DAT 8-2022 明清档案著录细则

ICS01.140.20CCSA14中华人民共和国档案行业标准DA/T8—2022代替DA/T8—94明清档案著录细则DescriptionrulesforMing-Qingarchives2022-04-07发布2022-07-01实施国家档案局发布1DA/T8—2022前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件替代DA/T8—1994《明清档案著录细则》,与DA/T8—1994相比,除结构调整和编辑性改动外,主要技术变化如下:———增加了规范性引用文件、术语和定义、总体原则和要求(见第2章、第3章、第4章);———增加了全宗、案卷级的著录项目(见第5章、第8章);———将著录信息组织为标识项、背景项、内容与结构项、查阅与利用控制项、相关档案材料项、著录控制项、附注项7个部分,将1994年版的有关内容融入这7个大项中(见第5章、第8章);———删除了卡片式著录条目格式和书本式著录条目格式的内容(见1994版的第5章)。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位:中国第一历史档案馆。本文件主要起草人:韩永福、吴红、孙以东、邵熠星、张晶、赵文良、徐春峰、侯文军。本文件于1994年首次发布,本次为第一次修订。3DA/T8—2022引言《明清档案著录细则》的修订,主要是基于档案管理水平及数字化程度提高、档案著录理念更新及信息技术进步等多种因素的影响,既是明清档案著录工作信息化和标准化程度提升的内在要求,也是明清档案信息资源共享的客观需求,是适应社会发展的结果。档案著录是在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,目的是要确认和说明档案的背景信息和内容以便于利用。本文件旨在为编制明清档案目录提供指南,致力于形成一致的、准确的和具有自我说明能力的著录条目,确保所著录的明清档案目录信息的可靠性、真实性和完整性,利于检索、交换和共享。本文件通过确认和定义26个著录项来实现规范的明清档案著录,对档案进行全面准确描述。各项著录规则均包括:著录项名称、著录项目的、著录项的适用规则、规则的实际应用示例。4DA/T8—2022明清档案著录细则1范围本文件确立了明清档案多级著录原则,规定了明清档案著录项目、著录用标识符、著录用文字以及各层级著录项目细则。本文件适用于保藏明清档案的各类机构开展明清档案的著录工作。某些内容或形制特殊的明清档案可参照使用或提出进一步的细化规定。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T15418—2009档案分类标引规则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1明清档案Ming-Qingarchives明清时期皇室、政府机关、民间机构、社会团体以及个人在从事社会活动过程中直接形成的具有保存价值的各种历史记录。3.2著录层级levelofdescription著录单元在全宗内所处的层次位置。注:著录层级包括文件级、案卷级、类别级、全宗级等。[来源:DA/T18—2022,3.4]3.3著录单元unitofdescription作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合。[来源:DA/T18—2022,3.2]3.4著录条目entryofdescription一个著录单元所有著录项目的组合。[来源:DA/T18—2022,3.6]5DA/T8—20224总体原则和要求4.1一致性应在著录原则、著录内容、著录格式等方面保持基本一致,确保著录信息具有通用性,以提高不同机构中档案信息资源的互用性。在著录过程中,每个著录项目都遵循统一的规定,以保证著录信息规范统一。4.2完整性尽可能全面地设置著录项目,多角度、全方位记录档案的相关信息,确保档案的内容、结构、背景和元数据等信息无缺损。4.3实用性著录项目充分考虑档案使用者的检索习惯和规律,确保著录的内容信息及其表现形式符合使用要求,便于档案使用者检索和利用;著录内容务求直观,方便档案使用者识别和理解。4.4层级性根据档案整理体系,从文件级到全宗级分级著录档案信息,以反映部分与整体的层次结构。4.5关联性标识著录条目的著录层级,将其与上一级著录单元相连接,以明确著录单元在著录层级结构中的位置,揭示各层级之间的有机联系。4.6相称性仅记录著录单元所在层级的相关信息,以避免在具有等级结构关系的相关条目中产生冗余信息。当著录单元为全宗时,不提供案卷的详细内容信息;当著录单元为文件时,仅著录文件信息。5著录项目5.1本文件将著录信息组织为七个大项:a)标识项(表达用于确认著录单元唯一性的具体特征的信息);b)背景项(表达著录单元来源和保管情况的信息);c)内容与结构项(表达著录单元的主题内容和组织信息);d)查阅与利用控制项(表达著录单元可利用情况的信息);e)相关档案材料项(表达与著录单元有重要关系的相关档案材料的信息);f)著录控制项(表达档案著录条目的编制方式、编制时间以及编制人员方面的信息);g)附注项(表达特殊信息和不适用于其他各项著录的信息)。5.2每一个大项下包括若干个著录小项。对于一条著录条目而言,有些著录项目为必选,有些著录项目为可选,须依据实际情况分析使用。5.3不同著录层级对应的著录项目应符合表1的规定。6DA/T8—2022表1不同著录层级对应的著录项目表全宗级案卷级文件级著录层级*著录层级*著录层级*档号*档号*档号*全宗名称*案卷题名*文件题名*起止日期*起止日期*文件形成日期*//文种/文本*//载体类型//规格数量和单位*数量和单位*数量和单位*//附属物及说明//官职爵位/身份//责任者名称*机构沿革//人物生平//档案沿革//档案馆名称*//档案馆代码*//范围和提要范围和提要/保管期限*//整理情况整理情况///查阅利用条件//复制管理条件//文字类型*//关键词//分类号//图像号实体保存位置实体保存位置/实体残损情况实体残损情况实体残损情况//实体修复记录//实体展览记录//复制件状况出版附注出版附注出版附注/著录者著录者/审核者审核者/著录条例或规则/7DA/T8—2022表1不同著录层级对应的著录项目表(续)全宗级案卷级文件级/著录日期著录日期/审核日期审核日期附注附注附注注:其中标有“*”者为必选著录项目或单元(小项)。6标识符号著录内容标识符号如下:“[]”用于标括出考证所得的著录内容。“*”用于题名项内残缺的、无法考证的、无法辨认或字库中没有的文字。“□”用于责任者或文种项内无法考证的内容。“-”用于连接档号、数字图像号的各层级。7著录用文字7.1汉文档案著录时,应使用规范的简化汉字。如遇档案人名、地名中的文字在由繁化简过程中可能产生歧义,可照录原文字。7.2少数民族文字档案著录时,依照少数民族文字书写规则著录,亦可根据实际需要翻译成汉文著录(外文档案著录亦同)。7.3无论著录何种文字的档案,其公元纪年时间、载体形态、档案馆代码、分类号、图像号、附注项中的数字,均使用阿拉伯数字。8著录项目细则8.1标识项8.1.1著录层级目的:确认著录单元所属的层次位置。规则:记录著录单元的著录层级,包括:全宗级、类别级、案卷级、文件级等。本文件在对著录项进行描述时,仅覆盖全宗、案卷、文件级别,其余级别的著录项目根据需要自行选择。示例1:全宗级示例2:文件级8.1.2档号目的:确认著录单元的唯一性,并提供著录条目与著录单元之间的联系。规则:档号是经过档案整理形成的档案编号。全宗级著录全宗号;案卷级著录案卷号及其所有上位类代码,由全宗号、目录号、案卷号三级或全宗号、类号、项号、案卷号四级构成;文件级著录文件号及其所有上位类代码,由全宗号、目录号、案卷号、文件号四级或全宗号、类号、项号、案卷号、文件号五级构成。档号使用阿拉伯数字,各级间用“-”连接。8DA/T8—2022示例1:内阁全宗著录为:02示例2:内阁全宗工科题本第1卷著录为:02-01-008-000001示例3:内阁全宗工科题本第1卷第1件著录为:02-01-008-000001-00018.1.3题名8.1.3.1目的与规则目的:为一个著录单元命名。规则:有题名时,一般照原文著录。如果原题名不能反映档案内容或档案没有原题名,可根据档案内容重新拟定题名。如果原题名过于冗长,可在不丢失重要信息的前提下适当删改。题名所用文字应尽量体现著录单元的年代特征,避免使用现代词语,并且要能够准确揭示著录单元所包含的内容。8.1.3.2全宗名称著录案卷级或文件级著录单元所属全宗的完整名称。字数一般不超过30个汉字。示例1:明朝档案示例2:军机处8.1.3.3案卷题名对案卷内所有档案的情况进行概括与归纳,语句应简练、易懂,语意表达完整。案卷题名应包含时间、地点、人物、机构、事件等要素,字数一般不超过100个汉字。示例:江苏巡抚端方等关于题销苏松巡道建造衙署、长洲等县建造仓廒用过银两等文件8.1.3.4文件题名对案卷内有独立文件号的档案内容进行概括与归纳,一般不使用标点符号。题名应包含时间、地点、人物、事件等要素,字数一般不超过50个汉字。对辨认不清或无法显示的字,用“*”表示。a)公文稿件类档案,题名著录采用“为……事”格式。如具备行文对象,题名著录采用“为……事+致+对象”格式。示例1:为遵旨具陈赈济甘肃灾民情形事示例2:为请赴库领取军机章京公费银两事致军机处b)档簿、图表、单、地契等类档案,题名著录采用“内容+文种”格式。示例1:镶红旗汉军陆文兴买得张德山名下坐落东铁匠胡同东头路南空地地契示例2:河南省道光二十六年四月份雨雪粮价清单c)一个档号内有多个文件,有主附关系的,依据主件内容著录;无主附关系的,则依据第一个内容、时间完整的文件著录。其他著录项选取文件应与题名著录项保持一致。示例:为恭办大婚差务在事出力人员开单请奖事(在事出力人员清单作为附件著录)d)存在主附关系的一份(一组)文件,在著录主件题名的同时,须将附件信息著录在附注项内,格式为“附+文字类型+文种+数量”。示例:题名著录:为领取左翼觉罗学乾隆十二年三月份公费银米并造册送部事附注项著录:附汉文清单1件e)对无法著录题名的档案应标注原因。赋予档号的无实质著录信息的档案封套,著录为“封套不著录”;档案无任何有效信息,著录为“无内容不著录”;档案残破且无法识别有效信息,著录为“残破不著录”。9DA/T8—20228.1.4日期8.1.4.1目的与规则目的:确定著录单元的起止日期或形成日期。规则:视不同著录层级著录起止日期或文件形成日期。8.1.4.2起止日期该著录项适用于全宗级、案卷级。记录著录单元内档案的起止日期,即著录全宗、案卷内档案的最早日期和最晚日期。档案起止日期用汉文书写,以“至”连接。示例:雍正七年正月初二日至雍正九年十月二十九日8.1.4.3文件形成日期该著录项适用于文件级,可根据档案的具体情形开列不同的日期项。a)一般情况下,公私文书著录发文日期,诏令文书著录发布日期,条约、合同著录签署日期,表册著录编制日期。如无上述日期,可根据档案的具体情况(包括文种、类型、日期信息等),著录具有明显特征的日期,如办文日期、抄录日期等。在具备条件的情况下,也可对多个日期项进行著录,如:朱批奏折著录具奏日期和奉朱批日期,咨文著录发文日期和收文日期。b)文件形成日期用汉字书写,采用原纪年(照原文著录),同时可用阿拉伯数字著录公元纪年。c)文件形成日期不清、有误或信息缺失时,应根据其内容、形式、载体特征等考证其形成日期进行著录,并在考证出的日期两端加“[]”。考证无结果的档案,著录为“无朝年”。示例1:[顺治十三年二月十六日]示例2:无朝年d)只有公元纪年信息的档案,照录公元纪年,无需换算为原纪年。e)档案上日期采用其他政权年号或其他纪年方法的,一般依据档案原文照录。8.1.5文种/文本目的:确定著录单元的文书种类