工厂采购管理流程

采购管理流程生效日期：2015年08月05日文件编号：WS-CG-08版次：A/0第1页共5页1.目的：为了提高公司采购效率、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，明确采购相关部门职责，加强与各部门间的配合，特制订本制度。适用范围：产品有关的材料及零部件、生产及组装所需设备、工具及耗材等各方面的采购。3.流程的相关方及责任：3.1流程的责任者：采购部、工程部、文控部、仓储部、品质部、财务部。3.1.1文控中心负责所有物料编码的新增、管控，工装、刀具采购申请均归口文控中心。3.1.2《安全库存一览表》的采购申购、来料存放、合格数量清点、退入库事宜归口于仓库。3.1.3质保书的签订、来料质量检验、判定及后续处理事宜均归口于品质部。3.1.4供应商评定、物料定价、订单/合同签订及跟进、对账请款等事宜均归口于采购部。3.1.5技术协议、技术要求及图纸的出具、样品确认等所有技术问题及外协件成本核算表的出具均归口于工程部。3.1.6采购/外协价格的复核、采购流程的监督、采购请款的核对、付款及其他财务问题均归口于财务部。3.2流程的顾客：3.1.1仓库3.1.2生产3.1.3工程部3.3流程的相关方：3.3.1仓库3.3.2生产3.3.3文控中心3.3.4工程部3.3.5财务部4.定义：4.1安全库存：为了防止不确定性因素（交货期突然延期、临时用量增加、交货误期、突发性设备故障等特殊原因）的发生，满足日常维修备件需求，保证设备的正常运行，生产的顺畅，而保持在采购周期内所有备品备件以及其他一般性消耗材等的物料需求计划外的适量库存量，属动态的库存，也称安全存储量。4.2外协成本核算表5.管理流程：采购管理流程生效日期：2015年08月05日文件编号：WS-CG-08版次：A/0第2页共5页序号流程部门工作要求相关文件/记录1采购部工程部1.1.1长期采购/外协部品须与合格供应商签订长期合同，并约定质量、交货期等违约事项。1.1.2合格供应商评定、合同价的确定流程请参看《供应商考评管理制度》《合格供应商一览表》《供应商供货合同》2文控中心仓库2.1.1设备及相关消耗件、工装、刀具等相关采购申请均归口文控中心，生产用的原材料、标准件及部品加工件等相关采购申请均归口仓储部。2.1.2《安全库存一览表》的采购申购归口于仓库（劳保用品、刀具、定型产品中的通用部品等）《请购单》、《采购订单》、《报价单》、《供应商考评管理制度》3采购部3.1.1采购订单应明确采购数量、规格型号、到货日期及技术要求《采购订单》4采购部4.1.1采购员严格按照订单所要求数量、回厂时间进行跟催。4.1.2若有违约情况发生严格按照所签长期合同上条款方案解决《采购订单》5采购部仓库部品质部工程部5.1.1供应商送货时应提供盖章的送货单、合格证及检验报告。5.1.2来料质量检验、判定及后续处理事宜均归口于品质部5.1.3来料存放、合格数量清点、退入库事宜均归口于仓库《采购订单》6采购部财务部6.1.1采购部应确保所有采购物品有价格来源、供应商对账单与入库数量一致、违约扣款有处理。6.1.2财务部应仔细核对所有应付款项目的价格、数量及付款方式，且对账单与发票一致。6.1.3严格执行相关合同条款。相关财务制度长期采购项目采购计划下达下达采购订单采购进度跟催验收入库付款报账采购管理流程生效日期：2015年08月05日文件编号：WS-CG-08版次：A/0第3页共5页序号流程部门工作要求相关文件/记录1文控中心1.2.1各部门应控制零星/临时尽可能报月计划采购，对紧急请购的应分析原因，属于个人疏忽的应追究责任。1.2.2零星/临时采购申请归口于文控中心，由张扬经理进行批准2采购部工程部2.2.1选择市场信誉、质量、价格等方面比较好的供应商，大宗采购需招标。2.2.2临时采购/外协尽可能优先合格供应商。2.2.3有临时/紧急部件需外协的，可外协与成本核算同时进行3采购部3.2.1≥1W的单笔零星采购/外协项目签订合同，明确采购数量、型号规格、技术要求、交货期、付款方式、违约责任等3.2.2至少需要3家或以上的同水平供应商进行比价，若为独家报价则需总经理批准4采购部4.2.1采购员严格按照订单所要求数量、回厂时间进行跟催4.2.2违约追责5仓库品质部工程部5.2.1参照长期采购项目第5条6采购部财务部6.2.1参照长期采购项目第6条6.管理程序：6.1采购计划的制定及执行零星采购项目下达采购计划比较多家供应商签合同、下订单采购进度跟催进货验收付款报账采购管理流程生效日期：2015年08月05日文件编号：WS-CG-08版次：A/0第4页共5页6.1.1生产用的原材料有技术部根据业务提供的《内部销售订单》和产品图纸技术资料计算所需材料BOM清单,开出《材料需求单》，由技术部经理审批后，交仓管确认库存，再交采购部采购。6.1.2《安全库存一览表》上部品在每月25日前汇总申报，原则上每月只允许申报一次，特殊情况需总经理或相关责任人特批。6.2采购资料的准备6.2.1采购资料包括：产品名称、型号/规格、等级、执行标准、生产厂家；产品图纸、技术要求（质量或技术协议等）；相应的产品/质量体系认证要求、安全要求；生产供应/检验规程（外协件必须经相应的技术确认）；质量证明书、检验/试验报告、材质报告、部件使用说明书及易损件清单；6.2.2设计安全性能的关键件，其采购资料必要时包括设计开发策划、输入、输出、评审、验证、确认等有关产品安全性能方面的要求以及对产品安全性能影响较大的过程控制要求；对于其他外协件或特殊产品的采购，其采购资料还应包括供应商加工设备、检测设备、人员资料等过程控制方面的要求；6.2.3设计部负责提供设计引用的新材料、零件、关键/重要原材料、外购/外协件技术要求，对于长期采购的产品，应尽可能针对各种机型进行全面选型，包括适应各国家和地区的电压、频率等，并将采购的产品通用化、标准化，同时编制材料零部件一览表（以杜绝临时选型、临时采购），其他引用的新材料/零件有相关部门提供；6.2.4材料零部件选型，应充分提供使用的工况条件给供应商，征求供应商的选型参考意见，同时要求供应商完整地提供产品的执行标准、检测标准、检测结果及其使用、维护保养说明、承诺的使用寿命等资料；6.2.5采购资料须充分明确要求，经过相关部门会审，由总经理批准，由编制部门及时交文控中心发放至PMC、采购部、品质部、必要时发至车间、仓库。6.3采购合同的签订、更改6.3.1采购合同应尽可能大订单、小批量，一个合同尽可能签订1~2年的需求量，按月计划送货，报工程部经理、财务负责人、总经理审批，如合同更改，仍需各相关部门审批。6.3.2单一件、复杂/体积较大的外购、外协件应考虑运输成本与过程质量监控，尽量采用近距离、交货期短的厂家6.4采购6.4.1采购员根据采购计划、图纸及材料清单等采购资料下达采购订单或签订采购合同，并负责与供应商沟通。工程部有更改时，责任部门修改相应资料，出《设计更改单》。采购管理流程生效日期：2015年08月05日文件编号：WS-CG-08版次：A/0第5页共5页6.4.2关键采购件其材料、厂家、设计或工艺更改，需报总经理审批，重要的经工程部经理批准，通知采购、品质、设计等相关部门。并经3个月以上的试用，评定合格，方可正式批量采购。6.4.3新产品（试验样品或小批量采购）应从工程部、采购部共同选择的厂家/供应商采购。6.4.4公司应组织对采购人员进行业务培训（包括产品技术、采购专业知识等），并要求其掌握市场动态、技改动态和生产需求信息。6.4.5因情况特殊需空运的，采购员应出具有申请部门负责人及总经理签字批准的报告。7.附件、相关文件和记录6.1附件：6.1.1《供应商供货合同》6.2相关文件：6.2.1《供应商考评管理制度》WS-CG-076.3相关表单：6.3.1《请购单》WS-FR-766.3.2《采购订单》WS-FR-77