会计信息系统-帐务处理子系统

陈婉玲韦沛文唐清泉《会计信息系统》中山大学管理学院会计学系核心课程《会计信息系统》第四章账务处理系统内容提要本章主要分析账务处理子系统的功能与数据流图，介绍其模块设计、数据文件设计、科目代码设计、输入输出设计，并对账务处理子系统的初始化设置、凭证输入、审核与记账、结账、账簿输出、银行对账、自动转账和系统管理与维护等的实现进行讨论。第一节账务处理子系统的功能、任务和特征1．功能与任务＿输入并审核记账凭证，登记账簿，结账、输出账务信息，为报表编制提供数据，辅助功能（银行对账、部门、项目、往来等核算）2．特征:必须遵循会计准则和会计制度综合性强,是整个会计信息系统的核心信息必须具有客观性和可检验性总账销售与应收账款采购与应付账款存货管理成本管理工资管理固定资产管理通用报表财务分析与管理会计信息系统各子系统的关系第二节手工账务处理子系统流程经济业务产生原始凭证根据原始凭证编制记账凭证根据原始凭证或记账凭证登记日记账根据记账凭证登记明细账根据记账凭证可按一定方法登记总账月末结账编制会计报表。第二节手工账务处理子系统流程（续）１．汇总记账凭证账务处理流程：该流程特点是根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总账２．记账凭证处理流程：该流程特点是根据每一张记账凭证直接逐笔登记总账３．科目汇总表账务处理流程：该流程特点是根据科目汇总表登记总账4.日记总账账务处理流程：日记总账既是日记账又是总账，根据记账凭证登记第三节计算机账务处理流程及功能模块结构图1．计算机账务处理流程记账凭证对账单输入记账打印审核对账总账明细账现金日记账银行存款日记账银行存款余额调节表科目余额发生额文件临时凭证文件凭证文件对账单文件银行日记账未达账项其它子系统自动转账凭证计算机账务处理流程传送输入输入财政部对会计核算软件的要求P507《会计核算软件基本功能规范》2．账务处理子系统模块划分系统初始化与维护建立科目代码初始余额装入凭证类型设置自动转账分录设置操作人员管理非法对应科目设置外汇汇率输入核算单位管理会计档案管理运行环境设置操作日志管理账务处理子系统凭证输入凭证输入修改凭证查询打印汇总未记账凭证综合查询自动转账凭证接收凭证审核记账结账记账结账账簿输出凭证查询打印汇总日记账输出明细账输出总账及余额表输出多栏式明细账综合查询输入银行对账单自动分行对账手工核销未达账项余额调节表输出系统服务备份修改口令重建索引数据恢复系统初始化━凭证输入━审核━记账、结账━账簿输出━银行对账━系统服务。第四节数据文件设计主要有三类数据文件。（一）临时凭证文件和凭证文件RQ(日期)PZH(凭证号)PZLX(凭证类型)KMDM(科目代码)ZY(摘要)JE(金额)FDJ(附单据)JD(借贷方向)WBSL(外币数量)HL(汇率)YHLX(银行业务类型或支票号)SRY(输入员)SHY(审核员)其中银行业务类型或支票号字段是为银行存款对账而设，涉及到银行存款的业务需输入，其它业务不用输入。（二）账簿文件的数据结构科目余额发生额文件：KMDM(科目代码)KMMC(科目名称)KMXZ(科目性质)RQ(日期)QCYE(期初余额)JFF(借方发生)DFF(贷方发生)JFLJ(借方累计)DFLJ(贷方累计)QMYE(期末余额)NCYE(年初余额)YEFX(余额方向)QCWBE(期初外币额)JFWBE(借方外币额)DFWBE(贷方外币额)QMWBE(期末外币额)ZHLB(账户类别)ZHGS(账户格式)ZJM(助记码)JFF1(本次记账记入借方的金额)DFF1(本次记账记入贷方的金额)其中：(1)科目性质：指该科目是属于资产、负债、所有者权益、成本和损益五类中的哪一类，以便于计算机按其分类进行处理。(用友称科目类型，其科目性质指余额方向）(2)账户类别：指该科目是属于银行科目及其它科目中的哪一类，便于计算机进行银行对账和相关业务的管理。(3)账户格式：指定义的账户是三栏式、复币式、数量金额式或数量外币式等中的哪一种，便于凭证输入时输入相关的数据。（用友称账页格式）(4)助记码：指便于用户记忆而对科目另外编制的代码。（三）银行对账文件的数据库结构1.银行日记账未达账项文件KMDM(科目代码)PZH(记账凭证号)YHLX(银行业务类型或支票号)RQ(日期)ZY(摘要)JD(借贷方向)JE(金额）DZBZ(对账标志)２.对账单文件的结构YHKM(银行科目)YHLX(银行业务类型或支票号)RQ（日期）JD(借贷方向)JE(金额)DZBZ(对账标志)３.银行会计科目文件的数据结构KHYHMC(开户银行名称)YHKM(银行科目)KMDM(科目代码)第五节科目代码设计1．对科目编码的要求:单义性、方便性、通用性、可扩展性2．科目编码的方式通常采用组别分类码的方式对会计科目编码。它是一种分段组合编码，每一代码由若干段数码组成。每一段有固定的位数，代表一定的含义。科目代码的各段一般分别表示各级科目的代码。例：对生产成本科目编码的例子：科目级别科目代码科目名称一级科目4101生产成本二级科目410101基本生产三级科目41010101甲产品二级科目410102辅助生产..科目的助记码：对科目可以进行再一次的编码，形成会计科目的助记码。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写等容易的记忆方法编制，其目的在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和代码，提高输入速度。第六节输入输出设计（一）凭证输入的设计1．输入凭证的格式设计:人们希望能用与手工填制凭证相近的格式进行输入，以方便输入和减少输入的差错（一）凭证输入的设计（续）2．凭证输入的安全控制设计（1）输入的密码权限控制。（２）凭证输入的检验控制输入前审核：主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行合理、合法、真实和正确性的检查，确保系统输入数据的正确可靠。（２）凭证输入的检验控制（续）输入时的程序检验：数据类型校验、借贷平衡校验、代码有效性检验（存在、最明细、与凭证类型是否相符、非法对应科目）、控制总数校验、凭证号的顺序控制等。输入复核控制：（A）屏幕检查法。（B）二次输入法。（C）清单校对法。对输入凭证错误的更正过程控制（A）凭证未审核记账：谁出的错误由谁更正。（B）已审核未记账：由审核人员消审后录入人员修改。（C）已记账：只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正。一般常用方法是：输入一张红字冲销凭证以冲销错误凭证，然后再将正确凭证输入。凭证输入程序举例：P167（二）账簿输出设计1．账簿输出的方式（1）账簿打印输出：套打、全打（2）账簿显示输出：所见即所得（3）账簿磁盘或网络输出：接口设计（二）账簿输出设计（续）1．账簿输出格式（１）日记账：三栏式。（２）明细账：有三栏式和多栏式两种。多栏明细账一般按其下级科目分设若干个金额栏。（３）总账：可用三栏式总账，也可用科目余额发生额对照表代总账。2．账簿输出程序的设计：P194第七节账务处理子系统的初始化设置与管理账务处理子系统的初始化设置通常是指用户首次使用软件时将手工会计信息系统（或旧的计算机系统）转换成能够进行日常账务处理的有关初始化工作。系统初始化设置是用户使用账务处理子系统时的一项基础性工作，是保证账务处理子系统正常运行的基本条件。账务处理子系统初始化设置主要包括：1．所开设的账套和核算单位;2．设定记账的方法、科目结构和凭证类型;3．设定核算单位的账户体系，具体包括：科目代码设置，初始余额与发生额输入，初始数据的校验，自动转账设置，初始银行未达账项输入。4．操作人员及权限设置等。系统管理主要包括：1．科目管理：增、删、改2．人员与权限管理：增、删、改3．汇率管理：增、删、改4．自动转账分录管理：增、删、改5．操作日志管理：查询、打印、备份、清理（一）科目设置与管理１．新增科目代码：增一级科目与增下级科目（必须先有其上级科目）２．修改已存在科目：初始化结束后，除年初可修改没有余额的科目外，其他均不能改。３．删除无用科目：初始化工作结束后，除年初可删去没有余额的科目外，其他均不能删。4．程序举例：P158（二）系统人员岗位设置：(1)电算主管：负责协调整个AIS的运行工作。可以进行所有的系统设置，负责对系统进行抢救工作等，也可进行结账、数据管理。(2)软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，可以对输入的未审核记账的会计凭证进行修改、查询和打印；负责输出记账凭证、会计账簿和报表，进行银行对账等。（二）系统人员岗位设置(3)审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核签章，登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认等。(4)电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。（二）系统人员岗位设置(5)电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。(6)数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，为管理与决策提供有用信息。（三）人员权限与口令的设置与修改会计主管对每个操作人员设定其权限并给一个初始口令。操作员需定期或随时修改自己的口令，以防口令泄漏。修改口令时，要求先输入原口令，再输入新口令。当人员或权限变动时由主管进行删改。第八节处理流程设计（一）记账功能1．电算化条件下记账的特点（1）上月结账后才能记下月的账。（2）记账仅用经审核的凭证更新“科目余额发生额文件”，并从“临时凭证文件”转移到“凭证文件”中存放。账册只有在需要时临时根据这两个文件生成。（3）要求对已审核的凭证或者本次完整记账，或者本次完全没有记账。为防止记账中断现象发生的方法：（１）通过硬件解决：安装不间断电源（ＵＰＳ），防止系统突然断电。（２）通过计算机程序解决：由计算机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份，把记账前的数据备份到硬盘的另一个地方，如果记账不成功，计算机自动恢复记账前的状态，再重新记账，这是本书采用的策略。2．记账的处理流程记账处理模块的基本思想是：根据已审核签章的凭证数据，按科目代码汇总并更新科目余额发生额文件，然后进行逐级汇总，生成上级科目余额数据。并把凭证从临时凭证文件转到正式凭证文件。3.具体记账流程(1)备份记账前的数据（包括凭证文件、科目余额发生额文件等），并用一个记账状态变量记下“开始记账”标志。(2)取出临时凭证文件中已审核过的凭证记录。(3)按科目汇总，用汇总数据来更新科目余额文件中相应科目的本期发生额。具体记账流程（续）(4)根据逐级汇总的方法，用下级科目汇总后的结果生成上级科目余额发生额数据。最后计算出各科目的累计发生额和余额。(5)把科目属于银行类的记录，复制存入银行日记账未达账库，供银行对账用。具体记账流程（续）(6)把本批已记过账的凭证记录从“临时凭证文件”转入正式“凭证文件”中，并删除临时凭证文件中已记过账的记录。记账成功后修改记账状态为“记账结束”。(7)若记账不成功，计算机可识别记账状态变量，系统恢复到记账前的状态，重复上述过程，重新记账。程序举例：P177（二）银行存款对账功能1．计算机完成银行对账的基本思想：（１）计算机登账时银行日记账已由计算机自动记录。（２）用户输入对账单，也可以用软磁盘或通过计算机网络传送对账单。（３）计算机自动进行银行对账：按结算票据号、收付方向和金额对账。（４）手工核销未达账项：有些账项银行和企业记录不同，这时需要手工核销。计算机完成银行对账的基本思想（续）（５）根据对账结果产生银行存款余额调节表：企业账余额＋银收我未收－银付我未付＝对账单余额＋我收银未收－我付银未付（6）检查未达账项，追查长期未达账。2．计算机完成银行对账的程序设计对每一个银行账户的未达账和对账单文件均以对账关键字（银行业务类型或票据号＋收付方向＋STR(金额，12，2)）为索引，将两个文件按关键字建立联系，以某一文件从头开始核对关键字，对上的当前记录的对账标志置为“１”，直到文件尾。对账标志置不为“１”的为未达账项。（三）自动转账功能1．自动转账分录的分类：（1）日常使用类：如待摊费用的摊销，费用的预提，成本的分配等。（2）结账分录：损益类科目转入本年利润。2．自动转账分录的