基础会计学

初级会计学第五讲会计凭证与帐簿厦门理工学院商学系——李惠本讲内容提要•会计凭证的含义与作用•原始凭证•记账凭证•会计账簿的设置•总账、明细账和日记账的登记•会计记账程序•会计电算化引子：关于会计凭证的现实案例他们为什么要销毁凭证因为凭证记载着公司经济活动的真相吗长野冬奥会申办过程的凭证被全部烧毁；银广夏1998年之前的财务资料丢失；2008年台湾大选前华杨史威灵飞机公司的帐本不见了……“银广厦”造假案•中国证监会于2001年8月3日，对广厦（银川）实业股份有限公司（银广厦）正式立案调查。现已查明银广厦通过伪造购销合同、伪造出口报关单、虚开增值专用发票伪造免税文件和伪造金融票据等手段，虚构主营业务收入，虚构巨额利润7.45亿元，其中1999年1.78亿元，2000年5.6亿元。同时还查明深圳中天勤会计师事务所及其签字注册会计师违反有关法律法规，为银广厦出具了严重失实的审计报告。银广夏1998年之前的财务资料丢失。InventoryCash中国古代的会计凭证⒈西周官厅时期的凭证应用：“凡税敛，掌事者受法焉。”“凡颁财，以式法授之。”⒉春秋战国时期的经济凭证：券、券契、券书。⒊秦汉时期的会计凭证：券、符券、书（报损用的专门凭证）、致（专门用于付出财物的凭证）、参办券（专门用于缴纳财物的凭证）等。此时的凭证有联次及登记簿记的重要作用。中国古代的会计凭证⒋西汉时期的会计凭证：分三类：一类：券书，一般的经济凭证，与先秦的一脉相承；二类：官方的支付令；如：十月奉钱千付干，卿以印为信。”三类：与经济收支有关的各种名籍。（此时的凭证有编号和加盖官印，严肃，责任）⒌唐宋时期的会计凭证：契（契书）、券（券书）：二者通用，一般用于对社会经济契约的称呼；帖：大都用于对经济收支凭证的称呼。《会计法》第四十二条●有下列行为之一的，要承担法律责任◆不依法设置会计账簿的◆私设会计账簿的◆未按规定填制、取得原始凭证或者填制、取得的原始凭证不符合规定的◆以未经审核的会计凭证为依据登记会计账簿或者登记会计账簿不符合规定的◆……◆未按照规定使用会计记录文字或者记账本位币的◆未按规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失的◆……会计凭证是什么？●会计凭证是指用以记录经济业务、明确经济责任，并作为记账依据的书面证明。●会计凭证分为两大类：◆原始凭证◆记账凭证凭证的作用□会计凭证是反映经济业务的原始资料□会计凭证是会计控制与监督的重要依据□会计凭证是明确经济责任的书面证明Cash原始凭证•原始原始凭证是在交易或事项发生或完成时取得或填制、用来证明交易或事项的发生、明确经济责任，并作为记帐依据的最初书面证明文件,是会计核算的重要依据。具有法律效力。原始凭证的基本要素凭证名称与编号填制日期交易双方单位名称交易内容或事项交易数量与金额经办人签名原始凭证的种类按来源分类外来原始凭证自制原始凭证按填制手续分类累计凭证一次凭证原始凭证的填制基本要求填制及时书写清楚真实可靠内容完整顺序使用1.签名和盖章：◇从外单位取得的原始凭证，必须有填制单位的公章；◇从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；◇自制原始凭证，必须有经办部门负责人或其指定的人员的签名或盖章；◇对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。（公章：业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章。）原始凭证填制的附加要求2.凡有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须一致。◇如不一致，以大写的金额为准。◇大写金额的规范写法。原始凭证填制的附加要求3.购买实物的原始凭证，必须有验收证明。4.职工因公出差填制的借款单，是借款业务的原始凭证；职工报销出差费用时，财务人员应另开收据或退还借款单的副本，不得退还（撕毁）原借款单。5.发生销货退回及退还货款时，必须填制退货发票，附有退货验收证明和对方单位的收款收据，不得以退货发票代替收据。原始凭证填制的附加要求6.一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存。7.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证。8.发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，并在更正处加盖开出单位的公章。原始凭证填制的附加要求原始凭证填制的书写规范1.一个一个地写，不得连笔写。2.习惯地，阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度，约60度左右。3.阿拉伯数字书写还有高度标准，一般占凭证横格高度的1/2为宜，并紧靠横格底线。4.为防止涂改，对有竖划的数字的写法应有明显区别：如“6”的竖划应偏左，“4”、“7”、“9”的竖划应偏右，“1”应写在中间。此外，“6”的竖划应上提为一般数字的1/4;“4”、“7”、“9”的竖划可以下拉出格至一般数字的1/4.（一）阿拉伯数字的书写要求原始凭证填制的书写规范1.阿拉伯数字前面应写货币币种符号或货币名称简写和币种符号。2.币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。3.凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。4.所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况下一律填写到角分，无角分的，角位和分位可写“00”，或符号“—”，有角无分的，分位应写“0”，不得用符号“—”代替。（二）货币符号的书写要求原始凭证填制的书写规范1.大写数字的书写：◇零（而不是“另”）、壹、贰（而不是“两”）、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等。注意：“廿”不能代替贰拾、“卅”不能代替叁拾。◇大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应当写“整”字或“正”字。◇大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或“正”字。如：人民币35680元大写为：人民币三万伍仟陆佰捌拾元整或：人民币三万伍仟陆佰捌拾元正（三）汉字大写数字的书写要求原始凭证填制的书写规范又如：人民币471.90元大写为：人民币肆佰柒拾壹元玖角整或：人民币肆佰柒拾壹元玖角正不能写成：人民币肆佰柒拾壹点玖零元正（三）汉字大写数字的书写要求原始凭证填制的书写规范再如：人民币2308.66元大写为：人民币贰仟三佰零捌元陆角陆分2.“零”字的写法：◇阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；如：人民币105846元，大写金额：人民币拾万零伍仟捌佰肆拾陆元整（三）汉字大写数字的书写要求原始凭证填制的书写规范◇阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；如：人民币1000846元，大写金额：人民币壹佰万零捌佰肆拾陆元整（三）汉字大写数字的书写要求原始凭证填制的书写规范◇阿拉伯金额数字元位是“0”；或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。如：人民币1860.96元大写金额：人民币壹仟捌佰陆拾元零玖角陆分或:人民币壹仟捌佰陆拾元玖角陆分又如：人民币86000.80元大写金额：人民币捌万陆仟元零捌角整或：人民币捌万陆仟元捌角整（三）汉字大写数字的书写要求原始凭证的审核审核要点内容的审核审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法，有无违反制度规定，有无贪污盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违法乱纪行为形式的审核审核原始凭证的填制手续是否符合规定的要求记账凭证•记账凭证是由会计人员根据原始凭证按照经济业务的内容、运用复式记账原理填制并作为记账依据的会计凭证。记账凭证引申：1.记账凭证的依据:审核无误的原始凭证问：是否所有的记账凭证都需要附原始凭证？2.记账凭证的内容：分录3.记账凭证的作用：是登记账簿的依据记账凭证的基本要素日期凭证编号经济业务摘要会计科目名称所附原始凭证张数金额填制人签名会计主管与审核人签名记账凭证的种类转帐凭证：用来记录除现金、银行存款等货币资金以外的其他转账业务的记账凭证。收款凭证付款凭证用来反映现金和银行存款收付业务的凭证课堂练习假设：1.1月5日收到A公司投入货币资金150万元，B公司60万元。2.1月10日用存款支付水电费5000元，通讯费8000元。3.1月11日从银行取现金10000元。4.1月31日计提厂部固定资产折旧3800元。（准备收款凭证1张；付款凭证2张；转账凭证1张；通用记账凭证1张。）记帐凭证的种类记帐凭证专用凭证按格式分类通用凭证收款凭证付款凭证转帐凭证会计凭证的传递□会计凭证的传递，是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管时止，在本企业内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。□通过会计凭证的传递◇能够把反映在会计凭证上有关经济业务完成情况的资料及时地传送到本企业内部各个有关部门；◇能够正确地组织经济活动，实行会计监督。会计凭证的保管■记账凭证的保管要点：◆定期进行分类整理；◆按照编号顺序连同所附的原始凭证装订成册，在装订线上加贴封签并指定专人保管，年度终了，要移交财会档案室登记归档；◆原始凭证不得外借；◆一般的会计凭证分别规定保管期限，重要的会计凭证必须长期保存；◆对保管期满需要销毁的会计凭证，须经本单位领导审核，报上级主管部门批准后才能销毁。什么是会计账簿？•会计账簿是根据审核无误的会计凭证序时、分类、连续、系统、全面、综合地记录经济业务的簿籍，它是由许多具有专门格式的账页组成的。引申:1.登记帐簿的依据是什么？审核无误的记账凭证2.帐簿记录又是什么步骤的前提？编制试算平衡表、工作底稿、会计报表（最终目的）什么是会计账簿？账簿有哪些种类？会计账簿按用途分按外形分按账页格式分序时账簿分类账簿定本式活页式卡片式三栏式多栏式数量金额栏式备查账簿为什么要设置并登记会计账簿？□会计账簿的重要性在于：◆设置和登记账簿是取得全面、系统会计信息的重要手段；◆通过设置和登记账簿，可以为正确地计算费用成本和经营成果提供必要的前提条件；◆账簿所记载的会计资料，是编制会计报表的主要依据;◆设置和登记账簿，便于会计工作的分工，便于保存会计信息，为日后查阅提供方便。总分类账簿•含义：总分类账是按照一级会计科目分类开设并登记全部经济业务的账簿。•格式：总分类账一般采用借、贷、余三栏的订本账。•登记依据：总分类账登记的依据主要取决于所采用的会计账务处理程序。它可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以把各种记账凭证先进行汇总，编制成汇总记账凭证或科目汇总表后进行登记。明细分类账簿■含义：明细分类账是根据二级会计科目或明细科目设置账户，并根据会计凭证进行明细登记某一经济业务的账簿。■格式：明细分类账的格式主要有以下三种：◆三栏式明细分类账；应收（付）帐款帐户◆数量金额式明细分类账；原材料帐户◆多栏式明细分类账：费用帐户日记账■含义：按时间顺序逐笔登记的账簿。■格式：一、普通日记帐分录簿：两栏式日记帐。专栏日记帐：多栏式日记帐二、特种日记帐：有三栏式、多栏式（现金日记帐、银行存款日记帐）日记账现金日记帐：用来登记库存现金每天的收入、付出和结余情况的帐簿。要求：按时间顺序逐笔登记，每日终了，结出帐面余额并与实存数相核对。日记账银行存款日记帐：用来反映银行存款的增加、减少和结存情况的帐簿。。要求：按时间顺序逐笔登记，每月终了，帐面余额要与银行对帐单余额相核对。账簿的启用■启用时：◆要在账簿扉页填列“账簿启用表”,详细载明：▲账簿名称和编号；▲财会主管及记账人员；▲账簿页数；▲单位名称及负责人▲账簿册数；▲启用日期等。登记账簿的基本要求□正常情况下只能用钢笔和蓝、黑墨水书写，红色墨水只能在特殊情况下使用；□书写的位置和格式要规范；□不得隔页、跳行登记；□不得任意撕毁，对活页式账簿也不得任意抽换账页；□须以审核无误的会计凭证为依据；□更正错误不得采取任意刮擦、挖补、涂改或用退色药水等方法。课堂练习将前面课堂练习中编制的4张会计凭证登记入账。（准备3张三栏式帐页）错账的查找方法错账的更正方法划线更正适用于记帐后结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并没有错误的情况红字更正适用于记账后发现凭证中应借、应贷科目或金额有错误，或原记账凭证所用科目没有错但所填金额大于应记金额等情况补充更正适用于记账后发现记账凭证所用会计科目没有错，但所填金额少于应记