浅析会计电算化中“反记账、反结账”的利弊

浅析会计电算化中“反记账、反结账”的利弊[论文关键词]反记账;反结账;数据[论文摘要]会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,更是经济发展和计算机技术的发展对会计工作提出的要求。实现会计电算化是我国会计工作发展的必然趋势。目前,电算化会计信息系统进一步向深层次延伸,在给企业带来了巨大效益的同时,也给企业内部控制和会计监督带来了新的问题和挑战。理论界和实务界关于“反记账、反结账”功能的可行性争论比较激烈,笔者认为“反记账、反结账”做法有利有弊,当前,会计电算化在我国已得到基本普及,在应用过程中与以往的手工记账相比优势明显。计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面,大大提高了会计工作的质量,改变了会计工作的面貌。会计电算化以功能模块组合工作方式代替人工自动完成日常账务处理工作。包括可以自动记账、自动结转、自动对账、自动结账等,甚至能够“反记账”、“反结账”。会计电算化以其高效、自动、方便、准确等优点正日益受到广大会计人员的欢迎。但是,计算机毕竟依靠的是人为设计的程序化工作流程,在日常工作中相应地会产生许多新问题。其中,关于“反记账、反结账”功能的可行性争论就比较激烈,笔者认为“反记账、反结账”做法有利有弊,不可片面妄下定论。“反记账”是指将已经记账的凭证通过记账的反向处理,恢复到记账前的状态。“反结账”则是在已经结账的期间,通过取消结账的做法,解除封账,恢复到结账前的状态。在计算机特定的工作环境中,笔者认为这些做法有一定的可行性。第一,实际工作中如果存在错误的记账凭证,不施行“反记账”的话则将导致账簿中存在大量无用的冗余信息,影响对会计信息的使用。从复核的角度来看,虽然错账也许在后续的凭证中进行了更正,但当复核人员浏览到一笔又一笔的错账时,并不能忽略跳过,还是会影响工作效率。如果有“反记账”功能就可以先取消记账,把错误凭证全部更正后再重新记账,账簿中的冗余信息就可以大大减少,账簿信息就会简洁明了,便于利用。那么,要做到这一点在结账前后要分情况处理。结账前如果发现错误凭证需要“反记账”时,直接进行即可。结账后此会计期间已经封账,就必须先进行“反结账”激活本期间账簿处理功能,接着才能顺利进行“反记账”。也就是说从清除数据库中冗余信息,保证账簿数据准确、明了的层面上来看,“反记账、反结账”功能的作用不可忽视。第二,在电算化会计信息系统中当存放会计账簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理损害,或者账簿数据库在没有启动计算机会计软件的情况下被人为非法篡改时,就完全可能导致账证数据信息混乱、不符。无论是账簿错误还是凭证错误,或者账簿、凭证都有错误,都无法像手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正,因为此时的错误属于由非正常情况导致,最好的办法就是施行“反记账”。因为,对于不甚精通计算机的会计工作人员来说,意外情况下为了保证会计数据的完整和准确,最好的方法就是干脆恢复到最初状态。如果凭证数据正确,仅仅是账簿记录有误,取消错误的账簿记录后将正确的凭证数据转入即可;如果是凭证有误,则不管账簿记录是否正确,均应先取消账簿记录数据,再对错误凭证一一进行更正,审核无误后重新登记入账。另外,当计算机意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账或结账过程意外中断时,会计人员更是无从下手。操作者无法确定在出现意外的刹那间计算机后台数据处理的进度,为防止数据丢失,最保守的做法就是进行“反记账”或者“反结账”,恢复到可控制阶段。以上的这些做法在相关法规中也得到认可。《会计核算软件基本功能规范》中规定,会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能”。显然,要恢复到“最近状态”就需对不确定的数据处理进行“反记账”或是“反结账”。第三,现今阶段为满足会计电算化的岗位需求,在职人员必须进行电算化培训,在校生必须进行专业学习。在培训和教学中,“反记账、反结账”功能从实验练习的角度上讲必不可少。学员在教学练习中不可避免会出现大量的错误操作,导致形成大量的错误数据信息,而在电算化信息系统中一旦进行了记账或者结账,所有的数据都会转为后台存储,前台只能浏览不可修改,这给教学辅导带来很大障碍。要想准确找到操作过程中的错误所在,让教师“对症下药”,进行指导和更正,就必须利用“反记账”或“反结账”功能再现学员的错误操作。同时,目前市面上绝大多数教学软件为企业财务软件的演示版,也就是说学员在课堂上学习和练习的软件还是具有相对的真实性的,这就要求教师要重视细节演示,提高考核标准,这样学员在学习完毕后才能做到以最短的时间符合岗位要求。那么,在课堂上需要重复演示或练习相关操作步骤,这其中凭证、账簿是重点,因此,“反记账”和“反结账”功能给教学带来很大便利,它们的施行让操作过程可以逆转,便于学员进行提高熟练程度的练习。因此,综上所述,无论是从电算化实务工作的角度,还是从教学实验的角度来说,“反记账、反结账”功能都有一定的可取性。但是,我们在此也不能就肯定地说“反记账、反结账”功能有百利而无一害,事实上它们还是存在很多不客观和不完善的地方。第一,“反记账、反结账”功能与现行法规相违背。《会计基础工作规范》中规定:“账簿记录发生错误,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写”。“反结账”功能可以解除封账,“反记账”功能可以进行反向记账处理,这些做法相当于在数据库中完全擦去原来结账或记账的痕迹,恢复到结账前或记账前状态。这实际上是对账簿进行了典型的“刮擦、涂改或重新抄写”。同时,“反记账”、“反结账”给做假账提供了技术支持,便于某些会计人员要进行舞弊。结账之后可以轻松取消结账,进行相关的处理;记账之后利用“反记账”功能可以在以后的任意时间简单、方便、无痕迹地直接修改凭证的相关数据,这无疑都使财务会计系统的安全性大打折扣,给作弊人员提供了可乘之机,增加了内部控制和会计监督的风险。另外,《会计核算软件基本功能规范》中虽然要求会计软件具有数据恢复的功能,但是也同时进行了限制规定:“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正;记账凭证输入时,红字可用‘-’号或者其他标记表示”。而“反记账”功能的存在使这一制度在实务操作中很难得到落实,很少有人如此更改错误,而大都倾向于直接“反记账”进行彻底无痕迹修改。第二,“反记账”和“反结账”功能在实际操作过程中不是绝对安全的。目前大多数核算型的财务软件产品,记账时都要涉及许多辅助核算数据,如往来核算数据、数量核算数据、外币核算数据等,记账后这些数据在相关的功能模块中将被进一步处理,当需要数据恢复时,纵然能够顺利“反结账”,这些数据在记账的反向处理中也难以全面、准确恢复。同时,由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差,如果操作有误,很可能产生系统数据错误、财务混乱,甚至导致整个账务系统的瘫痪,造成不应有的损失。因此,滥用“反记账、反结账”功能,不但影响会计处理的严肃性,也会大大增加会计信息系统的风险。至此,我们不难看出,“反记账”及“反结账”功能具有很强的两面性,我们既不能完全否定其作用,但是也需要正视其弊端。因此,笔者认为对“反记账”及“反结账”功能的使用如果进行严格、合理的规定,在一定程度上就既可以发挥其长处,又能够限制其危害。实务中可以尝试从以下几方面着手:1.使用者如果确定需要“反记账”、“反结账”功能,则在购买和选取软件时应由专业软件人员对此功能反复进行可行性和易操作性测试,确保反向记账时各方面数据能够完整、准确地恢复到记账前状态,并且尽可能少地给会计人员带来技术障碍,确保数据恢复和存储的方便、安全。2.“反记账”功能的操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人。在计算机会计系统中,记账人员应对账簿的正确性负完全责任。设置“反记账”功能的目的,就是取消部分甚至全部的错误账簿记录后重新按正确数据记账,从本质上讲,这是对错账的一种更正行为,但是从形式上说存在管理漏洞。因此,为了保证记账操作的谨慎性,避免滥用“反记账”功能,操作者必须得到系统管理员授权后才能进行“反记账”。3.尽量避免“反结账”。结账的意义在于把本期经济业务全部处理完毕并确认无误后予以封账。进行结账操作就意味着不允许输入本期的记账凭证,也不允许对本期经济业务进行记账和反记账。虽然,“反记账”和“反结账”功能经常需要伴随发生,但我们仍然要强化结账的意义,不能滥用“反结账”功能,不能随意逆转账务处理程序。[1]财政部.企业会计准则[S].2006.[2]财政部.会计核算软件基本功能规范[S].1994.[3]财政部.财政部关于会计基础工作规范化的意见[S].1996