档案管理标准(佟丽蕊)

档案管理标准综合管理部2015年7月档案管理标准1范围本标准规定了公司综合档案的形成、积累、收集、整理、立卷、归档；档案的统计、鉴定和销毁；档案的利用和借阅；各类档案的归档范围、保管期限和密级等档案管理的全过程。本标准适用于公司各部门和全体员工，同时适用外单位借阅公司档案人员。档案管理标准管理职能公司综合档案的归档原则公司综合档案的归档范围及保管期限公司档案的归档要求归档时间一、管理职能1、公司档案工作必须实行集中统一管理，并按规定提供利用。对应当立卷归档的材料，必须按照公司档案管理的规定，定期向档案工作人员移交，集中管理，任何部门和个人不得以任何借口将工作活动中形成的应归档的材料占为己有。2、档案管理工作在公司领导和部门主管的领导下开展，档案管理业务上接受华电集团公司档案主管部门的指导、监督和检查，同时还接受自治区档案局的执法监督检查。3、各部门领导同时也是本部门档案分管领导，执行国家和上级档案管理的法律、法规，落实本公司档案管理标准和规定，领导本部门兼职档案员搞好本部门形成的文件材料的收集、积累、整理、归档工作，按期完成公司下达的档案归档任务，完成年度档案工作计划中涉及本专业、本部门的任务。4、各部门必须设置兼职档案员，兼职档案员负责本部门在各项管理工作中形成的文件材料的积累、整理、归档的具体工作。二、综合档案的归档原则1、公司在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、行政管理、党群工作、外事活动、生活后勤等活动中形成的具有查考、保存、利用价值的文件材料，包括文件、合同、图纸、说明书、报表、凭证、胶片、照片、录音、录象磁带、电子文件和获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等记录和反映本单位生产经营活动的重要史料和证据，按照文件归档程序，在文件办理完毕后，必须由业务负责部门收集、系统整理、立卷后，按档案归档时间及要求定期向档案室归档并移交档案室进行集中统一管理，不得由承办单位或个人分散保存，任何个人不得据为己有。其中人事档案保存在财务资产部管理。二、综合档案的归档原则2、外购设备（固定资产）的开箱资料归档，在开箱前必须通知本部门兼职档案人员，在设备管理部人员、设备使用部门技术人员、档案人员全部到场后方能开箱，否则发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中，均由设备管理人员负责。并视情节轻重追究有关部门领导和当事人的责任。二、综合档案的归档原则3、凡涉及生产技术工作的科研成果签定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须有档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，档案人员通知有关部门限期改正，如不执行的，按有关经济责任制考核。二、综合档案的归档原则4、文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、管理、经营、科研、基建等项活动的工作计划，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。三、综合档案的归档范围及保管期限归档范围1、特种档案归档范围2、电子档案的归档范围3、文书档案0-5大类归档范围表4、6-9大类归档范围表归档范围1、特种档案归档范围上级领导视察本公司工作或从事其它有关部门活动所形成的声像材料：照片、录像带、录音磁带等。本公司职工因公外出参加会议，收集获得各种特种材料：磁盘、光盘或载体的文体材料。反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料、电子文件。本公司召开的重要会议（如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等）和重大公务活动、重大纪念庆祝活动中形成的声像、电子文件材料。本公司组织和参加的外事活动中形成的声像、电子文件材料。本公司荣获上级机关授予的先进集体或个人的奖状、奖杯、奖旗、证书等荣誉称号的声像材料、实物。归档范围1、特种档案归档范围本公司在生产过程、经营管理等重大事件中形成的声像、电子文件材料。反映重大基建工程原貌、工程建设过程、竣工落成典礼等活动中形成的声像材料。反映本公司水电站站容站貌、公司形象、历史变迁的声像资料、电子文件。本公司在各种宣传、教育培训工作、工会、团委工作等活动中形成的声像资料。与以纸质为载体的档案有密切联系的特种载体材料，如：科技档案中的计算机控制系统软件（磁盘、光盘），各生产部门现场使用的控制软件（备份）、各类统计报表、运行日志、值长日志、设定值的软盘、底片和照片等。模范人物在生产、技术或重要活动中形成的声像材料。本公司发生重大事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故及重大事件的现场照片、底片、录像带等材料。重要的生产过程及操作、检修、安装、调试、试验形成的声像材料。归档范围2、电子档案的归档范围电子文件归档范围按照国家和本单位关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门党群工作类党委工作党委年度工作计划、总结；党委（党政联席）会议记录；党委月度工作计划要点及政工例会纪录;党委民主生活会纪录、会议情况报告及有关材料；党员大会或党员代表大会的通知、名单、日程、报告、讲话、决议、批复、纪要等材料；上级、本单位党委指示、决定、报告、通知、意见等；党委调查研究材料、专题总结、报告；争先创优和表彰的先进材料；党委制定颁发的条例、规定、重要报告等；信访工作材料；党务工作大事记等。安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门党群工作类党建工作党建年度工作计划、总结、规定、通知；党组织机构设置的有关文件、批复；党员管理（组织生活、组织关系介绍信存根；党籍党龄等）；党费收缴存根、年度报表，党费年度收缴、使用情况的通报；民主评议党员安排、评议材料、总结；党员（入党积极分子）培训计划、总结；党员入党、转正、思想、组织、作风整顿材料；年度党务工作大事记；党组织和党员年度统计报表，党员花名册等。安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门党群工作类纪检监察年度工作计划、总结；纪检、监察会议纪录；党风廉政教育材料；党员民主评议材料；党籍处分、案件分析、查处和处分材料；纪检信访工作材料；廉洁自律专题民主生活会材料；纪检监察工作指示、通知、报告、会议纪要等；纪检监察年度统计报表、简报等。安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门党群工作类政工宣传党群工作综合性计划、总结；年度宣传工作计划、总结；党委中心组学习记录；理论学习、时事政策教育和民族团结、关心下一代文件材料；思想政治工作研究会的机构、章程、会员管理、会议通知、活动材料及获奖论文等；精神文明建设、思想政治工作会议有关材料；思想政治工作调研材料；公司内部报刊、重要的剪报、广播、新闻采访稿；年度简报、统计报表等。安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门党群工作类工会工作工会年度工作计划，总结、通知、会议纪要；职代会，工代会通知、名单、日程、报告、讲话、决议、批复、决定、纪要等；工代会、职代会的会议记录、议程、工会机构设置、干部任免、会员管理等组织工作；民主生活管理；工会财务管理；公司民主管理和班组建设；劳动竞赛和评选劳模、先进材料；工会年度形成的有关文件；通知、决定、文体、宣教、女工工作等材料；年度统计报表等。安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门党群工作类团青工作年度工作计划、总结；团委会议记录、团代会通知、名单、日程、报告、讲话、决议、批复、决定，纪要等文件；团青工作的规定、通知；团员管理（组织生活，组织关系介绍信存根，团籍、团员处分、团费管理）。青工竞赛比武和评选先进材料（优秀团员、团干部等）；文体、宣传活动材料；开展团青号、手、文明示范岗、青年突击队等活动有关材料；年度统计报表、团员名册。安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门党群工作类协会工作政治思想工作研究会、电机工程学会、企协、科协、文协、体协等年度工作总结、计划、机构、章程、会员管理及形成的文件、年会活动、技术咨询的合同、协议、统计报表、花名册、学术活动、论文、刊物等。安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门行政管理类行政管理综合上级下发及本公司形成的各项规定、行政管理综合计划、总结及形成的文件、会议记录、董事会文件等。综合管理部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门行政管理类行政事务行政管理工作年度计划、总结；上、下级所下发形成的报批文件材料；厂办公会议、行政办公会、生产（计划）调度会记录、纪要、决定。公司长远规划、领导分工、任期目标管理规划；公司整顿、升级、达标的报告、批复文件；工商行政、法律事务的登记经济合同、协议、营业执照及各项证书；文秘、机要、保密工作管理性文件（文书处理、印信，无线电管理等）；修志工作、公司信息大事记、简报等。综合管理部、财务资产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门行政管理类保卫工作年度工作计划、总结；保卫、综合治理工作会议纪录、通知、规定、办法等；武装保卫、机构设置、干部任免、民警配备；民兵、征兵和人防工作；治安管理（危险物品、枪支弹药、电力设施保护，户口、综合治理计划、总结与措施）；双拥双模活动计划、小结；消防工作；刑事案件处理；年度统计报表、名册、简报等。综合管理部、安全生产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门行政管理类医疗卫生、后勤工作医疗卫生工作年度计划、总结、通知、规定；卫生宣传、计划生育、体检等报批文件材料、药品购置、综合性年度统计报表等。后勤福利工作总结、计划；通知、规定、会议纪要；办公用房与职工住房管理、生活管理（食堂、浴室、招待所等）、车辆、道路管理、绿化管理；用水、用电、用汽管理；年度各项目统计报表等。综合管理部、财务资产部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门行政管理类外事工作外事活动的计划、总结、通知、规定、接待工作及所形成的文件材料。综合管理部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门经营管理类经营管理综合经营管理形成的综合性文件材料、合同等。计划基建部计划统计生产、基建年度计划、执行情况总结及年度调整计划；年度综合计划、部门综合计划；经营例会会议纪要；经济活动分析会议纪要及报告；计划管理规定、通知等；年度技术经济指标完成情况分析；月度生产计划及完成情况总结；厂中长期规划；各类普查绘制统计报表；年度统计报表、资料汇编、固定资产报表、简报；招投标文件；综合计划需外委项目结算书。文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门经营管理类物资管理年度物资采购、分配计划；物资管理的通知、办法、规定；重要物资供应文件（招标、投标、合同、协议、来往函件）；定额管理、价格管理、仓库管理；综合性物资统计报表。计划基建部多种经营多种经营管理年度计划、总结；多经机构的设置、工商行政登记联营、合同、协议及有关函件；财务管理及劳资管理文件；多经工作综合性统计年报等。文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门生产技术管理类规划、基建管理长远规划；勘察设计管理文件（资格认证、标的和中标的）；基建工程管理的规定、办法；工程项目管理；工程概算定额管理规定及外包管理（含外包队伍资质、招投标文件、合同等）；公司定额（含预算、资金、消耗材料、根据定额）；本项目所形成的管理性系统报批文件材料、统计报表、简报等。计划基建部文书档案0-5大类归档范围表一级类目名称二级类目名称三级类目基本归档范围归档部门生产技术管理类生产管理设备技术管理（可靠性、设备评级、设备异动、完善化、备品定额、固定资产管理等）及生产技术管理的通知、规