费用报销管理规定及相关事项(培训资料)

费用报销管理规定及相关事项相关制度合同对应成本（其它）与业务用款申请管理办法成本费用报销管理办法出差管理办法出差管理办法•差旅费的介定范围•差旅费是指公司各级员工受派遣在其主要办事所在地以外的地区履行公务而发生的往返交通费（长途交通费）、出差往返地市内交通费、住宿费、出差补助和杂费等。•员工出席公司在省内组织的内部工作会议的情况不作差旅处理。•本办法只适用于差旅情况，不适用于长期驻外工作的情况。所有出差均要事先提出申请。出差管理办法—往返交通工具标准•（一）以下条件之一可乘坐飞机：•1、二级部门副经理以上领导•2、单程旅途的火车乘坐时间超过30小时•3、情况紧急，乘坐火车不能及时抵达•4、其他交通工具乘坐费用同等或高于飞机票价格•出差人员乘坐飞机的，原则上只能乘坐早班或晚班飞机的经济舱位。与领导随行的一般员工，可参照领导乘坐交通工具的标准执行。飞机票由公司前台统一订购。出差管理办法—往返交通工具标准•（二）除（一）款情况外的出差人员可乘坐火车的硬卧或轮船的三等舱位。原则上任何出差人员不许乘坐火车的软卧或轮船的二等及以上舱位。•（三）省内出差人员可乘坐火车或长途客车，也可申请使用公司车辆。省内出差人数同时达到3人及以上的公司可派车接送。出差管理办法—往返交通工具标准•（四）省外差旅、私车公用的二级部门经理的市内外勤，公司原则上不派车辆。所有人员不允许自驾出差。•（五）因出差人员擅自乘坐不符合规定的往返交通工具，而产生的超出规定乘坐交通工具票价标准的费用，由出差人员自理。出差管理办法—市内交通费标准•以每人每天不超过40元为限额，按实际发生额据实报销。原则上以乘坐公交、地铁为主，如特殊原因如接送客户、深夜加班等情况确实需要乘坐出租车，应在报销审批单据上写明日期、时间、地点、具体工作，并详细说明原因。有公司车辆随行的，不得报销交通费。出差管理办法—市内交通费标准•出差人员往返本市和差旅目的地机场的交通费，以机场大巴最远路程的票价作为上限，按市内交通费的性质凭机场大巴专用发票实报实销，但不计入当天的市内交通费内；不提供机场大巴专用发票的计入当天的市内交通费，按市内交通费标准执行。二级部门经理及以上领导或出差人数同时达到3人及以上的，公司可派车往返本市机场接送。•因出差人员不按常规和正常工作需要，超常使用交通工具而产生的市内交通费用自理。出差管理办法—住宿费标准公司总经理助理及以上领导实报实销，其他人员参照下表：费用标准出差人员住宿费标准一般地区深圳、北京、上海港澳地区双人单人双人单人双人单人二级部门正副经理150元250元220元350元400元600元一般人员130元180元180元300元300元550元出差管理办法—住宿费标准•（三）多人同时一起出差时，住宿标准原则上同性员工按双人房标准执行，单个员工可按单人房标准执行。•（四）差旅目的地有公司驻外员工宿舍的，出差人员可根据情况选择是否入住。对选择入住公司驻外员工宿舍的出差人员，公司多发给0.5倍的出差补助作为补贴，但不得报销差旅住宿费（房租另计）。出差管理办法—住宿费标准•出差住宿原则上只能选择公司制定的费用标准内的酒店。出席会议或参加培训学习的，出差人员可入住组织方指定的酒店，但必须出示相关证明材料。因出差人员擅自入住不符合规定的酒店，而产生的超出公司规定的酒店房价标准的费用，由出差人员自理。出差管理办法—出差补助标准•出差补助标准，按以下要求执行：省外和深圳出差，以每人每天50元标准执行；省内出差，则按每人每天30元标准执行。其中省内、省外介定标准为员工常规办公地所在省份（或直辖市）。如培训学习费用中已含有伙食餐费的，公司不发给出差补助。如有业务接待餐费报销的，每餐扣发当天50%的出差补助。出差管理办法—出差补助标准•到香港及澳门出差，交通费和出差补助每人每天150元包干。•公司专职司机因公驾车前往本市花都区、从化区和增城区的情况，可比照本办法发给每人每天10元的伙食补助费。出差管理办法—出差申请•出差人员在OA上（紧急时可通过手机终端）填写出差申请单，填写差旅预算，说明出差的事由、地点、持续天数、人数、往返交通工具类型、酒店费用额度等。所有人员因公务需离开所在市，均需提前申请（综合部司机除外）。未经批准的出差不得报销差旅费。申请单与差旅费报销时的费用报销单相关联。关联不到的不报销，若因非常原因导致电脑终端与手机终端均无法提交申请的可在OA上填写补充申请（补单），经分管领导同意后才能办理费用报销事宜。出差管理办法—出差申请•申请人在填写出差申请单时，列明此次出差同行人员。同一个二级部门的人员就同一个项目出差，可以只填写一张申请单（部门规定要分别走申请的按部门规定执行），按照同行人员中最高层级的人员来定流程。即：不论拟稿人的层级，同行人员中有三级部门经理的，或3人及以上同一个项目同一次出差均需经分管领导审批。如果同行人员中有二级部门经理的，均需经总经理审批；出差管理办法—出差申请•差旅所需的接送车辆和随行车辆由综合部按规定进行安排，凡因公出差需乘坐飞机的，统一由综合部前台订购。申请人将机票需求填写清楚，凭出差审批表到前台办理即可。非确实必要，前台将尽量购买非黄金时段的打折机票。其他交通工具的预订、购票和酒店预订事宜由出差人员按规定要求和标准自行办理。出差管理办法—出差申请审批流程拟稿出差申请2010.03.23/A4二级部门经理分管领导普通员工（无项目经理、且上级为二级部门经理）、以及所有部门的三级部门经理选此路由若拟稿人为二级经理，分管领导审批后需提交总经理审批综合部编制二级部门经理选此路由若拟稿人为三级部门经理或者同一项目同一时间出差人数为3人及3人以上，选此路由总经理审批三级部门经理普通员工（无项目经理、且上级为三级部门经理），则选此路由项目经理普通员工，若有项目经理则选此路由归档若拟稿人非三级部门经理选此路由普通员工（无三级部门经理、且上级为二级部门经理）、则选此路由出差管理办法—出差预借款•差旅费的预借款按公司相关规定执行。借款超过叁仟元需分管领导审批，超过壹万元则需总经理审批。•申请机票的人员在获知机票金额的5个工作日内走借款流程，在借款类型中勾选机票款。公司前台确认借款流程后，出差人员可在前台领取机票走报销流程，冲销机票借款。飞机票费用与同次出差的其它差旅费合并在一张报销单内走流程。出差预借款审批流程经办人（经办部门）二级部门经理审核三级部门经理审核财务部审核分管领导审批无三级部门总经理审批归档同意是否日常借款超过叁仟元是是否日常借款超过壹万元否是否出差管理办法—报销管理•按照谁申请谁报销的原则，根据出差人员角色，出差人员填写《项目（或部门）费用报销单》，选择差旅费科目并在OA上填写《出差报告》，专职司机按车辆使用费的有关审批要求填写《部门费用报销单》，与使用部门派车申请单相关联。出差人员按时间顺序整理相关票据，在每张市内交通票据后注明事由、时间、地点，并连同《出差申请审批表》、学习培训通知、公司驻外员工宿舍管理员出具的入住证明一起提交所属项目经理、三级经理或二级部门经理审核。出差管理办法—报销管理•出差过程中发生的租车费用应列入差旅交通费用核算。•业务费应归入相应的费用核算中；但在报销时，必须凭合法合理的票据和差旅费单据一同填报,注明费用明细，不得单独报销。如发现分开填写的，财务部有权退回重新填报。必须注明出差的往返时间和出差地点、实际出差天数，如期间有往返广州的需注明往返次数，•同一个项目同一次出差所发生的除专职司机外的所有人员的有关费用（包括出差补助）只能填写一张费用报销单报销。注明各自出差的天数。出差管理办法—报销管理•除出差补助外，差旅费中的其它费用如住宿费、往返长途交通费和市内交通费等均凭有效票据按“实报实销”的方式报销，财务部按核准金额直接通过网上银行支付给个人。•各部门要按照财务管理规定，做好部门和项目的差旅费用预算，要严格控制差旅的次数、人数和天数，严格限制预算外差旅费用，及超标使用交通工具和入住超标酒店。对于部门超预算和项目超预算需先提出预算调整申请，经二级部门经理及财务部经理和分管领导审批同意后方可报销。差旅费报销流程示意图经办人（经办部门）二级部门经理审核三级部门经理审核财务部审核预算领导小组审批归档分管领导审批二级部门经理出差前必须经总经理同意才能报销相关费用同意项目经理审核是否预算外否是同意是否差旅费飞机票否是无三级部门经理无项目经理出差管理办法—申请与报销审批职责•项目经理、三级部门经理、二级部门经理所有本部门人员出差申请与报销均需经过部门内上一级经理逐层审批。报销流程中首位负责审批的项目（或部门）经理按出差的工作、学习内容审核票据款项发生的必要性，真实性和合理性，包括是否超过公司有关标准，并对所提供的各类发票进行形式审查（包括印章是否齐全，填写基本内容是否完整，大小写金额是否一致，是否出差往返地本地发票等，剔除不合理的和超支的票据，同时在《费用报销单》上注明同意报销理由和意见。并按流程逐级提交。二级部门经理对所属部门人员报销额度是否超预算及公司相关标准负责。出差管理办法—申请与报销审批职责•财务部1.申请：不经过财务部，但在报销时可关联查看2.报销：(1)所有报销均须经过财务部审核。财务部审核各类报销单额度的准确性和有关费用的合规性，根据报销人员的角色和费用类别分别提交会计归档或分管领导或总经理审批(2）财务会计审核经办人所提交的报销单据的真实性、合法性和有效性，办理具体报销手续。出差管理办法—申请与报销审批职责•分管领导1.申请：有以下情形之一的，需经分管领导审批（1)3人及以上同一个项目同一次出差的；（2）出差人员中有三级部门经理或二级部门经理的；（3）申请飞机票的；(4)因非常原因导致电脑终端与手机终端均无法提交申请的可在OA上填写补充申请（补单）。出差管理办法—申请与报销审批职责•分管领导2.报销:有以下情形之一的，需经分管领导审批，并在《报销单》上签署意见，并注明原因：(1)有飞机票；(2)出差人为二级部门经理；(3)因实际工作需要而发生的住宿费、交通费在合理范围内超标准的；(4)差旅费中有业务招待费的超过2000元且小于等于5000元的；(5)超过部门或项目月度预算额度申请预算调整的。出差管理办法—申请与报销审批职责•总经理1.申请:出差人员中有二级部门经理及以上的需经总经理审批。2.报销:有以下情形之一的，需经总经理审批，并在《报销单》上签署意见：（1）出差报销人为总经理助理及以上人员；（2）差旅过程中发生业务招待费等超过5000元的。出差管理办法—其它规定•除上级部门指定外，原则上不组织参加省外的学习培训班。严格限制参加本市以外、本省以内的学习培训班。如确实需要的，须由部门提交书面申请报告，经总经理批准。•省内出差如具备当天返回条件的必须当天返回。•差旅管理办法的执行情况要作为公司对二级部门进行考核的内容之一，具体办法和指标另文规定。合同对应成本（其它）与业务用款申请管理暂行办法范围合同对应成本(其它):指合同总额已包含的、但合同中并没明确体现的应付给合同乙方的成本费用，与合同外购外包费用一起构成合同对应成本。•业务用款包含：赠送客户的礼品费，业务招待费、业务交流费、项目交流费等。申请要求•所有合同对应成本（其它）和业务用款(除管理层外)均要事先在OA上走申请审批流程，审批通过后方能使用。一般情况下通过电脑终端提出申请，紧急情况下通过手机终端提出申请。若因非常原因导致电脑终端与手机终端均无法提交申请的可在费用报销前在OA上填写补充申请（补单），经分管领导同意后才能办理费用报销事宜。报销时将关联到所事前提交的申请单，关联不到申请单的不能报销（OA系统直接判断）。申请要求•合同对应成本(其它)申请单的主要必须提供的内容包括单号、申请人、申请日期、合同内容、合同初定总金额、合同初定服务性金额、本次发生费用金额、本次发生费用原因、本次发生费用明细、费用不支付产生的影响、报销方式（如会议费、材料费等）等申请及其它要求•业务用款申