杭电第八章会计事务处理程序设计

第八章会计事务处理程序设计第一节货币资金业务处理程序设计一、货币资金内部控制中存在风险（一）贪污挪用1、现金收支（1）更改凭证金额，虚构内容。其他经办人员利用工作上的便利条件或凭证上的漏洞，乘机更改发票、收据上的金额，贪污相应款项，或通过添加经济业务内容和金额，将现金据为己有。（2）现金收入不入账。不给付款方开据收据或发票，或篡改票据。（3）篡改账目，从而将多余库存现金占为己有。2、银行存款收支业务的管理漏洞。（1）是私自提现、支票套物。（2）涂改银行对账单。（3）私自背书转让，出借支票。（4）领导人利用职权（二）被盗（三）货币资金利用不合理。如太多导致资金使用效益低、太少导致交易不能进行或遭银行拒付二、货币资金内部控制的对策（一）建立完善的货币资金内部控制体系1.健全货币资金完整性控制（1）发票、收据控制。利用发票、收据编号的连续性，通过核对以确保收到的货币资金全部入账。对发票、收据必须加强其印制和收、发、存的管理，且必须连号，建账核算。（2）往来账核对控制。通过定期与对方单位核对往来账余额，评价清欠货币资金是否及时入账、还欠是否真实。特别要注意已作坏账处理的应收账款有否收回款项不入账的情况。（3）银行对账单控制，利用银行对账清单与企业银行存款日记账逐笔核对，确保银行存款的完整性和存在性。同时，通过编制银行存款余额调节表，可以从未达账户的分析中发现其是否存在错弊。（4）物料平衡控制。其主要是根据原材料在生产、销售过程中量上是否平衡，来判断货币资金是否完整的一种控制方法。该方法主要适用于生产、加工行业。比如，冶炼行业进行铁元素平衡，可以及时发现偷卖成品、半成品、废品等违法行为。2.健全货币资金安全性控制（1）账实盘点控制。通过定期或不定期对货币资金进行盘点，以确保企业资产安全。如：银行存款余额调节表的编制就是实施账实定期盘点控制。（2）库存限额控制。对各企业规定一定的资金库存限额，将超过限额的货币资金送存银行，可降低货币资金被盗风险。（3）岗位分离控制，不相容的岗位由不同的人负责，以达到相互牵制、相互监督的作用。（4）实物隔离控制。如，现金只能由出纳保管，银行承兑汇票只能由一人专管。否则将导致责任不清，并易为不法分子利用岗位制度的漏洞作案。同时，还应采取选择合格的保险箱、安全的场所等保障措施，确保货币资金实物安全。3.健全货币资金合法性控制，是指货币资金收支业务是否合法的内部控制制度。一般都采用加大内部审计监督检查力度的方法；增设复核会计；还可以实行严格的授权审批制度，重点控制大金额货币资金支付。另外，还可利用政府机关、社会力量对企业进行审计、监督、检查。4.健全货币资金效益性控制。它是通过运用各种筹资、投资手段，合理而有效益地持有货币资金的控制性方法。货币资金效益性控制方法是制定货币资金收支中、长期计划。（二）重视货币资金内部控制的关键点1.控制货币资金支出关支付申请、支付审批、支付复核、办理支付四道程序，通过岗位分离、授权批准、文件纪录等控制方法渗透到支付程序中。资金管理的具体办法统收统支所有现金收入全部上缴，所有现金支出要经过上级审批，统一支付。怎样确保下级单位及时全部资金上缴？严格开户银行制度！实时监督控制！减少现金交易！统收分支所有现金收入全部上缴，通过定期资金调度会方式将资金拨入各单位支出账号。怎样确保下级单位的资金支出是按照预算？实时监督控制！集中管理的优势！资金管理的具体办法2.管住货币资金流入点货币资金的收入的程序也可以分解为收款申请、收款审批、收款复核、收款执行四道流程。通过岗位分离、授权批准、票据控制等方法。3.管住银行开户点（1）严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。（2）单位应当定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，发现问题，及时处理。4.管住现金库存点对库存现金的管理应在（1）现金库存限额，（2）现金盘点两方面加强管理。日常现金盘点应增加其他第三者参与盘点或进行监盘的内容。5.管住与银行对账点单位与银行之间的对账，最常见的方式是定期编制银行存款余额调节表，看单位银行存款余额与银行对账单是否相符。如果调节不符，应当查明原因，同时应当要求与银行对账单的核对工作应当由第三者进行。6.管住票据及印章保管点明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记账簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗。加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由授权的专人自行保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。注意节假日期间、值班期间的票据和印章管理，绝不能因为休假、休息而放松相互之间的制约。7.管住督促与检查点建立对货币资金业务的检查监督制度，明确检查监督机构或人员的职责权限，定期或不定期进行检查。要对货币资金业务相关岗位和人员的设置情况进行检查，重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗现象。8.管住财会人员任用点（1）任用职业道德的良好素质和任职资格的人员（2）通过换岗、轮岗三、货币资金内部控制案例分析山东济南某公司一个姓王的人在任出纳工作期间，先后利用23张现金支票编造各种理由提取现金96.94万元，均未记入现金日记账。四年后因需要进行岗位轮换，王某潜逃，后被捕，构成贪污罪。具体手段如下：1、隐匿10笔出口结汇收入计96.94万元：将其提现的金额与其隐匿的收入相抵，使其33笔收支业务均未在银行日记账和银行余额调节中反映。2、伪造11张银行对账单。案例剖析1、出纳兼与银行对账，提供了在编制余额调节表时擅自报销33笔收支业务的机会。2、印鉴管理失控。财务印鉴与行政印鉴合并使用并由行政人员掌管，出纳在加盖印鉴时未能得到有力的监控。3、未建立支票购入，使用，注销的登记制度。4、对账不及时。5、对账单由出纳从银行取得，提供了伪造对账单的可能。5、凭证保管不善，会计已开好的7笔收汇转账单（记账联）被王隐匿，造成此收入无法记入银行日记账中。6、未加强岗位轮换制。四、货币资金业务流程介绍（一）门市部收现程序设计（二）出纳部门收现程序设计（三）支票签发程序设计此外，定期与银行、客户对账第二节销售与收款业务会计流程设计一、销售与收款业务的主要风险1、销售价格的合理性，是否存在随意定价的风险；2、是否能够满足客户对商品品种、规格、质量、交货时间的要求，是否存在违约风险；3、如果采用赊销方式，款项能否按期收回，是否存在信用风险；二、防范风险的对策设置合理的业务流程，并在流程中的各环节建立关键控制点，并采用合理的控制方法。1、销售谈判。（1）建立销售业务的定价控制制度，制定价目表、折扣政策、信用政策。（2）并予以执行指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。销售谈判的全过程应有完整的书面记录2、与供货及生产部门沟通及信用审批（1）与供货、生产部门（技术部门）沟通确保在规定时间能够提供商品。（2）信用部门对客户信用进行评估，确定信用额度。信用人员与销售人员应岗位分离。3、合同审批。在合同正式签订前，要进行合同审批。单位应当建立健全销售合同审批制度。审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。审批人与合同签订人应分离。4、组织销售。按照经批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下达销售通知单；同时编制销售发票通知单，并经审批后下达给财会部门，由财会部门根据销售发票通知单向客户开出销售发票。编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离。5、发货部门应当对销售发货单据进行审批，严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。6、销货退回。单位应当建立销售退回管理制度。单位的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。销售退回的货物应由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应对客户退回的货物进行检验并出具的检验证明；仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。财会部门应对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。7、应收帐款的管理建立应收帐款催收制度，由销售部门负责按客户设置应收账款台帐，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，实行定期对账制度。单位专人保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款；已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。建立重大风险帐款的报告制度。发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。单位注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。三、案例：宝钢股份销售与收款环节的内部控制（一）业务流程宝钢股份销售管理的一大特点是高度的信息化管理，产品销售信息由公司“9672产品销售子系统”自动生成，系统已实现从产品价格库生成、登记客户需求、签订合同、运输发货、财务评审和结算、产品质量异议处理管理等全过程控制。其主要流程是处理订单、签订合同、发出货物、结算货款四个基本环节。1、处理订单。对用户填写的订货卡片，或宝钢国际各贸易公司输入“9672系统”的草约付款清单，销售部组织生产、制造部等部门对品种、规格、价格等进行技术评审，并负责生产能力评审、运输方式评审。如评审通过，由销售业务人员在订货卡片或草约付款清单上签字或盖章确认，再送交财务评审。财务人员对付款草约的结算方式、货款金额、票据安全性等进行审核，确认收款依据。2、签订合同。销售业务人员按评审通过的内容，打印正式合同，经供需双方确认签字后，合同生效。销售部将合同信息通过“9672系统”下发给制造部并根据合同的交货期和生产计划编制原则进行排产。制造部依据生产计划及交货期及时安排、调整生产计划，确保合同按时完成。3、发货。销售部根据制造部的“准发信息”和合同规定的运输方式，向运输部提交成品厂内转库组批计划。运输部据以编制厂内装船、装车作业计划，核对实物，按规定要求装车（船），与承运方办理实物交接，办理出库提货手续。销售部收到成品装运出厂信息，负责配齐码单、质量保证书和运单（以下简称“三单”），与用户进行产品最终交付。4、财务结算。财务人员根据接收到的“三单”信息，开具增值税发票，进行销售结算，确认销售收入，核销预收款或进行收款。（二）控制措施宝钢股份销售与收款的关键控制点主要体现在职务分离、业务流程控制、财务结算控制等方面，主要的控制措施如下：1、职务分离宝钢股份的钢铁产品销售主要由销售部统一管理，财务结算由财会处负责，内部检查由审计处负责。销售部在其《组织机构与管理职责》中明确规定了其内设部门的职责，并特别强调由各产品室负责处理国内外市场开拓及销售、产品订单、合同签订、执行销售政策和信用政策、用户使用情况的跟踪及反馈、催收货款等职能。物流运输室负责钢铁产品出厂运输、物流及配货、出口船期跟踪、运输合同审核及签订、运输供应商管理、产成品库存管理、运输异议处理、负责“三单”的管理。市场营销室负责营销环境分析、钢铁市场分析及策划，负责销售渠道综合管理、钢铁产品价格管理、贸易纠纷处理及风险管理、钢铁产品营销策划及负责综合销售计划管理。市场营销室、各产品室、物流运输室分别负责政策制定、执行、运输库存管理；财会处主要负责对销售合同的财务评审和销售款项的结算和记录、并监督销售回收；审计处根据公司销售方面的规章制度及各部门职责权限的规定，定期和不定期地进行内部控制检查。2、业务流程控制（1）销售政策制定控制。销售部严格按照公司制定的《钢铁产品价格管理》制度，执行相关销售政策。该文件明确了价格管理的基本原则、产品价格制定依据、价格管理领导小组和市场营销室职责、价格管理范围，并通过价格管理流程来规范公司钢铁产品的价格制定，通过对各类产品的年度目标基价制定和日常价格调整两种管理方式，经公司领导或部领导批准后，基价部分输入公司“9672销售系统”，形成公司的基价库，日常调整部分通过对系统的授权审批，进行相应调整，生成《宝山钢铁股份有限公司销售部价格文件》（包含折扣政策、赊销、商票结算、付款政策）