CHAP7销售业务内部控制XXXX

Chap7.销售业务内部控制□销售业务概述□岗位分工与授权批准□销售与发货控制□收款控制□销售与收款内部控制的监督检查√某公司2003年3月12日在销售增塑剂产品过程中，出现了销售调拨单及销售章真实，财务专用章及增值税发票系伪造的现象，导致被骗货30吨，案值24万余元的重大损失。具体手段如下：1、一陌生客户隐匿真实情况，到公司销售公司开具了真实的产品销售调拨单，使用伪造的财务专用章及增值税专用发票，私盖印章，然后到销售处盖销售章，最后到储运车间提货，导致事故发生。2、利用财务部在三楼办公，销售公司在一楼营业，储运发货在公司后区的劣势，经过长期预谋，使用假牌照的报废车作案。骗过了公司财务部收款开发票关、销售公司对接关、储存车间发货核对关、保卫科车辆出入口验收关、齐鲁石化股份公司门卫查证关。案例上面案例中暴露出什么漏洞？案件暴露出的管理漏洞1.主观麻痹大意，财务部与销售公司、发货处、保卫科没有建立起紧密结合的防范措施和监控网络，存在严重漏洞。不能及时沟通，只知道按旧流程办事。2.印鉴管理失控。3.物流反馈信息系统失灵，对账不及时。若销售及财务、发货能及时对账，集中办公，就会及早发现问题，杜绝漏洞。4.销售人员及发货人员增值税专用发票及印章方面的知识缺乏，缺少鉴别能力。5.凭证单据检查工作不力。1销售业务特点◆销售过程较为复杂◆销售业务存在较大的风险◆销售业务的会计处理工作繁杂2销售业务内部控制的目标保证商品的安全完整保证销售业务顺畅有效地运行保证货款的及时收回及货币资金的安全完整确保销售与收款业务的真实合法保证销售退回、折扣与折让手续齐备，记录真实完整销售与收款业务的一般流程（以生产企业为例）1.编制销货通知单（销售部门根据订单）2.批准赊销（信用部门）3.发货（仓储部门）4.运货（运输部门）5.开具销售发票（财务部门）6.记录销售业务（会计）7.收款（财务部门）8.处理销售退回（经授权部门）□销售业务概述□岗位分工与授权批准□销售与发货控制□收款控制□销售与收款内部控制的监督检查√岗位分工与授权批准岗位责任制岗位轮换制授权批准制单位应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督.销售、发货、收款三项业务的部门分设，各自的职责？◆销售部门：处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。◆发货部门：审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。◆财会部门：销售款项的结算和记录、监督管理货款回收。有条件的单位应当建立专门的信用管理部门或岗位，负责制定单位信用政策，监督各部门信用政策执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应分设。销售业务中不相容职务有哪些？①销售业务的经办、审核和销售通知单的签发三个岗位分离②财会部门的开票、出纳、记账相互分离③收款、管理应收账款、向欠款客户发放对账单这三个岗位相互分离④应收票据及票据抵押物或质押物的保管岗位与应收票据的记录岗位应当相互分离。⑤信用管理岗位与销售业务岗位应当分别设臵，分别由不同人员担任。。□销售业务概述□岗位分工与授权批准□销售与发货控制□收款控制□销售与收款内部控制的监督检查√销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序◆指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。◆谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。◆销售谈判的全过程应有完整的书面记录。销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序◆授权有关人员与客户签订销售合同，合同应符合《合同法》的规定，金额重大合同应征询法律专家。◆建立健全销售合同审批制度。审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序单位销售部门应按照经批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下达销售通知单，同时编制销售发票通知单，并经审批后下达给财会部门，由财会部门根据销售发票通知单向客户开出销售发票。编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相分离。销售部门销售通知单销售发票通知单发货部门财会部门销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序◆发货部门应当对销售发货单据进行审核。严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。销售通知单发货品种和规格发货数量发货时间发货方式销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序◆单位的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。◆销售退回的货物应由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。◆质检部门应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。◆财会部门应对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序◆单位的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。◆销售退回的货物应由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。◆质检部门应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。◆财会部门应对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序销售主管质检部门仓储部门退货方检验证明退货接收报告财会部门退货凭证销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序销售计划销售发票销售合同销售通知单发货凭证运货凭证销售登记制度销售和发货控制销售谈判合同订立与审批组织销售组织发货销货退回销售与发货业务程序销售部门应设臵销售台账，及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况。销售台账客户订单销售合同客户签收回执销售和发货控制预算管理制度销售定价控制制度赊销的管理制定销售目标，确立销售管理责任制制定价目表、折扣政策、付款政策等并予以执行。符合条件的客户，经审批人批准后可办理赊销业务；超出销售政策和信用政策规定的业务，集体决策审批。单位在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低账款回收中的风险。销售和发货控制预算管理制度销售定价控制制度赊销的管理制定销售目标，确立销售管理责任制制定价目表、折扣政策、付款政策等并予以执行。符合条件的客户，经审批人批准后可办理赊销业务；超出销售政策和信用政策规定的业务，集体决策审批。销售定价控制制度1.保证产品售价的合理性2，制定折扣政策，保证折扣的适度性（数量折扣，现金扣扣，职能折扣，季节折扣）3.付款政策4.销售定价的授权批准（一般授权与特殊授权）销售和发货控制预算管理制度销售定价控制制度赊销的管理制定销售目标，确立销售管理责任制制定价目表、折扣政策、付款政策等并予以执行。符合条件的客户，经审批人批准后可办理赊销业务；超出销售政策和信用政策规定的业务，集体决策审批。资料中国企业信用管理现状最完善10%较完善39%不完善51%有效样本数：431根据企业信用管理情况将企业分成三种类型：最完善：有专门的信用管理部门和信用管理人员较完善：没专门的信用管理部门但有专人负责信用管理不完善：无信用管理部门，也无人负责信用管理信用管理与坏账0246810121416最完善较完善不完善坏帐占销售额的比率坏帐占赊销额的比率坏帐准备金提取比率3.75.38.53.65.13.2信用管理不完善的企业的实际坏账比例远远高于统计数字，信用管理较完善的企业的坏账比例也可能高于统计数字，信用管理最完善的企业的统计数字最接近实际情况％07.114.99.6资料销售与发货内控制度相关业务流程：1.订单编制与审核程序流程图现销的订单也需经销售部门主管审批签字。对收到的每一份订单都必须登记在购货订单登记簿上，在成交后，销售执行和客户支付情况也应记录在该登记簿上，从而保证从可信赖客户处收到的订单尽快给予满足和为日后再处理客户订单积累资料。首先询问是否有库存？内部销售订单客户订单内部销售订单销售部门信用管理部门编制信用审批已审批的销售订单①②③购货订单登记簿④销货合同⑤销货通知单（发货单）⑥关键点：①收到客户订单后，必须由信用部门通过专业方法，分析是否接受订单；（新老客户区分对待）②每一张订单的接受都应有相关授权人员的签字确认。订单控制制度（一）企业对收到的订单应进行顺序编号，必要时可依据收到的客户订单重新制作企业统一的“销售订单”。（二）订单应由信用部门在信用分析的基础上，结合财务部门共同确定销售量、付款条件、信用条件等，以决定是否接受订单。决定接受订单时，必须要有相关授权人的签字。（三）对已执行的订单和尚未执行的订单分别进行管理和控制。每一张订单的执行都要进行登记，以便随时检查订单的执行情况和每一订单的处理过程。（四）如果客户提交订单中的商品属于特殊商品，企业以前未生产过，此时应将订单送交设计部门、生产部门和会计部门以获取技术上和成本效益上的批准。运输部门库存商品台账销售部门仓储部门会计部门2、销售货物流程图销售通知单（发货单）运输单发货销售发票①②③登记相关账簿组织运输④⑤返回运货单办理结算⑥从客户那里收到的购货定单的格式是多种多样的，要使企业内部的销售业务得到有效的控制，应对每个客户不同格式的购货定单转录登记在企业内部统一格式的发货通知单上，并用发货通知单来控制整个销售业务的执行程序，在编制发货通知单前，销售部门首先应向发货部门询问所定货物是否有库存。①发货通知单都应该在事前进行统一连续编号。②销售部门填写发货通知单，将客户订单的内容，如所订货物的货号、数量、质量、价格等完整规范如实地反映。③发货通知单应经过销售部门主管或其授权审核人的审核签字，才能正式生效，防止舞弊行为的发生。④发货通知单在执行后应归档管理，并由专门的职员对其进行定期检查。⑤在发货通知单正式执行前，企业可根据需要就发货通知单与客户进行证实，避免由于执行发货通知单后，客户改变或取消订单而发生的损失。⑥发货通知单一般一式五联，一联销售部门作为备查的依据，两联交仓储部门准备发货，一联交运输部门准备运输，一联交门卫用为出厂检查。仓储部门在发货后，将一联退回给销售部门，销售部门据此开具销货发票，并将发票与发货通知一并交会计部门办理结算。（根据实际情况而定）发货通知单的控制制度滥用发票的“九阴真经”不开发票开白发票虚开发票阴阳发票金蝉脱壳开票中介拒开发票黑市交易以假乱真思考一下：发票应如何进行控制①核对开票依据发货通知单上的连续编号，以保证所有发出货物均要开具发票。②发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照③发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发运的货物数昊记录或完成的劳务数量记录为依据，并应受到非记录发运数量人的检查。④发票上的价格必须以信用部门和销售部门批准的金额或价格目录表为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查。⑤发票人算出的金额和其他内容应受到其他独立于发票编制人的复核。⑥发票总额加以控制，即所有发票应定期加出合计金额，以便同应收账款和销货合计数相核对。发票的控制制度票据的静态控制：发票来源，发票保管，发票开具后存根的保管销售部门审批部门会计部门3、销售折扣控制流程图客户提出折扣或折让折扣折让申请表折扣折让审核表可以合二为一折扣折让审核表审核折扣折让事项备忘录相关会计处理①②③④⑤验收部门销售部门会计部门4、退货控制流程图退货验收退货接收报告调查退货索赔客户服务部门签署意见审核经审核的退货接收报告①②贷项通知书相关会计处理③④⑤贷项通知书：用来表示销货退回或经批准的折让而引起的应收货款减少的凭证。其格式通常与普通销售发票相同，只不过不是说明应收账款增加，而是说明应收