第十七讲 会计档案管理

会计档案会计档案•会计档案就是在核算和监督经济业务活动的过程中形成的具有利用价值的原始会计核算专业材料。一、会计档案•会计档案及其特点–专业性：内容直接反映各类财政经济活动–严密性：各类材料之间内容联系紧密，不可分割–稳定性：会计核算专业材料形成的内部性和形成渠道的专一性–三大类型：会计凭证、会计账簿、会计报告•会计档案的作用–经济决策参考作用–经济事项凭证作用–史料研究作用二、会计档案的鉴定会计档案的鉴定与销毁–会计档案鉴定按照国家有关规定，科学地确定会计核算专业材料的收集范围、可靠程度、价值大小、存期长短的一项工作–鉴定工作内容：1、材料是否属于会计档案的范围；2、材料所载内容是否真实可靠，形成的程序和手续是否完备；3、应归档的会计核算专业材料是否齐全完整；4、材料是否有保管利用价值，有多大的价值，应当保管多少年；5、已经超过规定保管期限的会计档案是否还有利用价值，有利用价值的应当根据具体情况适当延长保管期限，无利用价值的应当按规定登记造册，报批销毁。会计档案的鉴定与销毁•鉴定会计档案的方法与步骤–范围的鉴定–可靠程度的鉴定–完整程度的鉴定•会计档案价值鉴定的两个阶段–归档前的鉴定–档案室的鉴定会计档案保管期限的确定•根据财政部、国家档案局1998年8月联合发布的《会计档案管理办法》第八条的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年五个档次。会计档案的鉴定与销毁保管期限的确定会计档案保管期限永久25年15年10年3年5年•无价值会计档案的销毁–销毁对象：已到或超过保管期限且打算销毁的会计档案三、会计材料的整理会计凭证的整理方法和要求–每月10日前完成上个月会计凭证的整理装订工作–原始凭证粘贴、折叠的长度与宽度，应与规定的会计凭证封面相同，每本凭证装订的厚度一般保持在2厘米以内–会计凭证整理好后，统一按照记账凭证编号顺序逐月逐年排列并编写案卷顺序号三、会计材料的整理•会计账簿的整理方法和要求–一本账簿无论其薄厚大小，均视为一个整理保管单位，也就是一卷，各种账簿厚度一般不应超过2厘米，–每本账簿都要从“1”开始，统一用铅笔编写页号–每年的账簿统一按照现金账、银行存款账、总账、明细账、日记账、辅助账的顺序进行排列，且从“1”开始，逐年连续编写案卷顺序号。三、会计材料的整理•财务报告的整理方法和要求•各单位每年的财务报告统一分为下列两部分分别进行整理：–A、年度财务报告（也称决算，包括文字分析）；–B、月、季度财务所告（包括文字分析）。三、会计材料的整理•会计档案常用分类法会计年度—形式（凭证、账簿、财务报告）—保管期限年度形式保管期限卷号2000财务报告永久1-2账簿25年3-4凭证15年5-62001财务报告永久7-8账簿25年9-10凭证15年11-12档案室对会计档案的管理•存放要求•装具要求•健全制度四、会计档案的装具与使用立卷部门类别会计凭证案卷名称会计凭证（）起止日期自年月日起至年月日止凭证编号自第号起至第号止保管期限年册数本月共册本册是第册归档号全宗号目录号案卷号财务主管会计装订会计凭证封面各项目的填写会计档案案卷目录的编写•会计档案案卷目录案卷号原凭证号案卷名称起止日期页数保管期限存放位置柜号格号五、会计档案的行政管理（一）分工1、会计人员负责会计档案的积累、整理、编目和移交及相关工作，其中出纳人员不得整理、保管会计档案；2、档案人员负责会计档案的接收、保管和日常查阅服务等相关工作；3、会计人员与档案人员共同负责对到期无价值的会计档案进行鉴定与销毁。五、会计档案的行政管理（二）会计档案的归档制度–归档范围：包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。–归档时间：本会计年度结束后，再在财务会计部门保管一年，即应向本单位的档案部门移交。–归档要求：齐全完整、整理立卷完毕、移交清册一式二套。五、会计档案的行政管理（三）单位发生变化时对会计档案的处置