4流程的内部控制分析

第四章财务数据的综合利用2004-11-8制作人：伍梅一、Excel简介是由Microsoft公司研发的电子表格软件，为窗口环境下非常受欢迎的整合性软件包，与Word、PowerPoint、Access及Outlook同为Office家庭的成员。功能：电子表格创建工作表、编辑数据、运算数据、文件访问管理及工作表打印等功能数据分析建立简易数据库、对数据内容进行排序、筛选及建立枢纽分析表等数据库分析与管理统计图表能依照工作表数据绘制各种统计图表，增加工作表数据内容的丰富性第一节概述2004-11-8制作人：伍梅二、了解工作簿（一）工作簿Excel的文档就是工作簿。一般由3个工作表组成，默认当前活动工作表是Sheet1（二）工作表是Excel完成一项工作的基本单位。由字母表示的列和数字表示的行组成。每张工作表最多可以有65536行和256列数据工作簿和工作表的关系，就象日常的账簿与账页之间的关系一样。一个账簿由许多账页组成，一个账页用来描述一个月或一段时间的现金账目，一个账簿则用来说明一年或更长时间的账目。2004-11-8制作人：伍梅三、工作簿的基本操作（一）新建工作簿[文件]—新建[常用]工具栏中单击快捷按钮按Ctrl+N（二）打开现有的工作簿[文件]—打开[常用]工具栏中的快捷按钮找到并双击要打开的Excel文件[文件]—下拉菜单底部最近使用的文件清单列表中选择2004-11-8制作人：伍梅（三）关闭工作簿窗口[文件]—退出单击工作簿窗口右上角的关闭按钮在工作簿窗口左上角双击Excel图标在Excel窗口左上角单击Excel图标，下拉菜单中单击[关闭]按Alt+F4按Ctrl+F4按Ctrl+W（四）保存工作簿[文件]——保存[文件]——另存为（或F12）Ctrl+SShift+F122004-11-8制作人：伍梅二、Excel界面的介绍系统按钮主菜单栏常用工具栏编辑栏格式设定工具栏程序标题栏工作簿控制按钮垂直滚动条水平滚动条工作表标签工作表格区状态栏行标列标工作表标签滚动按钮2004-11-8制作人：伍梅五、电子表格的操作（一）常数文本（最多32000个字符）日期的输入方式：2004/1/9，可通过格式进行设置当前日期的输入：Ctrl+;当前时间的输入：Ctrl+Shift+;分数的输入方式：0空格1/10序列001的输入方式：’001数值逻辑值错误值输入内容EXCEL显示数据格式类型默认9987799877数值方法1'099877099877文本方法2099877099877文本输入“099877”输入‘099877右对齐左对齐2004-11-8制作人：伍梅（二）公式公式数据类型的开头一定是“=”符号，再依需要输入数值、函数等掌握关于fx——粘贴函数的用法（运用向导自学）方法一：[插入]——函数——函数分类（选择函数类型）——函数名方法二：单击编辑栏中的“=”——单击编辑栏中函数名右边的下拉箭头，在列表中选择[其他函数]特别是掌握本表取数、外部引用数据数组公式：可以同时进行多个计算并返回一种或多种结果，每个数组参数必须有相同数量的行和列，并用ctrl+shift+enter生成公式输入内容EXCEL显示值输入类型=8*5*4160公式8*5*48*5*4常数2004-11-8制作人：伍梅月份销售量直线拟合值1202342219622100317079310000119622004-11-8制作人：伍梅（三）相对引用和绝对引用相对引用：意义是单元格引用会随公式所在单元格的位置变更而改变。绝对引用：是指引用特定位置的单元格。在行、列字母前加“$”混合引用：要固定某行引用而改变列引用，或需固定某列引用而改变行引用时使用的一种方式。例：$b5b$51010020200303003030=SUM(A1,A2)=SUM($A$1,$A$2)=SUM(B1,B2)=SUM($A$1,$A$2)2004-11-8制作人：伍梅（四）简单的计算功能编辑公式可直接输入公式，也可使用“自动求和”按钮利润率=30%名称单位单价销售量销售额利润可乐瓶3120360108雪碧瓶3.598343102.9醒目瓶4110440132合计--------3281143342.9产品销量统计表2004-11-8制作人：伍梅常用的求值方法月份姓名部门基本工资住房补贴奖金应发工资保险扣款其他扣款实发工资04.9李刚企划600200100900573081304.9白成飞销售700100300110071.2560968.7504.9张力设计80020025012507680109404.9李萍企划50025020095047.560842.504.9李大志生产700320180120066.51001033.5点击鼠标右键2004-11-8制作人：伍梅（五）引用名字如将单元名字命名为“利润率”，公式可改为E3*利润率（六）单元格格式设置字体、字号、颜色、边框等（七）修改工作簿的工作表数[工具]——选项（八）序列输入1、[数据]——有效性——设置——允许——序列——来源（输入序列）——确定如：输入序列：收款凭证、付款凭证、转账凭证也可由工作表的其他单元格上获取数据的下拉列表，仅在来源上选择即可。2、[视图]—工具栏—窗体—组合框2004-11-8制作人：伍梅（九）常用的财务函数大体上分为四类：投资计算函数折旧计算函数偿还率计算函数债券及其他金融函数2004-11-8制作人：伍梅六、使用图表（一）创建图表1、使用[图表]工具栏创建简单的图表[视图]——工具栏——图表例：先建立如下工作表，选择a3:d7[图表]——图表类型——柱形图199419951996亚洲9.68.27.5西欧2.92.51.6非洲2.92.94.8拉美54.33.5世界部分地区经济增长率（10%）024681012亚洲西欧非洲拉美1994199519962004-11-8制作人：伍梅2、使用图表向导创建图表（1）单击常用工具栏中的图表向导快捷按钮（2）[插入]——图表如上例：先建立工作表，选择a3:d7下一步2004-11-8制作人：伍梅上一步下一步何种类型取决于用户的需要，应选择最能直观地表达数据的图表类型2004-11-8制作人：伍梅行：指把工作表的每一行的数据作为一个数据系列列：指把工作表的每一列的数据作为一个数据系列可重新选定区域上一步下一步2004-11-8制作人：伍梅皆可进行设置上一步下一步2004-11-8制作人：伍梅上一步下一步2004-11-8制作人：伍梅上一步下一步2004-11-8制作人：伍梅（二）图表的操作更改图表类型[图表]——图表类型或激活图表按鼠标右键更改数据系列产生方式[视图]——工具栏——图表——按行或激活图表中的图形，按鼠标右键添加或删除数据系列设置各种图表选项如图表标题、分类轴、数值轴、网格线等修改图表的位置向图表中添加文本[视图]——工具栏——绘图——文本框2004-11-8制作人：伍梅2004-11-8制作人：伍梅（三）常见的图表类型及运用1、柱形图柱形图如果以时间作为数据系列，可鲜明地表达数据随时间的涨落。例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992——1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）050100150200250大豆肉类渔业1992年1993年1994年1995年柱形图2004-11-8制作人：伍梅2、条形图条形图用来描述各项数据之间的差别情况。例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992棗1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）世界一些主要食品产量（百万吨）050100150200250大豆肉类渔业1995年1994年1993年1992年条形图2004-11-8制作人：伍梅3、折线图以等间隔显示数据的变化趋势。如果想表示某些数据随时间的变化趋势，可选择该类型。例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992棗1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）折线图世界一些主要食品产量（百万吨）0501001502002501992年1993年1994年1995年大豆肉类渔业说明：描述了各种食品产量随时间的变化趋势。2004-11-8制作人：伍梅4、面积图面积图强调幅度随时间的变化情况。百分比面积图还可以反映部分与整体之间的关系。例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992棗1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）面积图说明：描述了各种食品产量在1992年到1995年之间的变化情况。世界一些主要食品产量（百万吨）01002003004005001992年1993年1994年1995年渔业肉类大豆2004-11-8制作人：伍梅5、饼图其作用类似饼图，但它可以显示多个数据系列。每个圆环代表一个数据系列。例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992棗1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）饼图说明：描述了1992年各种食品产量与总的食品产量的关系。世界一些主要食品产量（百万吨）30%45%25%大豆肉类渔业2004-11-8制作人：伍梅6、圆环图十分适合表示数据系列中每一项占该系列总值的百分比。饼图一般只显示一个数据系列。例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992棗1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）圆环图说明：描述了1992年到期995年中每一年各种食品产量与总的食品产量的关系。世界一些主要食品产量（百万吨）30%45%25%30%44%26%32%43%25%29%44%27%大豆肉类渔业2004-11-8制作人：伍梅7、XY散点图例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992棗1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）XY散点图说明：描述了食品产量随时间的涨落。世界一些主要食品产量（百万吨）0501001502002500246大豆肉类渔业2004-11-8制作人：伍梅8、三维图三维图有多种类型，有立体感，但如果角度位置不对反而会弄巧成拙，让人看不明白。例：主要食品1992年1993年1994年1995年大豆116117136125肉类175177184192渔业991021091151992棗1995年世界一些主要食品年产量（单位：百万吨）三维图说明：要注意其角度的调整。020406080100120140160180200大豆肉类渔业1992年1993年1994年1995年2004-11-8制作人：伍梅9、动态数据图表当数据系列太多，图表无法清晰地表达这些数据。而为每一种产品绘制一幅图表，操作上会很复杂，且占用大量的内存，我们就可以绘制动态数据图表。动态数据图表的作用是只创建一个图表，就可以绘制各种数据组，它不是绘制某一个具体的数据集合，而是根据用户选择的数据将数据动态地绘制到图表中。方法：用图表指向含有公式的单元格，输入公式，从而绘制不同的数据集合使用文件链接将一个工作簿连接到其他工作簿使用动态名字，根据用户的输入指向不同的数据集合基于数据透视