《会计信息系统及其课程设计》五

《会计信息系统及其课程设计》五第五章会计报表子系统【本章目标】会计报表子系统并非针对经营交易或事项的直接处理，而是侧重系统输出和信息生成。即加工和报告由其他子系统处理产生的资料和信息。通过本章的学习，应掌握以下内容：1、报表的格式2、报表的取数来源3、手工编制报表的基本程序4、计算机编制报表的原理和特点5、计算机生成会计报表的基本操作步骤和方法6、计算机生成现金流量表的原理【学习内容】5.1会计报表子系统概述5.2会计报表子系统的流程与项目定义5.3会计报表子系统的日常业务处理5.4现金流量表的编制课程学习第五章第一节5.1会计报表子系统概述会计报表是企业财务报告的重要组成部分，是会计核算系统的最终输出结果。会计报表系统的任务是根据会计准则和企业会计制度的要求编制对外提供的财务报表，同时根据企业内部管理的需要，提供灵活多样的内部管理报表。一、会计报表概述1、会计报表分类对会计报表分类的认识，有助于针对不同的报表，采用不同的方式进行定义、处理和输出。除此之外还有一些其他的分类方式，如按编制时期分类可分为定期报表和不定期报表，按计量用的货币可以分为记账本位币报表和外币报表。2、会计报表格式会计报表中的数据只有出于特定的位置才表示一定的财务信息，才能被人们所理解，这种特定的位置是由会计报表的格式表达的。每张报表都有其特定的表格格式，报表格式都可分为三个部分：表头、表体和表尾。见表5－1。表5－1：表的格式利润表编制单位：年月日单位：元项目行次本月数本年累计数一、主营业务收入1减：主营业务成本4主营业务税金及附加5二、主营业务利润（亏损以“-”号填列）10加：其他业务利润（亏损以“-”号填列）11减：营业费用14管理费用15财务费用16三、营业利润（亏损以“-”号填列）18加：投资收益（损失以“-”号填列）19补贴收入22营业外收入23减：营业外支出25四、利润总额（亏损以“-”号填列）27减：所得税28五、净利润（净亏损以“-”号填列）30补充资料：1、出售、处置部门或被投资单位所得收益：2、自然灾害发生的损失3、会计政策变更增加（或减少）利润总额4、会计估计变更增加（或减少）利润总额5、债务重组损失6、其他3、会计报表项目的数据来源（重点）在会计报表中有各个报表项目，不同的报表项目有着不同的编制方法，相应地有着不同的数据来源。例：资产负债表编制方法及相应的取数来源：由此可总结一般会计报表的数据来源有以下几种情况：①账务处理系统的总账、明细账，以及其他子系统的辅助项目账取数。②本表取数。③其他报表取数。④从系统外部取数，包括直接手工输入、以软盘传入或通过通讯线路传递等。例如手工输入编制单位的名称，以软盘或网络传递子公司的个别报表。⑤从其他软件取数。例如从其他的数据库取数。在会计软件中，针对第一种取数方式，一般采用大量的财务函数来实现。二、会计报表软件简介目前，国内报表软件众多，归纳其制作方法，可分为三类：1、专用报表软件2、通用报表软件3、电子表软件三、会计报表子系统的特点和目标1、会计报表子系统的特点（重点）会计报表子系统与其他子系统相比，具有以下特点：①手工输入数据量少。②不设置报表数据的直接修改功能。③输出信息规范性强。④通用性更强、适用面更广。⑤图表并用进行报表分析。2、会计报表子系统的目标根据账务处理子系统、其他会计核算子系统、会计报表子系统自身、其他系统等数据来源，按照用户定义的方式，编制用户需要的会计报表，并按用户的需求对报表进行各种分析。第二节5.2会计报表子系统流程与项目定义一、会计报表子系统流程1、会计报表子系统处理流程（重点）会计报表处理的流程可分为四个步骤：如图5－1所示：图5－1：报表子系统数据流程图2、会计报表子系统的主要功能①报表初始化和维护。包括报表设置、报表删除、报表备份和恢复。②格式管理。包括报表格式定义和报表公式定义。③报表数据处理。包括报表生成、报表审核、报表舍位平衡、报表汇总和报表合并。④报表输出。包括报表显示输出、打印输出和传输。二、会计报表公式定义1、报表项目计算公式定义在处理报表时，首先要取得数据，然后在必要时进行计算，因此取数是首要的。报表数据主要来自账务处理子系统和其他核算子系统，这种取数主要通过账务函数和其他核算子系统的函数来实现数据的调用；有的数据来自表内，这种取数可以直接通过表页序号和单元格的坐标来调用，虽然不同会计软件的函数名称各不相同，但其原理是相同的，我们以金算盘软件为例分析其取数公式的定义。图5－2是金算盘电子表格的操作界面。单击对应的单元格，可以在公式编辑区域编辑报表的函数取数公式。图5－2：电子报表界面例如，我们选取D8单元格，即货币资金的年初数，该单元格的取数应为从账务系统中提取“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”的年初数相加填列，该单元格的取数公式为：期初余额(金额,折本位币,科目编码='101'且包含未记账凭证=否且日期=本年)+期初余额(金额,折本位币,科目编码='102'且包含未记账凭证=否且日期=本年)+期初余额(金额,折本位币,科目编码='109'且包含未记账凭证=否且日期=本年)“101”、“102”、“109”为“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”的科目代码。再如，资产总计D39单元格的取数格式为：D22+D24+D32+D36+D38。表示“流动资产合计”、“长期投资”、“固定资产合计”、“递延及无形资产合计”、“其他长期资产”几个单元格的数据相加。用户在实际操作中可以通过公式向导的方式定义公式。单击“”按钮，即可出现函数定义的对话框，在对话框的引导下定义该单元格的公式，函数定义对话框如下图所示，见图5－3。图5－3：函数定义向导不同软件函数定义公式不同，但是原理大同小异，用户可以根据购买的财务报表软件操作手册参考其取数函数的定义方法。2、审核公式定义在经常使用的各类财务报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般都存在一定的勾稽关系。如资产负债表中的资产总计的金额应该等于负债及所有者权益总计的金额。在实际报表编制过程中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查，即进行数据的审核。审核公式就是表示报表数据之间勾稽关系的公式。例如在金算盘电子表格系统中，选择“工具”菜单下的“勾稽公式”命令，出现如下对话框：图5－4：勾稽公式定义在该对话框输入：D39=G39。表示资产的年初数等于负债和所有者权益的年初数。在该对话框中输入整张表的勾稽公式，输入勾稽公式时即可以直接在公式框中输入，也可以使用旁边的按钮生成。输入完所有的勾稽公式后单稽“审核”按钮，如有错系统将给出警告。3、舍位平衡公式定义报表数据在进行进位时，以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。舍位平衡公式的作用就在于，舍去一定位数以后，重新建立原来的平衡关系。例如在金算盘电子表格系统中，选择“工具”菜单下的“舍位”命令，出现如下对话框，图5－5。图5－5：舍位平衡的定义定义舍位位数、小数位数和舍位区域，舍位位数和舍位小数是进行舍位的条件。例如目前的报表是以元为单位的报表，资产总额为10213456元，我们要将其转化为单位为万元的报表，此时舍位位数定义为4，表示最终的舍位结果以万元表示，舍位小数定义为2，指舍位后小数保留两位，舍位结果为1021.35（万元）。舍位区域要定义进行舍位的单元格区域。为了保持原有的平衡关系不被舍位影响，要定义平衡公式。单击“平衡公式”按钮，定义舍位平衡公式，见图5－6。图5－6：舍位平衡公式定义图5－6中，舍位公式“D39=G39，E39=H39”表示舍位后资产与权益之间仍要保持平衡关系。平衡公式是为重新建立平衡而定义的公式，该公式定义时须注意：应倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。例如定义百元利润表的平衡公式，先定义“净利润＝利润总额－所得税”，以此类推，最后才定义“主营业务收入－主营业务成本一主营业务税金及附加”。这样避免前一步骤的平衡影响后一步骤的平衡关系。三、报表模板的应用报表的格式定义和公式定义主要用于支持报表的自定义，通用报表系统一般会根据行业的特点，预先设置一系列的报表以供用户选择使用，这就是系统预置的报表模板。用户利用报表模板就可以迅速建立一张符合需要的财务报表。此外，对于一些本企业常用报表模板中没有提供的报表，在定义这些报表的格式和公式以后，可以将其定义为报表模板，以后可以直接调用，而无须重复定义。灵活运用报表模板可以加快报表处理的效率。第三节5．3会计报表子系统日常业务处理在报表模板定义等初始化工作完成以后，企业就可以进行会计报表子系统的日常业务处理，主要包括报表生成、报表审核、报表舍位平衡处理、报表输出和报表维护。一、报表生成如果常用的报表模板能满足需要，企业就可以直接调用预置的报表模板生成报表；如果不能满足需要，企业可对报表模板加以修改，或者直接自定义新的报表格式和报表公式，作为新的报表模板保存，这样企业就可以调用经过修改或者是自定义的报表模板，生成新的报表。因此报表生成只是简单地调用符合企业需要的报表模板即可，有时也需要进行报表格式和公式的少量修改。以利润表为例，报表生成可分为以下几个步骤：如图5－7所示：图5－7：报表生成的步骤1、模版选择以金算盘会计软件为例，打开金算盘电子表格，在“文件”菜单项下，选择“新建”，选择预置的报表模版，如图5－8所示。图5－8：模版的选择如果企业采用企业会计制度，选择企业会计制度模版，并确认。如图所示，报表系统将一套包括资产负债表、利润表、现金流量表的一系列包含取数公式模版导入进来，选择下图框中的下拉式列表框，用户可以选择要编制的报表计算生成。见图5－9。图5－9：报表模版2、修改公式如果对模版中的已预置公式需修改，应修改公式，具体做法参考上节内容。3、报表重算选择“工具栏”中的“重算工作表”，选择需要编表的账套名称，报表即可自动生成。见图5－10。图5－10：报表生成二、报表审核在数据处理状态中，当报表数据录入完毕后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。可以通过命令窗的操作随时对部分数据进行审核，如果审核关系不等，将按照提示内容给出警告信息，也可以使用对话框输入审核公式进行审核，后一种方式设置的审核公式将随报表一起保存，随时可以对报表进行再次审核，而命令窗中的审核公式则不随报表保存。系统按照审核公式逐条审核表内的关系，当报表数据不符合勾稽关系时，屏幕上出现提示信息。操作人员按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。每当对报表数据进行修改后，都应该重新进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。三、报表舍位平衡舍位平衡公式设置以后，就可进行舍位平衡，生成新报表。假设由原利润表编制百元利润表，只需在定义好的舍位平衡公式的基础上，在报表的数据状态下执行舍位平衡操作，就可以生成新的以百元为单位的利润表。企业只需在新报表的格式状态下将单位修改为百元就可以完成新报表的编制工作。四、报表输出会计报表的输出方式有以下几种：1、屏幕输出。查询会计报表是计算机会计报表子系统的一个重要内容。这种输出主要用于企业检查报表设置和编制是否正确，不仅能查询正在编制的会计报表，也能查询历史报表。2、打印输出。打印会计报表是会计软件提供的一个重要功能。该功能可以设置报表使用的字形、字号，调整页面的行间距和列间距，设置页边距、页眉、页脚、纸张大小和纸张来源等，从而输出用户需要的纸质报表。3、磁盘输出。指将所需要的报表以文件的形式输出到磁盘上，报表的使用者特别是上级主管部门、总公司可以直接用磁盘中的数据进行报表汇总。随着移动存储技术的不断发展，有可能采用容量更大、安全性更高的其他存储设备代替软盘，作为输出的载体。4、网络传输。如果加密技术、签名技术和防火墙技术等网络安全技术能在一定程度上保障网络传输的安全性，那么网络传输不失为一个快捷、经济的传输方式。五、报表维护报表