿海、省会城市45/天60/天90/天120/天实报实销内地非省会市35/天45/天75/天100/天实报实销2．相关说明：①沿海、省会城市指：各省的省会城市，广东（东莞、佛山、中山、汕头、惠州、珠海）、浙江（温州、台州、绍兴）、福建（厦门）、海南、上海、江苏（苏州）、北京、天津、辽宁（大连）、山东（青岛）、重庆。②市内交通费指出差期乘坐公交车所发生的费用，报销时在车票背面写上时间和起止地点、事由。③的士费的车票背面写上时间和起止地点、事由、证明人签字，员工级人员如遇紧急情况需要打的士的，必须请示其经理同意后才可打的，回来后经理须在票据背面签名证明。④通讯费指出差期间使用公用电话所发生的费用（不含手机话费），报销必须取得合法票据，票据背面注明时间、事由、通话对象。⑤所有差旅费报销必须取得相关的票据，没有票据原则上不予报销。⑥参加各类培训，且培训期间培训单位安排食宿的，统一遵照会议和培训通知，报销会务费。不得另行报销市内交通费、的士费、住宿费和伙食补助。⑦在深圳市范围之内，因公不能在就餐时间（12：30）返回公司的，可按每人每餐15元标准报销误餐费，附上相关餐票，餐票背面注明时间和事由。⑧出差途中遇到国家法定节假日，按公司的轮休、换休制度处理，不予计算加班工资。三、业务招待费报销①业务招待费开支前必须填写《业务招待审批单》，外销部所有业务招待费用由外销部负责人批准，其它部门的招待费须由董事长批准，各部门经理在进行业务招待费申请时一定要参照本部门的预算。②招待费发票背面需注明时间、事由，证明人签字。进行报帐时一定要附上《业务招待审批单》，否则财务部不得报销。四、办公用品及其他采购报销①办公用品的采购统一由人事行政部执行。各部门每月定期把采购申请交到人事行政部。②报销时必须附上《采购申请单》、发票及购货清单，验收手续齐全，使用人领用时在对应物品清单上签收，以便财务部进行费用按部门归集。③零星材料采购和工具采购，必须附上《采购申请单》；非定点供应商处购买的，须如实填写《询价单》；报销时必须附上《采购申请单》和《询价单》，发票及购货清单，验收手续齐全，使用人领用时在对应物品清单上签收，以便财务部进行费用按部门归集。否则，财务部不得报销。④名片和喷绘等涉及到平面设计方面的采购事项，可由设计部具体执行。五、运费及报关费用①国内、国际货物运输统一由物流部办理，其他部门不得擅自办理。②物流部在公司《合格供应商名录》中择优进行合作，不得擅自更改供应商与其合作。③申请支付运费和报关费用时，须填写《付款审批单》，附上发票、对帐单，对帐单必须准确无误，特别是合同号码要一一列清，各项费用不得超过行业标准，如有异常，须文字注明，物流部负责人要签字审核，并对审核结果负责。六、原材料货款支付①原材料采购指定采购部进行，采购人员在公司《合格供应商名录》中择优进行采购，采购人员不得擅自更改供应商与其合作。②每次下采购订单,事前须由采购部负责人审核，再交财务部复核并备查。③申请支付货款时，经办人须填写《付款审批单》，附上《入库单》或对帐单、发票、异常单及扣款说明，采购部负责人审核，工厂财务负责人审核，财务经理审核，财务总监审核，董事长审批。没有董事长的审批，财务出纳人员不得擅自付款。④董事长出国或出差期间,他的审批权由其授权代理人行使。七、外购成品及半成品货款支付①成品及半成品外购需结合实际情况，可由业务部门或采购部门办理。②采购前须进行三家比价,填写完整的《询价单》，由部门负责人审核后，交财务部复核并备查，董事长审批后方可采购。③申请支付货款时，经办人须填写《付款审批单》，附上《入库单》、发票,异常单及扣款说明，部门负责人审核，工厂财务负责人审核，财务经理审核，财务总监审核，董事长审批。④董事长出国或出差期间,他的审批权由其授权代理人行使。八、借款1．坚持“前款不清，后款不借”的基本原则。2．原则上“非业务需要不得借款，个人开支不得借款”。3．借款人因工作需要确要借款，先填写借款申请单，注明详细用途，部门经理审核，财务经理审核，财务总监或董事长审批。4．工作完成后三天内，必须填写报销单，进行借款冲销。逾期不还的，月底财务部可以不需通知其本人，直接从其工资中扣除。如有特殊情况，经财务总监批准后可以不从当月工资扣除，如果继续跨月，每月都须财务总监批准。九、报销时间：①业务发生后一个星期内必须报帐，且不得跨月，逾期不予报销。②报销及付款时间为：每周星期二和星期五。十、工厂报销及付款也参照本制度，流程不变，在审批权限方面作如下规定：单笔报销或付款金额在5000元及以下的由工厂总经理批准，工厂出纳人员每周将报销或付款明细报送总部董事长阅示；超过5000元的须报总部董事长批准。十一、本制度自2008年12月1日起开始施行。深圳市XXX食品有限公司2008-11-1深圳市XXX食品有限公司业务招待审批单年月日№部门接待人姓名拟接待金额被接待人资料（姓名：）单位职位到访事由部门经理董事长深圳市XXX食品有限公司业务招待审批单年月日№部门接待人姓名拟接待金额被接待人资料（姓名：）单位职位到访事由部门经理董事长深圳市XXX食品有限公司采购申请单年月日№预算类别预算内□预算外□物品类别办公用品□生产设备□其它□品名及规格数量单价金额用途部门负责人财务经理财务总监董事长经办人：（注：预算内采购由财务总监批准，预算外须由董事长批准。材料及成品半成品采购不需填写此表）深圳市XXX食品有限公司采购询价单年月日№物品名称及规格供应商及报价备注价格价格价格发票种类发票种类发票种类联系电话联系电话联系电话价格价格价格发票种类发票种类发票种类联系电话联系电话联系电话价格价格价格发票种类发票种类发票种类联系电话联系电话联系电话价格价格价格发票种类发票种类发票种类联系电话联系电话联系电话价格价格价格发票种类发票种类发票种类联系电话联系电话联系电话询价人：深圳市XXX食品有限公司国际快递申请表年月日№部门名称及经办人收件公司及收件人姓名物品名称及重量用途部门负责人审核意见深圳市XXX食品有限公司国际快递申请表年月日№部门名称及经办人收件公司及收件人姓名物品名称及重量用途部门负责人审核意见