第五章会计信息系统的建设和管理

第五章会计信息系统的建立和管理一、建设AIS的总体规划会计信息系统的分析和设计：分析、比较、衡量一个新的会计信息系统的实施给企业实际业务的运作带来的利益和风险是多少。（一）会计信息系统建立的一般方法开发会计软件购买商品化会计软件租用会计软件（一）会计信息系统建立的一般方法1、开发会计软件自主开发企业依靠自身力量，独立完成会计信息系统的需求分析、系统设计、程序代码编写、测试、系统维护、升级等阶段的工作。委托开发企业委托软件开发单位，根据本企业的业务特点进行会计信息系统地开发。联合开发企业与软件开发单位共同组成开发机构，利用双方的资源，共同完成会计信息系统地开发工作。（一）会计信息系统建立的一般方法优点：开发的软件比较适合企业的需求，实施起来较容易。缺点：开发周期长，容易模仿手工管理，开发企业级会计信息系统难，开发质量难于保证，软件维护和升级较难。适应企业：大型企业，有一定开发和维护实力的企业（一）会计信息系统建立的一般方法2、购买商品化会计软件企业在市场上选购商品化会计软件，经过实施（二次开发）建立本企业会计信息系统。优点：成熟、稳定、成本低缺点：企业级会计信息系统实施过程长适用范围：大中小型企业（一）会计信息系统建立的一般方法3、租用会计软件企业通过网络向应用服务供应商（ASP）租赁会计软件系统和服务。企业将自己的业务数据上传到ASP系统，经ASP会计软件系统处理后，获得各种报表和分析结果。优点：成本低，无须维护，技术含量低缺点：受制于网络，没有软件所有权。适应企业：中小企业（二）会计信息系统的总体规划内容1、会计信息系统的目标明确建立的AIS的规模和业务处理范围，短期、中期、长期目标2、建设会计信息系统的步骤确定AIS的建立分几步，每阶段的任务及企业资源的配置等3、会计信息系统建设的组织机构建立新AIS的工作流程、管理制度、组织形式、绩效考核4、资金预算考虑硬件配置、会计软件的成本、软件实施费用、人员培训费用、系统的运行维护费用第五章会计信息系统的建立和管理二、会计信息系统的平台建设会计信息系统平台是指会计软件的开发环境和运行环境。包括：操作系统、数据库、开发工具、计算机硬件等。二、会计信息系统的平台建设会计信息系统硬件平台的搭建（参考第三章内容）基于DOS平台的DOS操作系统，小型数据库基于UNIX平台的UNIX操作系统二、会计信息系统的平台建设基于WINDOWS平台的WINDOWS操作系统，小型,大型数据基于文件/服务器F/S结构的基于客户/服务器C/S结构的基于浏览器/服务器B/S结构的三、会计软件的选型（一）如何选择商品化的会计软件（方法和步骤）（二）会计软件的评价标准（一）如何选择商品化的会计软件（方法和步骤）①确认会计软件的供应商，了解供应商的历史、规模、信誉，软件产品适用的行业和企业对象。②访问软件公司，了解产品信息和供应商的综合实力③访问使用该软件的客户，了解软件的具体应用情况④请咨询公司帮助选型，建议企业买什么⑤模拟运行方式，在软件供应商提供的会计信息系统上运行企业提供的测试数据，了解软件的功能、性能、稳定性、可扩展性、可维护性。⑥招标比价，选择价性比最好的会计软件（二）会计软件的评价标准软件功能：不同的企业，选择不同的功能模块。预留接口，考虑可扩展性开发工具：商品化软件应提供必要的开发工具，同时开发工具要简单易学，使用方便软件供应商的信誉：软件供应商要有长期经营战略，能不断对软件进行版本的更新和维护工作（二）会计软件的评价标准售后服务与支持：各种培训、项目管理、实施指导、二次开发及用户化价格问题：做投资效益分析，软件的投资一般分为软件费用、服务支持费用、二次开发费用和因实施延误损失的收益企业原有资源的保护：考虑原有的软硬件平台和数据资源可否移植到新系统四、会计工作的规范（一）会计基础工作的规范（二）会计数据的规范（三）会计工作程序的规范（四）会计信息输出的规范五、会计软件的实施（一）概念广义：是指从会计信息系统项目立项到新系统最终上线运行为止的所有阶段性工作。包括会计软件的系统分析（可行性分析和需求分析）、系统设计和实现（开发或购买会计软件）、系统转换、系统运行和维护。狭义：是指会计软件的安装、培训、用户化和二次开发、初始化等阶段性工作。五、会计软件的实施（二）企业级会计软件实施的条件要求：企业级管理，AIS和其他管理系统集成共享，涵盖企业管理的全部业务流程，业务流程控制复杂，数据关联复杂，人员素质要求高不同地域的多组织、多机构产生的体系化管理五、会计软件的实施（三）会计软件的实施步骤会计软件的实施应被看作是一项工程。需要在规定的时间、预算内合理安排拥有的资源，经过有效控制和防范风险，最终完成既定的目标。会计软件的实施大体上分目标定义、需求分析、方案设计、实施、最终评价等阶段和过程。具体可分为以下八个步骤：（三）会计软件的实施步骤1、明确目标和制定实施计划具体工作内容A评价会计软件实施过程中存在的风险的高低，做好准备。B组成项目工作组，由实施顾问和用户参加，明确各自的工作范围、职责，准备实施计划，做经费预算实施文档《实施计划书》（三）会计软件的实施步骤2、对用户组进行教育和培训培训内容A管理思想与企业改造：会计软件的概念、应用模式、实施成功的关键因素，BRP的思想、实施原则、方法，企业绩效监控系统等B培训用户掌握会计软件的功能及操作使用：会计软件的整体结构，会计软件各模块间的数据流程，各子系统模块功能等项目文档《培训计划书》《培训教材》（三）会计软件的实施步骤3、在需求分析的基础上进行业务流程重组具体工作内容A分析业务目标和策略，分析当前业务处理流程，结合会计软件功能，对当前业务流程进行调整和优化B确定系统设置和报表的需求C收集会计数据，为建立实验运行阶段作准备D确定新的业务处理流程（处理的程序、完成的任务、处理的步骤）（三）会计软件的实施步骤项目文档《公司业务流程图》《主要业务处理介绍》《公司岗位责任》《公司会计科目表》《公司业务单据及报表》《用户需求分析报告》《项目实施方案》（三）会计软件的实施步骤4、试运行具体工作内容A确定试运行阶段的目标，准备试运行过程的业务处理、编码和模拟数据B设置关键用户报表，进行具体操作C记录发现的问题并做出相应解决办法D审阅项目总目标、分阶段目标、时间计划、资源和预算，制定用户业务处理程序和工作要求项目文档《试运行模拟数据》《试运行测试记录表》（三）会计软件的实施步骤5、制定技术解决方案具体工作内容A修改程序与功能，调整用户界面B开发新功能C更新用户对各项业务处理的文档项目文档《客户化功能使用说明》《用户化功能技术说明》（三）会计软件的实施步骤6、调试环境、培训和测试测试工作内容A根据用户需求重新调整软件B测试新的业务流程、用户操作规程和工作要求C进行系统设置，数据转换，确定最终文档的内容项目文档《公司新业务流程图》、《系统设置清单》、《系统编码清单》，供应商、客户、商品、物料、部门、职员等编码（三）会计软件的实施步骤7、系统投入实际运行具体工作内容A制定应急计划和出现意外事故的处理措施B准备真实系统环境，进行数据最后更新，保证初始数据的正确性C系统正式投入运行，进行初次评价，确定系统的优缺点项目文档《系统运行应急处理措施》《系统运行评价报告》（三）会计软件的实施步骤8、周期性系统运行审查审查内容A年度审查，在软件实施完成后的6-12个月内进行。帮助用户了解如何应用软件系统功能以适应变化的业务需求，了解软件在功能和技术上的最新发展。B技术审查，由技术专家执行，审查操作规程（数据备份与恢复、升级管理、安全管理）、系统运行指标、数据维护、技术维护人员的知识更新（三）会计软件的实施步骤C应用审查，由软件应用专家执行，了解系统运行情况，确定系统的不足之处，怎样提高系统的业务处理能力。项目文档《系统运行审查报告》五、会计信息系统的运行管理建立内部控制制度建立岗位责任制建立操作管理制度建立会计档案管理制度第五章会计信息系统的建立和管理（一）会计电算化岗位的设置与职责：会计信息系统主管负责会计信息系统的日常管理工作，监督系统的运行协调各种人员的工作关系合理调整人员分工，对各岗工作质量进行考评检查输出数据的正确性第五章会计信息系统的建立和管理操作员（录单员）汇集分管业务的原始凭证，输入会计系统进行分管业务的会计数据的处理工作，打印输出有关的凭证、帐簿、报表当天数据当天处理。每天核对现金每天操作结束后要做数据备份（单机版会计软件）第五章会计信息系统的建立和管理审核记账员审核原始凭证和记账凭证的合法性：代码准确、摘要规范、数据正确不合法凭证退回制单员修改，合法凭证进行审核审核后的凭证记帐，打印输出有关帐表结账前检查记账凭证是否全部记账第五章会计信息系统的建立和管理系统管理员建立会计信息系统运行环境，安装调试对软硬件设备进行定期检查，排除故障解决会计软件问题负责会计数据的安全性和保密性第五章会计信息系统的建立和管理会计档案管理员管理存档的会计系统的磁性存储介质和纸质会计资料（凭证、帐表）做好会计档案的安全保密工作，不擅自出借，及时催交备份数据和存档资料第五章会计信息系统的建立和管理审查稽核员监督会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊审查系统内的岗位设置是否合理，内部牵制制度是否合理，人员是否越权使用软件第五章会计信息系统的建立和管理（二）建立会计档案管理制度建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度。信息化会计档案具有磁性化和不可见的特点。第五章会计信息系统的建立和管理1、会计账簿、报表的生成与管理日记账每天登记、打印输出科目汇总表、总账和明细账每月打印输出一次，年末全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。机制凭证上应有相关人员的签字盖章（制单人、审核人、记账人、会计主管），收付款凭证上应有出纳的签字盖章会计报表、分析表按要求打印输出，经审核无误，签字盖章后生效第五章会计信息系统的建立和管理2、数据备份管理制定数据备份制度可以按周或月为单位循环实施数据备份数据备份至少两份，备份盘必须贴上标签，注明备份日期、内容，存放在安全、洁净、防磁的场所。第五章会计信息系统的建立和管理3、安全保密措施信息化会计档案应定期检查，定期复制。会计档案不得随意堆放，严防泄密借阅会计档案须经领导同意，履行手续磁性会计档案要注意检查病毒，预防病毒感染第五章会计信息系统的建立和管理（三）建立操作管理制度操作人员如果操作不正确，有可能造成系统内数据的破坏和丢失，因此严格的系统操作管理制度是系统正常运行的保证，是完成会计核算、管理、决策的保证。1、系统使用管理2、上机操作规程第五章会计信息系统的建立和管理1、系统使用管理由会计主管和系统管理员确定、划分各个使用人员的操作权限，建立内部控制。原使用人员离开的，必须及时从系统中删除用户名会计信息系统使用的服务器、客户机应专机专用，使用不间断电源，避免因断电破坏会计数据和操作。出纳员不允许进行系统性操作，系统管理员不得兼任出纳由专人负责备份数据，交会计档案管理员第五章会计信息系统的建立和管理2、上机操作规程操作员是合法的、经授权的可使用会计软件的人员操作员经正式培训合格后上岗操作员注意保护自己的密码，定期更换操作员应严格按权限操作软件，不得越权每天上机结束后，做好数据备份操作员离开时，应退出会计软件，防止他人越权操作