内部沟通控制程序

安徽绿城房地产开发有限公司质量管理体系程序文件文件编号：AGT/QP·04页码：第1页共4页内部沟通控制程序修改状态：B/01目的1.1确保公司的质量方针、质量目标得到理解和有效沟通。1.2确保对公司的质量管理体系的有效性进行沟通。1.3确保在公司的职责和权限方面得到沟通。2适用范围本程序适用于公司内部沟通的控制，包括质量方针和质量目标、职责和权限、质量管理体系有效性的沟通。3职责3.1公司总经理根据质量管理体系的要求确定内部沟通过程，负责公司质量方针和质量目标的传达和贯彻。3.2综合管理部负责：a）组织公司质量管理体系有效性的沟通，并对内部沟通过程进行监督，提出相应的改进意见；b）组织公司职责和权限方面的沟通，并采取相应的改进措施。3.3其他方面的内部沟通由相应职能部门负责。4工作程序4.1内部沟通的主要内容a）质量管理体系文件，相关的规章制度、管理规定，以及各类通知、计划、报告等；b）质量管理体系运行情况，包括质量方针、质量目标的完成情况、内外部审核以及管理评审结果等；c）质量管理体系过程或公司管理工作中出现的各类问题及改进意见；d）有关工程管理、房产品质量的检查报告、分析报告；e）顾客反馈的信息，包括顾客投诉；f）各职能部门的职责和权限，以及与质量有关的各岗位职责；g）员工提出的合理化建议。4.2内部沟通的主要渠道a）下发文件，如质量管理体系文件、各项规章制度、计划、通知等；b）召集会议，如总办会议、工程例会、专题会议、评审会议等，并形成必要的会议纪要；c）各类工作函、工作联系单等记录的传递；d）其它文件形式的传递，如报表、报告、绿城报、客户通讯、媒体广告等；安徽绿城房地产开发有限公司质量管理体系程序文件文件编号：AGT/QP·04页码：第2页共4页内部沟通控制程序修改状态：B/0e）各种通讯、网络工具，如电话、传真、电子邮件、BBS等。4.3实施方法4.3.1有关文件的沟通4.3.1.1质量管理体系文件发布后，由综合管理部组织进行全员培训，以确保每一位与质量有关的人员熟悉质量管理体系中的有关规定，并得到有效地贯彻和实施。4.3.1.2其他规章制度、通知、计划等文件，文件发放部门应做好发文工作，并使用《文件发放清单》做好发文登记。收文部门的有关人员要及时传阅并做好传阅记录。4.3.1.3电子文件的收、发文按《文件和资料控制程序》有关规定执行，电子文件的收文部门收到文件后，应转发部门内所有相关人员阅知。4.3.2有关质量管理体系运行情况的沟通4.3.2.1质量方针的传达和贯彻a）公司的质量方针确定后，总经理（或其授权人）须召开公司全体员工会议，宣讲公司质量方针的内涵，提高员工的质量意识；b）新员工报到时，综合管理部应组织对其进行公司企业文化、开发理念、质量方针等相关知识的培训；c）公司总经理（或其授权人）应以会议、公司刊物等形式，不定期强调和重申质量方针及其涵义。4.3.2.2内、外审结果a）审核签发的不合格报告及审核组提出的注意事项等，须通过审核末次会议在各职能部门负责人以上干部之间进行沟通和讲解；b）审核报告须由综合管理部发文至各职能部门，各职能部门应采取合适的方式在内部进行传达和沟通；c）对审核报告中确定的不合格项及审核组的提示注意事项，所涉及的部门须召开内部会议进行研讨和沟通，分析原因、制定并落实相应的纠正、预防措施。4.3.2.3管理评审结果a）管理评审应通过会议形式，使所有与会人员就质量管理体系改进的机会、变更的需要、以及质量方针与质量目标的适宜性等进行充分的研讨和沟通；b）管理评审报告应发文至公司各部门及各级领导，各部门应组织本部门员工进行学习和研讨，并落实有关整改工作。4.3.3有关质量管理体系过程或公司管理工作中出现的问题及改进意见的沟通安徽绿城房地产开发有限公司质量管理体系程序文件文件编号：AGT/QP·04页码：第3页共4页内部沟通控制程序修改状态：B/04.3.3.1总经理（或其授权人）应每月召集总经理办公会议，对各职能部门的工作计划和完成情况进行沟通。会议主要包括以下内容：a.）通报前阶段的工作任务完成情况；b）对后阶段的工作计划进行研讨和确定；c）明确具体任务中的职责和权限，以及相关单位、部门以及岗位间的配合和协作要求；d）根据需要确定资源配置。4.3.3.2综合管理部应组织各职能部门制定年度/月度工作计划，并就工作计划和总办会议决定事项的贯彻落实情况进行跟踪，对其落实过程中碰到的问题予以协调解决。4.3.3.3各职能部门之间有关工作情况及协作需求的情况，还可通过《工作联系单》以及专题会议等形式进行沟通。联系单应有协作要求、时效限定、反馈信息等相关说明。4.3.3.4各职能部门有关工作情况需向公司相关领导进行书面汇报的，应通过《文件审批单》等形式进行沟通。4.3.3.5各部门每周应召开一次部门例会，对工作计划及工作中存在的问题进行研讨与沟通。4.3.3.6综合管理部应采取适宜的方式组织员工开展合理化建议活动，收集、整理员工对公司各项管理工作的改进建议，并报公司相关领导审阅和确定改进事项。4.3.4有关工程管理、房产品质量信息的沟通4.3.4.1工程管理部应每月将项目工程质量、进度情况书面报告公司领导，并定期组织开展工程管理、房产品质量的对口检查，检查结果以书面形式向公司领导、集团及相关单位反馈。4.3.4.2客服人员应每月将顾客投诉信息进行整理和统计分析，编制《投诉处理分析报告》，报工程管理部负责人、分管领导及公司总经理，并抄送综合管理部、集团公司客户服务部等相关部门。4.3.4.3对项目开发过程中出现的重大工程质量问题，由工程分管领导组织有关部门召开专题会议进行研讨和沟通，并制定措施，实施整改。重大事故处理措施的确定，由集团总工程师办公室负责审核，并报集团工程分管领导审批。4.3.5有关职责和权限的沟通4.3.5.1公司每个岗位均须编制相应的《职位说明书》，由岗位所在部门进行研安徽绿城房地产开发有限公司质量管理体系程序文件文件编号：AGT/QP·04页码：第4页共4页内部沟通控制程序修改状态：B/0讨，分管领导审核后报公司组织评审，并报送集团公司人力资源部备案。4.3.5.2综合管理部须收集、整理并汇编公司所有岗位《职位说明书》，并根据职责和权限分发相应的《职位说明书》至部门负责人。4.3.5.3各部门负责人须组织本部门员工对《职位说明书》的内容进行学习和沟通，确保每位员工了解自身的职责和权限，以及本部门内部的职责分工。4.3.5.4综合管理部负责编制、分发和管理《员工通讯录》，并及时进行修订，确保其适用性。通讯录应对公司所有员工的联系方法作出明确说明，必要时可注明其部门、岗位。4.3.6公司各职能部门应与集团公司相应职能部门建立适当的沟通渠道，具体沟通节点、内容及要求详见相应程序规定。4.4监督和检查综合管理部应对各职能部门内部沟通情况进行必要的监督和检查，在发现相关方面的沟通出现问题时，应及时向公司领导报告并提出改进建议。5相关/支持性文件5.1文件和资料控制程序5.2管理评审控制程序5.3人力资源控制程序5.4工程管理过程控制程序5.5产品监视和测量控制程序6质量记录6.1工作联系单6.2文件审批单