企业内部控制系统改革方案

PingAn980608BJ-Qingdao(GB)机密讨论文件2012年6月1日企业内部控制系统改革方案中国平安保险公司PingAn980608BJ-Qingdao(GB)1设计初步方案4月10日~5月10日•根据试点地区提供的市场数据，对临时机构加以分类；并设计清理方案设计集团、专业公司层次内控方案•对临时机构清理开始试点分支机构改善方案应用试点5月11日~6月30日7月1日~7月31日•制订临时机构清理原则•界定资金流内控单元，确定控制原则•设计管控单证、资金流程方案•试点所设计方案•提出监控管理风险初案•进一步根据分支机构的具体情况，制订切实可行的管控方案•进一步研究内控环境改善办法•内控小组在总部做准备工作•内控小组去一个二级机构做制订方案的试点•平安方面负责对方案的试行，内控小组提供支援•内控小组在总部综合所有方案时间内容临时机构清理资金流监控管理层风险监控工作方式已完成分支机构内控系统改善方案保险内控小组工作进度经过第一阶段的诊断工作，内控小组确定了以下几方面，做为内控系统再规划的重点；其它的内控方面的议题，例如两核的质量、产品设计、企划等已移交其它有关部门/项目小组负责。•确定初步业务、职能监督与稽核审计再监督框架•制订业务、职能监督方案•制订集团与专业公司再监督体系系统监督PingAn980608BJ-Qingdao(GB)2¶资金流管控方案规划¶管理层风险控制方案规划•财务委派制重新规划•印章管理(见附录)•重要岗位休假制(见附录)¶业务与职能监督方案规划¶内控项目推广的初步设想¶附录主要内容PingAn980608BJ-Qingdao(GB)3¶资金流管控方案规划¶管理层风险控制方案规划•财务委派制重新规划•印章管理(见附录)•重要岗位休假制(见附录)¶业务与职能监督方案规划¶内控项目推广的初步设想¶附录主要内容PingAn980608BJ-Qingdao(GB)4内控单元资金流监控改革方案控制目的与原则岗位责任异常指标系统流程改革检查与考核•根据资金的流入流出中各个关键环节设置内控单元以便分别管控•定义每一个内控单元的控制目的•所有目的的综合可以保证资金流的整体监控•根据内控单元以及控制目的设定异常指标•对关键性的流程加以改造、重述•对信息系统等提出内控方面的要求•对各个岗位加以检查、考核，保证内控措施的具体执行•控制目的由具体岗位承担•流程改革、规范化保证岗位责任明确•异常指标系统将内控目的量化，作为内控工具，考核依据•对岗位责任的检查考核制度化改革方案以对资金流的整体、系统的监控为目的，并最终落实为具体岗位责任PingAn980608BJ-Qingdao(GB)5分保保单发出赔付费用税金营业外支出余额有效保单收回作废、注销遗失业务保费实收保费应收保费注销支付退费、手续费资金流入资金流出ACDBG银行帐户资金流程示意图EF在诊断阶段，内控小组对资金流程的各个环节做了调查研究。资金上划PingAn980608BJ-Qingdao(GB)6资金流关键“内控单元”的设定有价单证单元业务保费单元财务保费单元退费，手续费单元赔付单元ABCDE银行帐户单元费用单元F支付费用支付退费手续费收取保费支付赔款G在诊断的基础上，内控小组对以下的关键内控单元进行了规划。PingAn980608BJ-Qingdao(GB)7通过对每一个内控单元的控制，可以在整体上达到资金流的严格监控。资金流监控目的内控单元的控制目的A/B/C•防止机构及个人侵吞保费D•控制退费，手续费总量•防止机构及个人截留退费，手续费E•防止机构制造假赔案•减少通融赔付G•防止私设“帐外帐”F•防止滥用费用，以公济私•控制费用总量整体控制原则/目的•保证关键数字进入系统•保证信息流中各环节的核对关系清晰•保证信息流与实物流的准确，真实的对应关系PingAn980608BJ-Qingdao(GB)8内控单元现状控制原则/目的A有价单证单元部分机构违规自印保单有价单证领用、回销记录混乱，对应关系差有价单证的实物状况与记录情况不一致1)保证所有印刷的有价单进入总公司监管系统，分支机构无自印单证现象2)保证有价单证印刷数量与入库、领用、回销数量相对应严格防止有价单证丢失3)保证各类有价单证的实物状况(如作废、丢失数量)与记录相符B业务保费单元部分机构仍有手工出单现象，或电脑出单后不结算可能将业务保费不入帐加以侵吞或将应收保费不进入业务系统，以逃避应收率考核4)保证签单保费与保单批改内容及时，准确记入业务系统C财务保费单元部分机构为逃避某些财务数字的考核(如：应收率考核)，而将部分业务系统记录的数字不记入财务系统部分机构有做假帐现象5)保证业务系统的数字准确地进入财务系统，使保费收入与业务保费保持一致6)控制应收保费所带来的风险，减少应收保费注销量7)保证财务上帐、表、实相符D退费、手续费单元存在一定数量不必要的退费、手续费业务员或机构在支付过程中截留退费、手续费8)控制退费、手续费总量9)所有退费、手续费及时、准确真实地记入业务帐、财务帐各“内控单元”现状与控制原则内控单元的具体控制目的，是从平安现状出发，根据资金流整体控制原则而定。PingAn980608BJ-Qingdao(GB)9内控单元现状控制原则/目的E赔付单元存在一些不必要的通融赔付不少机构制造假赔案以充费用查勘定损人与交警、维修厂串通，多定损之后吃回扣部分赔款所列保单号与业务系统中记录的保单真实情况不符10)减少通融赔付11)保证所有的赔案均进入业务系统和财务系统12)防止假赔案发生(所有赔案的标的信息必须与业务系统中记录的标的信息一致)F费用单元仍存在滥用费用，以公济私的现象费用不入帐或不如实入帐的现象较为普遍13)控制费用总量14)控制所有费用项目如实反映在帐目上G银行帐户单元部分机构私设“小金库”部分机构财务帐上的数字与银行帐户中实际数字的差距无清晰，明确的解释15)保证各机构帐户数量帐户记录的透明化16)保证准确掌握银行帐户各类未达帐项，并做出清晰、明确的分析各“内控单元”现状与控制原则(续)PingAn980608BJ-Qingdao(GB)10¶规范与资金流相关的关键流程•有价单证管理流程•应收保费注销流程•退费、手续费支付流程¶分离保费帐户与费用帐户，以此加强费用控制¶加强信息流的透明化、准确化与安全化资金流流程改革内容为了达到内控单元的控制目的，应对有关流程作出改革或明确的定义。PingAn980608BJ-Qingdao(GB)11•领用、销号登记(包括作废、注销、丢单情况统计)有价单证管理流程规划应建立起以电脑记录为基础的，注重盘存统计的，有序的有价单证管理流程。盘存、统计•定期盘存•对各机构单证使用情况作出评估，并采取相应措施•定期盘存，并上报使用统计报表•定期盘存，并上报使用统计报表•盘点表•使用、结余统计报表回销•业务部门回销作详细的回销登记•按保单号保存回销联，作废单证及注销单证，丢失单证应保留其丢失证明领用•业务部门领用，作详细领用登记入库•作本部单证入库登记•按季发货，清点发货量，作发货登记•清点到货量，并上报发货与到货核对结果•作入库登记•按月从二级机构领用，并作入库登记•发货登记•到货/入库登记印刷•依各机构需求统一格式，统一印刷，作印刷登记•按季上报需求计划•按月上报需求计划•单证需求表•印刷登记三/四级机构总部二级机构生成记录PingAn980608BJ-Qingdao(GB)12保单正本保单正本规定严格的应收保费注销流程业务员1告知业务部门注销并收回一切相关单证2根据财务的保单到期通知收回客户一切相关单证业务部门•注销业务帐财务•注销财务帐上应收保费单证管理•与存根联核对保存，并作注销记录责任定期检查方向•注销应收保费是否如实反映在业务帐财务帐上•注销应收保费是否收回保单正本保单正本业务联业务联/财务联12注销应收保费应如实入帐，并保证保单正本及时收回。PingAn980608BJ-Qingdao(GB)13规范退费、手续费审批支付程序未超权限•检查保费到帐情况，保费到帐方可支付退费、手续费•尽量以转帐方式支付•尽量直接将现金退费、手续费支付给客户•极少量由业务员领取的必须有被保险人在退费通知单上加盖公章•如实按审批额出具批单退保费通知单•必须用电脑出批单，以记入业务帐•将批单业务联归档业务内勤•核对三费(协议)比例核保•持客户签名加盖公章的申请书向核保人申请退费业务员客户财务专业公司二级机构负责人超权限审批审批设定核保对退费、手续费的审批权限，并由财务严格把关，保证退费、手续费退到客户手中。PingAn980608BJ-Qingdao(GB)14建议三、四级机构将保费帐户与费用帐户分离，专户专用，不同帐户之间资金不能互划。三、四级机构帐户管理现行帐户管理方式*特殊情况需经二级机构负责人批准3、4个银行帐户•帐户性质用途较综合(保费、赔款、费用集中在一个帐户)建议帐户管理方式帐户保费户1保费户2保费户3不可互划资金*费用户用途•收取业务保费•支付赔款•支付退费、手续费•上划资金•收取二级机构拨入费用专项资金•支付日常费用开支用途•根据月考核结果，由二级机构拨入适量费用资金，使该帐户最高余额不超过当月可用数的150%•异常情况，费用帐户余额不足时，可向二级机构签报予以及时拨入具体操作PingAn980608BJ-Qingdao(GB)15信息透明化内控要求与现状有价单证系统*需在业务、财务小型机都运行后，才可以做到**6月份财务小型机试运行后，应可以做到业务系统财务系统银行帐户•通过单证流水号，可以在电脑系统中追踪其业务保费情况•明确保费注销类批单•通过单证流水号/保单号可在电脑系统中追踪其财务收费以及赔付情况•可以进行自动对帐并清楚得知财务收费情况与银行到帐情况的差距及原因透明化内控要求水险/非水险(微机系统)车险(小型机系统)***可做到做不到平安历来比较重视业务与财务系统的一致；内控小组认为这样做片面且不系统。现状个险(小型机系统)不适用PingAn980608BJ-Qingdao(GB)16平安信息系统应根据内控透明化要求，增设某些功能，使信息透明化，并进一步加强信息的准确度。目前信息系统需改进方面存在问题历史遗留新发生•数据不完全，不准确•可以出单而不结算，使出单而数据不进入业务系统成为可能•数据不完全，不准确(由微机转入小型机时未作清理)•注销保单的批单类型不明确，未与保费变更类批单加以区别•未考虑单证流水号到业务/财务保费的追踪•系统无法与银行对帐单进行自动对帐解决方案历史遗留新发生•清理电脑数据库,整理历史数据•对输单进行复核，以增强其准确性•年底水险/非水险小型机运行后，问题可以解决•明确批单类型•设计单证流水号到业务/财务保费的追踪•设计财务系统与银行对帐单的自动对帐功能微机小型机PingAn980608BJ-Qingdao(GB)17同时应加强数据库的保护，以保证信息的安全化。信息的安全化–数据库的保护措施业务、财务系统设置开机密码，专人掌握，不得泄露设置使用权限设置口令，限制更改权每月做两次数据备份财务和业务人员每月结算后应认真核对每月与上月的报表，如发现异常，应及时上报设置权限和口令其它的保护措施PingAn980608BJ-Qingdao(GB)18异常指标将成为达到内控单元的控制目的的量化工具。异常指标设计异常指标的目的•关键内控信息的量化、透明化•关键内控岗位的考核的依据*正在设计之中D•退费率E*G•违规帐户数•超期未达帐笔数•超期未达帐金额F•费用超支率A•有价单证遗失率•作废、注销有价单证回收的不完整率•有价单证实物与记录的差异率B•手工出单率•签单保费与业务系统保费的差异率C•财务业务数据差异率•应收率•应收注销率PingAn980608BJ-Qingdao(GB)19异常指标计算方法与数据来源(一)*适用于寿险**为防止抽样的弄虚作假，检查前需统一确立抽样号码内控单元异常指标计算方法数据来源A有价单证单元有价单证遗失率遗失数领单总量有价单证领