内部控制应用指引第7号《采购业务》讲解

解读《企业内部控制应用指引第7号》电子科技大学·钟朝宏1总述◦采购业务的含义、主要风险、主要流程各环节风险和控制◦请购、审批、购买、验收、付款等实战技巧◦大权衡、小技巧2:218592416Word:218592416:218592416Word:2185924164•是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动•企业采购成本在总成本费用中的比例高，往往占到一半以上•价、质、量、时、空__价廉、物美、按时•该如何采购？__内控目标•采购重要吗？•什么是采购？:218592416Word:218592416近年高校发生的多起贪污腐败案中，多出现在花钱的过程中，包括教材采购、基建。广东商学院设备科科长黎明芳被群众举报受贿，经查实，黎利用其负责教学科研设备的采购、验收的职务之便，于1996年12月至2001年2月收受电脑商贿赂3.52万元。黎明芳一案牵扯出了6名原广东省高教厅设备后勤办一连串蛀虫，在为省属高校统购实验室建设、教学仪器设备时大肆收受“回扣”等好处费370余万元。5案例:218592416Word:218592416内控环境：采购政策、采购部门与人员、成本意识…风险评估：区分不同物资…控制活动【详见各业务环节】信息与沟通：物资市场信息、举报制度…内部监督：采购部门自查、内审部门监督，采购后评估…6:218592416Word:2185924161.库存短缺或积压（量与时）2.物资质次价高（质与价）3.出现舞弊或遭受欺诈4.资金损失或信用受损71.战略目标2.经营目标3.报告目标4.合规目标5.安全目标考虑这些风险的可能性、严重性，应采取何种风险应对措施？？:218592416Word:2185924168需求计划采购计划选择供应商请购确定采购价格供应商档案订立框架协议管理供应过程验收合格否？是取得发票入库记录应付账款付款申请审批付款记录采购后评估否退货、索赔等:218592416Word:2185924169需求部门采购部门验收部门:218592416Word:21859241610财务部门:218592416Word:218592416:218592416Word:2185924161.计划与请购2.选择供应商与供应商管理3.确定采购价格4.订立框架协议或采购合同5.下订单和管理供应过程6.验收7.付款8.会计控制12:218592416Word:218592416需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，与企业生产经营计划不协调缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批可能导致采购物资过量或不足，影响正常生产经营在编制年度生产经营计划时，科学安排需求计划、采购计划、采购预算；需求计划不能制定供应商；对独家代理、专有、专利等特殊产品，需论证审批明确请购部门或人员的职责权限及请购程序、区分预算内和预算外采购、审批采购申请13主要风险控制措施1:218592416Word:218592416原材料或零配件的需要，一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知单提出请购单。临时性物品的采购需要通常由使用者而不需经过仓储部门直接提出。以集中统一采购为主，限定自购14:218592416Word:218592416•深圳民润一采购经理因收受了百事可乐大量的“好处费”，大额采购百事可乐并压缩可口可乐的采购量，被可口可乐供应商揭露而引致民润高层的盘底调查，最后终东窗事发。•采购权的归口管理权由该采购经理来全权执掌。如果上面看出了品类结构或库存积压苗头不对劲，他会有很多理由来搪塞。•而在民润，出现特别重大的事故，上层是不会对采购经理进行盘底调查的，公司在制度上并没有这个规矩，上层也不想多耗精力在这一块上兴师动众地劳民伤财。15案例:218592416Word:218592416供应商选择不当可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为建立科学的供应商评估和准入制度，按照公平、公正和竞争的原则，择优确定建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度162主要风险控制措施:218592416Word:218592416选择供应商的意义选择供应商的标准寻找和评估供应商17:218592416Word:2185924161.供应商供应顺畅，才不会造成停工待料2.进料品质的稳定，才可以提高成品的品质与交期以及市场的竞争力3.交货数量的符合，才不会造成公司尾数与短装4.交期的准确，可以保障公司对客戶的承诺5.合理的成本，可提高产品的竞争力6.各项工作的协调，可使双方配合工作顺利18:218592416Word:2185924161优秀的企业领导人，企业才能稳定成长2高素质的管理干部，企业才会有效率与活力3稳定的员工群体，才有良好的品质4良好的机器设备，品质更可以保正5良好技术，才能使产品品质更有保障与成本降低6良好的管理制度，才会激励员工士气7良好的互动，可以使双方更紧密的配合19:218592416Word:2185924161.采购部必须以实际需要寻找潜在供应商，并尽量全面了解2.当确定新的供应商可以与公司配合后，必须会同质检部﹑技术部等相关部门主管作该厂商的评鉴，依据公司供应商评审考查表进行考核，判定合格或不合格考核参考：交期占30%﹑品质占40%﹑成本占15%﹑配合度占15%3.判定不合格者，给予限期改善不合格项目，收到其重新评审要求后另行重审20:218592416Word:2185924164.判定合格者，采购部列入合格供应商名录；经评审合格的供应商，必须先行打样或提供图纸，打样准时且质量经技术部﹑质检部确认合格后，才能正式成为供应商；之后，必须有正式的报价单提供采购部参考5.采购部必须随时寻求新的供应商，以利于降低公司的成本6.供应商每满一年必须重新评审一次，不合格者经限期修改合格后依然可与配合，重审不合格者终止合作21:218592416Word:218592416a.驻厂b.定期或不定期到工厂进行检查c.设监督点对特殊的工序进行检查d.要求供应商及时报告生产状况f.组织管理技术人员对供应商进行辅导g.进料检查h.要供应商提供生产日报表与检验日报表，在5分钟内传真到采购部22案例:218592416Word:218592416采购定价机制不科学采购定价方式不当缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控可能导致采购价格不合理，造成企业损失采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，建立采购价格数据库233主要风险控制措施:218592416Word:218592416供应商的报价。通常报价都须三家供应商以上，才不会吃亏。每家供应商报价单上，应要求成本分析，未能分析者必须给予说明采购部比价、议价◦采购人员要熟悉物资市场行情、信息加工要精确◦在议价中，采购人员无法达到指定目标，或者已达标、但还有空间，可以用缓兵之计，请示上级主管、老板再确定◦但有些供应的材料，必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的，才不会夜长梦多，这种状况的事项，必须要胸有成竹与高度的自信才会成功24:218592416Word:2185924161.带一点疯狂酌量情势2.高目标达成要求3.装得小气一点，让步要慢4.不以“大权在握”的口吻谈判5.不要轻易亮出底牌6.运用竞争的力量7.伺机喊”暂停”8.当心快速成交谈判进行太快9.出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤10.兵临城下的大胆相逼11.柔性哀情战略12.积砂成塔，小利也是利13.要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想14.不要逼对方走投无路，总要留点余地15.到供应商要降价，不要立即说降价的事16.大幅的降价最好到供应商公司去，不要请他到自己公司，除非不得已17.男老板由女采购员先上阵，老板娘由男采购员上阵18.不能“王见王”19.要有退一步进二步的谈判技巧25:218592416Word:218592416框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅未经授权对外订立合同合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈可能导致企业合法权益受到侵害引入竞争制度，对拟签订框架协议的供应商资信和履约能力进行风险评估根据框架协议斟酌、拟订采购合同条款,‘大合同’应当组织专业人员或外部专家参与谈判或相关工作对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。264主要风险控制措施:218592416Word:218592416卖方保证在此所标价格不高于对其他采购公司的售价，并且卖方同意只要在此订单有效内的任何时期，如果卖方在相似的条款下对同样的材料报出或卖出更低的价钱，此最低价可以替代在此所标的价格。有信誉的生产商应在交货的时候，依合同就同样质量、数量的商品提供给采购主管一个较低的价格。在如下情况下这样作同样会使卖方满意：卖方要么以较低的价格提供这些货物，要么允许买方在其他地方购买相同数量的货物，并且在别的地方所采购货物的数量要从合同的总数量中扣除。依照合同中的条款卖方应该降价，买方应该得到这一低价带来的利益。27:218592416Word:218592416应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内；检查使用物品和获得劳务部门的主管是否在请购单上签字同意。对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。请购数量不大或者零星采购的物品，采购指的成本分析控制可对照资金预算来执行。28:218592416Word:218592416缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应依据合同跟踪其履行情况，对异常情况应及时出具书面报告并提出解决方案，对重要物资履约中可巡视、点检和监造选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性295主要风险控制措施:218592416Word:218592416验收标准不明确验收程序不规范对验收中存在的异常情况不作处理可能造成账实不符、采购物资损失制定明确的采购验收标准，确定必检物资目录、专业测试程序验收人员应当根据采购合同及质检部门出具的质检证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等是否一致验收中发现异常的处理306主要风险控制措施:218592416Word:218592416卖方交付的货物未能与合同一致，公司可选择1)拒收全部货物2)部分接受，拒收次品3)全部接受货物在合理的时间之内，通知卖方，合理的方法保存31违约结果的处理1.诉讼、赔偿，不太可取2.不严重，警告3.价格的商量4.再加工、退回或供应商出资买方加工5.拒收退回，费用由供应商支付6.付款是扣除货物缺陷引起成本后的金额:218592416Word:218592416A公司建设了一座涉外商务大厦，由于当时A公司自身并不具备直接管理大厦的经验和能力，便聘用作为专业机构的F公司负责项目的物业管理工作。•由于F公司是以低价中标，因而财务压力很大，在实际管理运作中经常偷工减料，对管理成本进行非正常压缩，造成客户大量投诉，大厦形象受到影响。随即A公司决定提前一年终止委托合同，自己组建机构接管。•项目交接时双方分别就项目现状进行了逐项检查和记录，在检查到空调机组时，因正值冬季，环境温度无法达到开机条件，在粗略看过机房后，接收人员便在“一切正常”的字样下签了名。32案例:218592416Word:218592416春夏之交，在进行空调运行准备过程中发现，前管理公司对机组的维护保养工作做得很差，竟然在过去的一年里从未给机组加过油，有的机头已不能启动，需要更换部分零件。F公司要求A公司支付双方约定的提前终止委托管理的补偿费用，而A公司则认为F公司在受委托期间未能正常履行其管理职责，造成设备受损，补偿费用要扣除相当部分。这时，F公司的律师出场了，手里拿着有A公司工作人员“一切正常”签字