内部控制制度（DOC 28页）

内部控制制度《销售及收款循环》文件管制等级：□管制文件□非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表□管制文件□非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1.总则1.1.制定目的为促使本公司「内部控制」（InternalControl）之「销售及收款循环」（Sales）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。1.2.适用范围凡本公司有关「内部控制」之「销售及收款循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。1.3.权责单位业务、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。2.销售及收款循环2.1.循环图【见】（资料1）「销售及收款循环图」。2.2.循环作业本循环之各项作业：1)销售预测作业（CS101），另订之。2)销售计划作业（CS102），另订之。3)订单处理作业（CS103），另订之。4)征信作业（CS104），另订之。5)营业员管理作业（CS105），另订之。6)交货作业（CS106），另订之。7)发票开立与作废作业（CS107），另订之。8)应收帐款作业（CS108），另订之。9)客诉处理作业（CS109），另订之。10)售后服务作业（CS110），另订之。11)签证押汇作业（CS111），另订之。12)收款作业（CS112），另订之。13)销货折让作业（CS113），另订之。14)差异分析作业（CS114），另订之。3.附则3.1.制修废与颁布实施本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。3.2.编号、版本、日期、页次／页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。3.3.附件3.3.1.相关资料（资料1）「销售及收款循环图」（资料1）「销售及收款循环图」生产循环CS101←-┐销售预测||||↓融资循环|CS102CS103←-┴---销售计划┌---订单处理┌---||||||↓|↓|CS105|CS104生产循环┌------┴---营业员管理←-┘征信------→||┌--------------┬--------------┘|↓↓|CS107CS106|发票开立与作废交货||┌--------------┼--------------┐|↓↓↓|CS110CS109CS108|售后服务客诉处理应收帐款||┌------┴--------------┘|||┌--------------┬--------------┤||↓↓↓||CS113CS112CS111||销货折让收款签证押汇|||||||↓|├--------------┴--------------┘CS114||差异分析←-┘|←---------┘第1節作业程序1)预测未来二、三年变化，对销售之影响。2)由供货商、购买者、产业本身、替代品与产业潜在进入者等方面着手预测及了解。3)对未来状况作一了解后，应就自身优势与劣势以及外界机会与威胁等方面拟定未来方向。4)未来方向确定后，考虑自身资源，拟出销售策略以达成目标。第2節控制重点1)预测时应考虑文化、经济层面。2)预测应分长、中、短期，并根据情况变迁随时修正。3)以整体观念为起点，不仅衡量公司内在情况，也评估公司外界整体经济因素之影响。4)应重新考虑各种变量，而非全部沿用历史资料为判断依据，以求更符合实际现况。5)各层面的销售预测应有根据资料，不可凭空想象。6)销售预测是否定期检讨及修正。第1節作业程序1)销售计划之作业应包括下列内容：(A)市场展望。(B)新市场开发计划。(C)新产品开发计划。(D)旧产品淘汰计划。(E)新客户开发与旧客户淘汰。(F)广告及其它销售推广政策。(G)售价政策。(H)授信及帐款回收政策。(I)业务人员之增减及异动。(J)销售费用之限制。(K)本年度营业方面可能遭遇的困难及其克服对策。2)销售计划最后之定案与各种指针制定以及各单位预算，应具有相辅相成关系。第2節控制重点1)销售计划应尽可能数量化，以利测量。2)编估销售目标应考虑企业内外环境之可能影响，并切合实际，在现有客观情况下有达成之可能，同时具有挑战性及主动性。3)销货预测之编制应由各有关单位共同参与，并融合企业经营者之企图心。4)每季结束后，应将实际业绩与预算目标确实比较，检讨得失，采取行动。5)执行预算时应经常比较现时环境与原始情况，如有显着差异者，应实时修正。6)各层面的销售计划应有根据资料，不可凭空想象。7)销售计划是否定期检讨及修正。第3節相关资料「销售预测」等。第1節作业程序1.存货生产接单1)业务单位接获客户「订单」后，首先检查「订单」之各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，若有涂改应盖章确认。2)查看是否仍有库存，若无库存由业务人员告知客户，与其洽商延期交货或再讨论交易内容。3)若仍有库存，且其愿享现金折扣付现金，或经信用评估后须付现，则交货收现。2.订货生产接单1)业务单位接获客户之样品（或样品要求）及「报价单」。2)将样品交由制造单位打样及样品分析。3)制造单位将制作好的样品、「成本分析报告」，交给业务单位。4)业务单位将制作好的样品交与客户确认，并商议交期。5)客户同意交期，并同意接受所制成的样品，通知本公司业务单位准备报价。6)若不同意样品，则由业务单位再交由制造单位修改。7)若不同意交期，则再与制造单位协商后再与客户洽商。8)同意样品及交期后，业务单位依据制造单位之「样品成本分析报告」，再加计运费、保险费、各项费用及预期利润，订出售价，并填制「报价单」交由主管核准。9)业务单位主管同意售价，签准「报价单」后，则由主办人员向顾客报价。10)若顾客接受报价，业务单位接获客户订单后，首先检查「订单」各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，若有涂改应盖章确认。11)对于客户所下「订单」之订购种类、数量、规格等各项要求，由业务单位视状况决定是否要预收部份货款。12)若有预收货款，则依预收款项作业规定。13)若无预收货款，则作信用调查及授信审核。第2節控制重点1.订单处理1)接受「订单」核章手续必须齐全。2)「订单」涂改是否有盖章或注记。3)业务人员「报价单」应依规定办理，售价应考虑估计成本之正确性，并加计合理利润。4)核准售价不能超过权限。5)业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认，交期进度应列入控制。6)单位售价、总价等计算是否正确。7)优待条件与公司规定应符合。8)应注意品质，要求条件必须符合公司制作能力。2.订单变更1)「订单」变更时，是否随即反应处理。2)受订后在未制造前，才准予受理作废。3)订货后经制造而必须取消时，不论是销售或客户因素，均应查明该「订单」内容是否有取消条款，并查明损失处理情形。4)修正「订单」或「订单」作废是否有会办相关单位人员。5)「订单」修改内容是否合理。6)「订单」修改日期是否在送货日期之后。7)若修改单价或数量比原来多时，要查其是否补开发票。第3節相关资料「订单」、「成本分析报告」、「样品成本分析报告」、「报价单」等。第1節作业程序1)若客户并非付现，而采信用交易者，则先调阅往来「客户资料」，有无过去往来纪录。2)若为新客户，则由业务单位填妥「客户资料」，送授信单位审核。3)授信单位接获业务单位之资料后，再深入调查「客户资料」及查询银行交易纪录状况。4)授信单位将资料整理评估后，决定授信额度上限。5)若授信单位经评估后，认为此客户信用不佳，可与业务单位联系，讨论是否要接受「订单」。6)若虽信用评估不佳，但仍接受此「订单」，则由授信单位决定是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。7)若接受担保或保证条件时，由业务单位追踪及初审客户设定担保或保证作业。8)抵押保证事宜初步办理妥当后，将资料再由授信单位审核。9)若通过则由授信单位评估后，给予信用额度。10)若未通过，则授信单位决定是否再增加担保品或保证，还是要求货到付现。11)客户订单金额未超过信用额度，则接受此「订单」并出货。12)若「订单」超过信用额度，则再交由授信单位审核信用，是否增加额度。13)额度若有更动，仍须经由上述授信过程。14)收款人员应将客户之信用及付款资料，交由授信单位计算机归档及整理，以更新客户信用额度。第2節控制重点1)必须建立「客户资料基本资料」档案，登记有关交易情形、财务及信用状况。2)客户授信总额之拟定，是否考虑对方之资本额、营业情形、损益情形、创业期间、信用、保证及抵押额度等内容。3)必须办妥保证者，是否至少每年重新办理对保工作，并由第三者每半年对保一次。4)对于未办妥手续或超过授信总额者，其出货应经特案核准。5)对新增客户或转向他公司购货者，必须分析其变更原因，并检讨改进。6)对于市场资料之搜集是否充份，范围包括供需量之变迁、产品技术之革新、竞争者之策略等。第3節相关资料「客户资料」、「订单」等。第1節作业程序1)制定个别推广业务人员业绩目标。2)制定业务人员奖励制度以激励营业员之工作意愿。3)设计完整训练计划，使其有自信及能力面对客户。4)重视职业道德教育，强调操守重要。5)强调自动自发自我管理。6)每月由业务人员填制汇总「营业月报表」。7)每月结算业务单位业绩，并将与目标的差距告之，促使其自我激励。8)定期分析业务部门之实绩、损益，并制年度销售比较表。9)业务人员每月底填制下月份之「客户预定拜访表」，藉以安排日程及出差日期，并汇总呈董事长室留存。第2節控制重点1)扩展业务人员个别目标之制定是否太低。2)业务人员区域划分是否恰当。3)「客户预定拜访表」是否有填制，是否确实执行预定进度。4)有无浮报差旅费、交际费之情形。5)业务人员本身能力及训练是否足够。6)业务人员是否够积极、主动。7)业务人员之各种激励制度，是否具有足够诱因。8)业务人员与客户往来是否诚实，对公司是否忠诚。第3節相关资料「业务月报表」、「客户预定拜访表」。第1節作业程序1.交期管理1)以业务单位与客户协调之交货（或装船）日，为交期管理之管制基准。2)将各「订单」之预定交期依日期排列，并注明内外销。3)通知仓储单位各批货品之交期、交货地点、货品种类等。4)若为外销，则在交运前七日，准备报关文件及出货手续；若为内销，则在交运前二日，准备出货手续。2.出库排程1)仓储单位将各业务单位通知之各批货品交期汇总，安排出货日期。2)依出货日期、货品种类、交运种类等，安排出库日程及出库事宜。3)在预定出货日期，将准备交运货品打包好，预备装车工具，并联系运送工具及货运单位。3.出库纪录1)依「出货单」出库。2)成品出库时依品名、规格不同，登录库存明细帐。3)出库时，警卫依「出货单」或「托运单」放行货车，并将车号登入进出厂纪录簿。4)内销货品，货到客户签收后，回条由货运单位取回，交与业务单位。5)财会单位依据「出货单」入帐，列记应收帐款及销货收入。4.外销装船1)业务单位将备妥之报关文件及装船（装机）文件，交由报关行或自行报关。2)外销货品运至码头或机场后，由船公司或空运公司开出装船（装机）证明后，货运单位将各项装船（装机）文件携回，交给业务单位。第2節控制重点1)受订交货应列进度表控制，必须准时交货，如有逾期，应检讨未交货原因，并提出改善对策。2)制造单位对于客户要求之交货日期，如无法于预定日期完成，或无法依排程制造时，必须实时反映业务单位处理。3)交货之种类、数量应与客户「订单」、「出货单」上之内容一致。4)预备交运货品应与其它库存品分开置放；货品打包时，包装应符合订单要求，各项资料应填写清楚。第3節相关资料「订单」、「出货单」、「托运单」等。第1節作业程序1.开立发票1)出货时立即开出「发票」，开立时须符合营业税法规定。2)「发票」内容与送货内容须相符。3)将「发票」号码填于「出货单」。2.发票作废申请1)收回原「发票」填写「发票作废申请书」，并由客户签章。2)「发票」作废申请理由包括有：(A)「发票」内容开错者。(B)「发票」所载数量与客户签收数量不符者。(C)因故遭受退货者。3)原