OA办公自动化中电子公文的归档处理方法

2006年三水区档案业务培训班材料之五1OA办公自动化中电子公文的归档处理方法目前，我区采用了超越2000档案管理软件对OA办公自动化系统中办结了的电子公文进行归档管理，其操作的主要方法如下：一、双击桌面图标（如下图）登录办公自动化系统，对收文和发文进行办理，只有办结的文件才能进行下一步归档处理。二、在OA办公自动化中点击办结文件标题，然后再点击“发送”按钮，出现的界面中含“归档”与“不归档”按钮。如下图。2006年三水区档案业务培训班材料之五2三、点击上页图中“归档”按钮，可将单份电子文件送至本单位的超越2000档案管理系统的“未归档文件管理”模块（如下图中所示）。四、在“超越2000”档案管理软件中的“未归档文件管理”模块中（如上图所示）进行下一步的归档工作。点击上图上行菜单中的“归档”字样旁的下三角符号，在弹出菜单中选择“归2006年三水区档案业务培训班材料之五3档管理”，界面显示如上图，然后双击归档任务管理栏中的第2项“归档改革后归档方式”，可进入“归档向导”进行归档。五、归档向导中的具体操作：1、“归档向导”如下图所示分为：条件设置，文件选择，补充著录，整理归档四个环节。在“补充著录”中：档案属性，归档年度，保管期限，归档类别，机构（问题）均已由系统自动录入，可根据实际情况进行修改。2006年三水区档案业务培训班材料之五42、“档号设置”可对归档文件进行档号设置。注意：应确保档号是唯一的。如下图所示。3、“参数设置”可对归档文件的档案类型、归档年度和起始件号进行设置。如下图所示2006年三水区档案业务培训班材料之五54、设置好所需的数据后，可按“下一步”进入到“整理归档”环节，在整理归档环节中（如下图所示），通过点击“归档”按钮，对可进行归档的电子文件进行归档，至此，归档文件转入“归档文件管理”模块中，归档工作完成。