酒店存货风险控制

【摘要】企业任何资产都存在这样或那样的风险。存货是企业重要的流动资产,在管理中有很大的风险,其风险大致可分为存货决策中的风险及存货日常管理中的风险。【关键词】存货管理风险分析一、存货决策中的风险存货管理中不仅要保证有适销对路的存货和合理的存货结构,还要研究怎样把存货的数量控制在最优化水平上,这就是存货决策。存货决策中的风险就是不能准确将存货的数量把握在最优水平上,即一方面夸大企业正常的存货需求量,盲目进货造成高库存;另一方面看不到企业在未来对存货的需求量,不能及时补充货物造成存货不足。1.高库存下的市场风险与应对措施(1)高库存下的市场风险①存货的增加要占用较多的资金,使企业付出更大的持有成本,加大利息支出,而且会增加与存货有关的各项开支,如采购成本、仓储成本、管理成本等,影响企业获利能力的提高。②在经济过热的形势下会给企业带来收益,然而市场供求发生变化时,价格发生下滑,高库存就会蒙受巨大的损失;在经济形势急转直下时,如金融危机,则会给企业带来灭顶之灾。③存货库存积压过大,不但影响企业资金的正常周转,造成资金的浪费,同时也丧失了机会收入,而且长期滞压,容易发生贬值、毁损、失窃,从而直接形成损失。(2)在高库存下,出现市场风险时应做好以下应对措施①应该详细掌握企业各种存货的数量成本,避免后面的盲目购进带来新的压力。②对市场作出科学判断,是迅速处理减亏来减轻资金压力还是等待市场加暖。这时候对市场的走向判断非常重要,要求有敏锐的市场判断能力和丰富的销售经验。③应该对现在存货进行未来生产产品价值的预测,是迅速处理原料还是继续生产;是继续生产还是停产或减产,所有这些都必须权衡利弊迅速作出决策。如果处理不当可能会带来巨额的亏损。2.存货不足的市场风险与应对措施(1)企业保持较少的存货,为保证生产经营,必将加大采购费用,影响生产,不利于节省生产时间;同时影响销售。销售是企业持续生产经营的前提,如果不能扩大销售,企业的发展将会受到很大的制约。(2)在经济形势上涨的情况下企业错失时机。相对于其他高存货的同行企业,由于企业库存量不大,不能从经济形势上涨中获利,这在企业的发展以及竞争中都将处于不利地位。在存货不足的情况下,出现市场风险时应做好以下应对措施,一方面要确定好经济订货批量,尽可能降低采购费用,及时补货,避免缺货。另一方面把握市场形势,做好市场预测,我们的管理人员要有敏锐的市场判断力,果断出击,对市场进行大力开拓。二、存货日常管理中的风险目前,存货管理方面存在以下问题:一是我国大多数企业对存货的日常管理不能象现金管理那样得到重视,还是将主要精力投入到提高销售和扩大规模上,因此存货管理的各个方面都存在着许多问题。二是未制定存货管理制度,虽然有这方面的规定,但仅仅流于形式,而未予认真执行。三是内部控制薄弱。存货的内部控制是企业内控的重要环节,完善的内控制度可及时发现记账错误,有利于防止舞弊。而很多企业或没有良好的内部控制,或虽有但由于种种原因无法真正发挥作用,一旦出现纰漏,即实行罚款、降职、撤职,而不是去从根本上解决问题。1.建立科学高效的存货管理制度企业应建立起科学高效的存货管理制度,并随着企业的发展不断完善。存货的日常控制方法应采用存货归口分级管理责任制。制定指标部门应参照历史数据,结合本期实际情况,分解存货资金计划指标给企业各有关职能部门进行管理。例如:各种材料物资归公营部门管理,产品、半成品归生产部门管理等,各归口部门负责制定分管存货的资金定额和具体的管理办法。然后将各部门分管的指标层层分解下达到所属各级单位和个人,实行存货的分级管理。2.完善内部控制,确保其行之有效(1)做好岗位分工控制。首先,建立存货业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督,如采购、验收与付款;保管与清查;销售与收款;存货处置的申请与审批;审批与执行等。其次,授权批准控制,明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任,不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求,对于超越权限的业务有权拒绝办理,并向上级报告;严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次,制定存货业务流程,明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求,做好相应的记录与凭证保管。(2)取得、验收与入库的控制。外购存货应符合内部《采购与付款》的有关规定;抵顶债务及其他原因入库的存货应有有关部门、人员的审批,其价值与质量状况应符合双方协议;严格验收制度,重点是对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行验收;设置存货明细帐,加强对代管、代销、暂存与委托加工存货的管理。(3)仓储与保管控制。首先,根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划,合理确定库存存量的结构和数量。其次,加强日常管理,严格限制未经授权的人员接触存货。再次,建立库存存货分类管理制度,对企业全部存货按其重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准,划分出ABC类,分别管理;对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货采取特别控制措施。第四,建立健全存货的防火、防潮、防盗和防霉变措施。最后,建立清查盘点制度,如有盘亏和盘盈,应分清责任,报告有关部门及时处理。(4)领用发出与处置控制。建立领用审批制度;销售应符合内部的有关规定;处置时应明确范围、标准、审批权限和责任;存货取得、验收、保管、领用发出、处置各环节凭证资料需妥善保管。(5)监督与检查。定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况;定期检查存货业务授权批准制度的执行情况;定期检查存货收发、保管制度的执行情况;定期检查存货处置制度的执行情况;定期检查存货会计制度的执行情况。摘要：存货是酒店企业资产的重要组成部分,存货内部控制水平对酒店企业的资产运作效率和财务水平有着重要的影响。我国酒店企业存货内部控制存在采购环节薄弱，验收保管制度的缺陷,盘点制度流于形式等问题。究其原因，主要是由于酒店企业管理层与各部门及部门之间缺乏有效的沟通，酒店企业没有形成好的存货内部控制环境，企业信息技术跟企业文化建设的不足。因此,酒店企业应该通过完善内部控制环境,建立良好的存货信息系统,加强企业文化建设等措施以完善酒店企业存货内部控制,提高酒店企业的核心竞争力。关键词：存货；酒店企业；内部控制；存货内部控制酒店企业存货内部控制中的问题（一）存货采购环节薄弱存货采购频繁，在申购环节上，一般由使用者提出，报经批准后，交采购员采购。在实际操作程序上，经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请，因而也就没有恰当的采购计划。存货流动较快，尤其是原材料，不仅要考虑经营的需要和经济库存量，还要涉及保质期。如果库存量过少，则不能满足经营的需要；如果库存量过多，则不仅使仓库和资金占用增加，而且还可能因放置时间过长，造成原材料的浪费。采购物品市场价格的调研工作抓得不够细致，酒水、干货和餐饮原料的采购价格审批程序不健全，随意性较大。物品的采购价格往往由采购人员与供应商饶过管理层来协商确定，凭供应商开具的发票报销、入账，采购员与供应商容易共同舞弊，达不到控制成本和降低费用的目的。（二）存货内控验收制度存在缺陷存货的验收是存货入库前的重要环节，一些企业对存货的验收警惕性不高，对一些特殊存货的质量问题疏忽，给企业造成损失。而且验收人往往和采购人员是同一个人，容易增加营私舞弊的可能性。酒店的直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原料，一般都由供应商直接送入餐饮粗加工间。海鲜、冻货等鲜活类原料的金额较高，其质量好坏直接影响菜品的出净率和餐饮食品成本率。而财务人员实际上往往不将其作为存货管理，派出的验货人员碍于情面，或者共同利益驱使，难以对数量、质量和价格进行有效的控制。（三）存货保管管理不到位生产现场的存货，当天使用后，一般都有剩余的存货。在日常的生产经营中，当天剩余的存货由于存放在各生产点，往往忽视管理，给企业经济带来损失。另一些有保质期的存货，无专人管理，如不注意，时间过长就会变质，造成损失。另外，仓库货架上的货物摆放不规范，体现不出先进先出原则，延长了货物的出库时间，饮料、干货容易出现过期现象，增加了物品损耗；或者出库时检查不仔细、领出后上架销售因质量和有效期等造成客人投诉，影响酒店的服务质量和社会形象。（四）存货盘点制度流于形式不对存货进行盘点、存货盘点周期过长或不及时处理盘点结果。由于品种和规格太多，很多酒店对库存的酒水、干货、低值易耗品等不进行定期盘点；或者仓库管理人员流动快，交接手续不规范，账账、账实不符的原因不清、责任不明，无法及时进行账务处理，造成财务账库存金额与实际库存不符，久而久之，企业的账目与物流系统台账还有实际库存之间的差异越来越大。而且很少有酒店企业定期拟定完善的《盘点计划表》，只在季度后期例行一次形式的盘点，复盘跟突击抽查盘点基本作废，更不用说之后的根据盘点盈亏报告所进行的财务调整。四、造成酒店企业存货内部控制问题的原因（一）酒店企业经营管理层与各部门及各部门之间缺乏有效的沟通酒店企业各职能部门之间缺乏有效的沟通。大多数酒店企业都将主要精力投入到提高销费额和扩充规模上，相比之下，对存货内控管理则有所忽视。为了完成经营管理者发布的营销计划，在原材料采购环节，许多酒店企业对原材料进行大量采购，原材料储备量可供两个月或更长时间生产使用，是导致酒店企业存货水平的一个原因。这与酒店企业管理者思想保守有关外，还与酒店企业部门之间协调有关系。管理部门为了完成公司下达的收益目标，往往乐观估计销售计划，采购部门依据生产计划制定采购计划，同时采购部门也为了避免断货，再提高采购计划，这样导致原材料的采购量远远地超过实际生产需要的采购量，造成原材料库存水平较高。（二）没有形成良好的酒店企业内部控制环境我国酒店企业存货内部控制相比国外先进企业起步较慢，很难形成良好的存货内部控制环境，内部控制环节没有一个很好的循环，致使经常会出现各种问题。酒店企业内部控制制度的不健全使得存货的监管效率低下。公司内部即使制定了存货内控制度也因为缺乏严格的考核和监督，使之不能有效地运行。造成内部资源的浪费，同时也增加了存货流转过程中徇私舞弊的可能性。酒店管理层专业素质的缺乏使得公司难以确定科学的库存量。存货内控管理的技术手段落后，造成存货的信息不能及时传递到公司相关部门及其上、下游公司。公司内部仅仅建立了以统计核算为目的的小型数据库系统，忽略了酒店企业存货特点的流动性快与不确定性。严重时甚至会误导公司的采购与销售活动，造成存货的脱销或者积压。没有将存货内控管理与物流管理相结合，导致公司存货保管的成本大大增加。酒店往往以库存静态管理为中心，忽略了存货的内控管理实质上是一个动态的过程，仅仅只局限于库存满足生产或销售需要的一定数量的产品或者原材料。（三）酒店企业信息技术运用的不足信息技术是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。目前，我国大多酒店企业虽然也开始运用各种信息管理软件对存货进行管理，特别是对于那些机构庞大的连锁酒店企业，信息软件可以为企业管理者实时提供异地仓库的存货信息，以便管理层快速的作出相关决策。但是，我国酒店企业相比外国先进企业的信息运用，信息技术运用较为片面，信息传递较慢，各职能部门之间协调较差，没有及时把人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，以达到最大限度地堵塞漏洞，降低库存的目的。另外，员工的素质高低和操作机算机水平对管理软件的运用成功与否也起着关键作用，目前我国酒店企业员工大多所受教育程度并不高，也没有得到应有的培训，也就限制了酒店企业信息化的实施。（四）酒店企业道德建设的不足企业道德是经营道德的基础，是实现社会经济活动合理化的重要精神力量。企业管理层的道德水准不仅是良好的内部控制的基础，而且也是影响和决定整个企业道德的基础。酒店企业存货内部控制应当建立在共同的伦理道德规范的基础上，形成真正意义上的团队精神。中国酒店所采用的包括存货内部控制在内的各种规章制度，是对酒店管理中比较稳定的和具有规律性的管理事务用制度的形式加以规定的条文，带有强制性和稳定性，有利于酒店日常工作的进行，但往往由于缺乏灵活性和弹性而