第六讲 记账及账簿管理及出纳管理

总账系统记账及账簿管理1第六讲记账操作、账薄查询及出纳管理总账系统记账及账簿管理2学习要求掌握记账方法，熟悉记账时的注意事项熟悉取消记账方法掌握总账查询方法掌握发生额及余额表查询方法了解辅助账管理方法熟悉出纳管理内容及银行对账操作总账系统记账及账簿管理3学习要点记账取消记账总账查询发生额及余额表查询辅助账查询出纳管理总账系统记账及账簿管理46.1记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。总账系统记账及账簿管理56.1.1.记账记账凭证经审核及出纳签字后，即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账范围可输入数字、“－”和“，”。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未记账，本月不能记账。总账系统记账及账簿管理6未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需审核可直接记账。在设置过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。总账系统记账及账簿管理76.1.2取消记账如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。如果选择的是恢复至本月月初，需要输入会计主管的口令，系统才开始进行恢复工作。对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。总账系统记账及账簿管理86.2账薄查询企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账操作之后，就形成了正式的会计账簿。为了能够及时地了解账簿中的数据资料，并满足对账簿数据的统计分析及打印的需要，在总账系统中，系统提供了强大的查询功能，包括基本会计核算账簿的查询输出、各种辅助核算账簿及现金和银行存款日记账的查询和输出。整个系统实现总账、明细账、凭证联查功能。总账系统记账及账簿管理96.2.1.总账查询总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有各级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。科目范围为空时，系统认为查询所有科目。如果需查询一至三级科目，可选择级次范围“1-3”如果需查询所有末级科目，则应选中“末级科目”复选框。总账系统记账及账簿管理10如果需查看明细账还可在“总账查询”窗口中单击“明细”按钮。如果需查询包含未记账凭证的总账，则应选中“包含未记账凭证”复选框。可将查询条件保存到“我的账簿”中。总账系统记账及账簿管理116.2.2.发生额及余额表查询发生额及余额表查询与总账查询基本相似，余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。总账系统记账及账簿管理126.2.3.明细账查询本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。当需查询辅助核算的账户余额时，可以在“总账系统”窗口中，单击“辅助”菜单中的选项查询客户往来、供应商往来、个人往来、部门及各项目的总账、明细账、催款单及账龄分析等。总账系统记账及账簿管理136.3出纳管理出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理，进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告。总账系统记账及账簿管理146.3.1出纳签字出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对。总账系统记账及账簿管理15出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。总账系统记账及账簿管理166.3.2银行对账银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之一。为了能够准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。银行对账一般通过以下几个步骤完成：录入银行对账期初、录入银行对账单、银行对账、编制余额调节表和核销已达账。总账系统记账及账簿管理176.3.2.1.录入银行对账期初数据第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。总账系统记账及账簿管理186.3.2.2录入银行对账单要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。输入每笔经济业务的金额后，单击Enter键后，系统自动计算出该日的银行存款余额。若企业在多家银行开户，对账单应与其对应账号所对应的银行存款下的末级科目一致。总账系统记账及账簿管理196.3.2.3自动对账银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择。对账条件中的方向、金额相同是必选条件。对账截止日期可输可不输。对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志，其所处行背景色变为绿色。总账系统记账及账簿管理206.3.2.4手工对账由于系统中的银行未达账项是通过凭证处理自动形成的，期间有人工录入过程，可能存在有关项目内容输入不规范或不全面的情况，从而造成无法实现全面自动对账，此时可以采用系统提供的手工对账功能。总账系统记账及账簿管理216.3.2.5编制余额调节表对账完成后，系统自动整理汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。此余额调节表截止到对账截止日期的余额调节表，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。总账系统记账及账簿管理226.3.2.6.核销已达账在总账系统中，用于银行对账的银行日记账和银行对账单的数据是会计核算和财务管理的辅助数据。正确对账后，已达账项数据已无保留价值，因此，通过上述对账的结果和对账明细情况的查询，确信对账准确后，可以通过核销已达账功能核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项。总账系统记账及账簿管理236.3.3日记账查询日记账是指现金和银行存款日记账。在日常业务处理过程中，通过记账功能就能直接完成日记账的记账操作。日记账的作用只是用于查询和输出现金和银行存款的账务资料。现金日记账及银行存款日记账查询功能既可以查询某一天的现金或银行存款日记账也可以查询某一个月份的现金及银行存款日记账。总账系统记账及账簿管理24在“现金日记账”中，如果本月尚未结账，显示“当前合计”、“当前累计”；如果本月已经结账，则显示“本月合计”、“本年累计”。查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，查看相应的凭证，按“总账”按钮可以查看此科目的三栏式总账。银行存款日记账的查询与现金日记账的查询操作基本相同。在“总账系统”窗口中单击“出纳”菜单中的“资金日报”或执行“出纳管理”/“资金日报”命令查询或输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。