培训讲义：内部控制与ERP

內部控制與ERP1特別為各位調製的套餐內容二個小故事一個實際案例二部電影企業資源規劃EnterpriseResourcePlanning3背景說明1972年，德國有5位工程師離開IBM自行創業，結果產生了今日世界ERP的龍頭德國思愛普公司1982年台灣開始有資訊人員投身本土ERP軟體產業1997年SAP來台成立分公司，掀起國內ERP的熱潮2001年台灣業界ERP軟體上市2001年以ERP為關鍵字，在台灣您可以找到200家以上的供應商2004年5月以「ERP&供應商」為關鍵字搜尋大約有5,960筆繁體中文網頁資料1999年到2000年間，每一週平均三到五場以ERP為主題的研討會思考重點ERP對我國產業的整體競爭影響ERP供應商的未來發展ERP對會計人員的作業影響ERP對會計教育的影響與競爭對手間的「差異」產品品質的差異客服的差異售價的差異「知識管理」如何將龐雜的資料(Data)轉換成有用資訊(Information)，進而成為有效的知識，將成為企業致勝的關鍵因素。適者生存適可而止適得其反叢林遊戲─小故事掌握了多少資訊如何判斷美女與野獸─小故事9研發管理生產製造成本控制協同規劃定單處理採購處理會計總帳應付帳款應收帳款國內ERP系統架構圖10會計帳務動支請購作業工程計畫管理預算提列預算控制執行績效出納作業收入管理分配估計營運分析會計資訊整合中正國際航空站整合架構11業務面功能面管理面整合面符合實際業務需求符合實際作業流程一致資料分享共用橫向連結簡化繁雜手續加流程之順暢性縱向連結資料之即時性資料之即時性未來整合擴充管理資料之調閱12系統目標作業流程標準化涵蓋業務決策管理預算控制計畫管理出納預算編列動支請購會計管理13預算提列與分配估計收入編列依據支出計畫概算彙整審查意見概算彙編概算書前次預算編列及執行情形預算書前次分配預估及執行情形彙整審查意見彙編收支估計表實施計劃及收支估計表預算分配及估計14動支請示作業預算數、分配數、估計數、已簽數、可支用數核示、付款及結案情形動支申請單(各業務單位)(會計室)預算控制(會計室)會計傳票動支備查簿標準、依據、參考15預算控制(會計會簽作業)一般事務工程差勤薪資費用合約計畫資本設備待付應付維護預算數分配估計數合約管理計畫管理動支紀錄結案情形付款紀錄會簽備查核示情形審核作業預算控制動支紀錄會簽紀錄工程管理16工程、計畫、合約管理預算數估列數決標數付款紀錄變更紀錄發包紀錄工程執行進度(工程管理)(計畫管理)(合約管理)預算數撥付紀錄核銷紀錄計畫執行進度委託對象管理合約金額付款辦法會簽紀錄付款紀錄會簽紀錄合約類別17會計帳務系統連結會計帳務系統預算控制會簽系統收入系統出納系統零用金系統預算系統分配估計系統動支請示系統傳票資料決算資料預算系統18預算執行績效查詢會計帳務預算執行進度效落說明分配估計工程計畫控管執行績效預算控制資料庫預算執行查詢19會計核心工作排比排名ERP導入前ERP導入後15編製與提供財務報表6提供分析及管理決策用之即時資訊27資料鍵入與記錄8熟悉軟體操作及模組之流程運作36瞭解相關法令規定與會計原理原則瞭解企業內部作業流程4瞭解企業內部作業流程9與前端人員溝通協調資料輸入的內容與型態513資料整理與歸檔1編製與提供財務報表61提供分析及管理決策用之即時資訊3瞭解相關法令規定與會計原理原則7核對檢查及調整補正2資料鍵入與記錄82熟悉軟體操作及模組之流程運作與前端人員持續溝通以降低其再出錯之可能性94與前端人員溝通協調資料輸入的內容與型態提出建議以協助提供所需資訊之系統的建置10與前端人員持續溝通以降低其再出錯之可能性核對檢查及調整補正11提出建議以協助提供所需資訊之系統的建置驗證新系統之正確性以確認何時放棄舊系統而全以新系統運作12涉及人工微調之成本資料的調整補回涉及人工微調之成本資料的調整補回13驗證新系統之正確性以確認何時放棄舊系統而全以新系統運作5資料整理與歸檔20內部控制InternalControl21內部控制的定義內部控制是企業為保障其資產安全、驗證會計資訊的正確及可信度、增進營運效率，及增進既定政策的遵行程度，所採行的組織規劃，及其他各項政策、程序及措施。─美國會計師協會22有效的內部控制(目標)有效之內部控制(effectiveinternalcontrol)係指一種推動業務的過程，使得管理階層能合理擔保下列事項：營運之效果及效率財務報導之可靠性相關法令之遵循23內部控制要素控制環境風險評估控制活動資訊與溝通監督這些組成要素之間因具有協力的作用及關連性於是形成一個整合的系統這個系統可對改變中的環境作出動態的反應24目標是一個單位所欲奮力達成者；而內部控制的組成要素則是達成該目標所必備的。每一個組成要素皆適用於所有的目標類別，例如，資訊與溝通要素即為達成單位營運、可靠財務報導，及遵循相關法令所必需。而每一個目標之達成，也需適用所有的組成要素，例如，營運之效果及效率目標之達成，即需借助五大要素之協力運作，方可竟其功。內部控制三大目標及五大要素之「縱橫」整合，即構成一完整的「立方體」，足以應付動態環境的變化。25控制環境風險評估控制活動資訊與溝通監督A01A02A03A04A05營運效果及效率B01B02B03B04B05財務報導之可靠性C01C02C03C04C05相關法令之遵循目標要素26如何建立危機預防制度審查公司的規章制度與科技、資訊保持接觸建立公司內部控制機制危機永遠會發生，問題只在於如何預防27審查公司的規章制度先看公司的規章制度可不可能造成危機。然後把所有可能的危機列出，找出每個可能導致危機發生的狀況，再建立監控制度偵測每個狀況。每個環節都可能出現危機，必須逐一建立監控預防機制。正確的作法，是大約每五到十年就把公司的各項辦法規章拿出來好好看看，有定期的檢討才會有定期的進步。28內部控制與ERP美國資源管理教育協會對ERP的定義：ERP是一個以產生管理數據為導向的資訊系統，用來彙整、確認，和規劃企業的各項營運活動，如：接單、採購、生產、倉儲、投資資本支出等，所需要的企業整體資源。29有了ERP系統，很多內部控制的機制，都可以由電腦自動完成及替代。所以說，ERP是內部控制的最佳實務作法(BestPractice)，亦不為過。ERP是否可以預防企業發生財務危機、或發生重大弊案？30每一成員均對內部控制之有效運行負有責任，其執行內部控制之程序及所負之責任。最高管理階層對內部控制制度之建立、維持、調整及遵行負最終責任。各階層人員在其職權範圍內各負所屬內部控制之責任。最高管理階層應向董事會負責。內部稽核人員在評估內部控制之有效性方面扮演重要角色。內部控制的角色與責任31內部控制的限制不論如何的適當設計與執行，只能提供董事會及管理階層有關達成企業目的合理保證。企業目的達成受到內部控制制度先天限制的影響。這些先天限制包括決策時的判斷錯誤，以及人為的疏失而使內部控制暫時無效。控制可能因為共同舞弊者所規避，同時管理者也有能力踰越內部控制制度。另外一個限制因素是內部控制成本與效益的考量。3233內部稽核內部稽核(InternalAuditor)是企業內部以獨立、客觀的角度，評核該企業會計、財務及其他營運活動的工作。它是一種管理控制(ManagerialControl)工作，其主要功能是用以衡量及評估其他控制活動的有效性。34內部稽核的目的在於檢查、評估內部控制制度之缺失衡量營運之效率適時提供改進建議，以確保該制度得以持續有效實施協助董事會及管理階層確實履行其責任35ERP更需要嚴謹的內部控制ERP系統特性：錯誤不易發現弊端難以預防高度專業技術部門涵蓋範圍廣ERP電腦系統的內部控制更為重要36建立內控機制(明確劃分權責)1.資訊處理部門的功能及職責劃分2.系統開發及程式修改的控制3.編製系統文書的控制4.程式及資料存取的控制5.資料輸出入的控制6.資料處理的控制7.檔案及設備安全的控制8.硬體及系統軟體的購置、使用及維護的控制9.系統復原計畫制度及測試程序的控制37以人事薪工為例我國政府有關內部控制之現行法規與作法，就控制環境之建構而言，尚待加強。內部控制之監督可分為持續性監督(ongoingmonitoring)與個別評估(separateevaluation)，二者不可偏廢。內部控制不應只著重防弊，更應著重施政目標之達成。大多偏好由會計人員負責建立機關之內部控制制度，這是危險的訊號。內部控制制度之建立，則可由上級機關訂定準則規範，下級機關遵行制定內部控制制度手冊，並定期檢討、修正。38一百億國票風暴一九九五年八月，一場台灣金融史上大金額的基層員工舞弊案中央銀行史無前例的釋出七百一十四億元，化解了國票危機和風雨飄搖的貨幣市場主導這一場金錢遊戲的，竟是一名三十歲不到的年輕人，楊瑞仁楊瑞仁何許人也39楊瑞仁五十四年次血型O型台北商專畢業未婚身價超過新台幣十六億目前暫住台南監獄內部控制終結者40楊瑞仁假釋駁回轟動一時的國票案主角楊瑞仁，入監服刑八年多後，首度符合提報假釋資格，不過，台南監獄假釋審查委員會日前已以考量社會觀感等理由，駁回楊瑞仁的假釋案。【2004-03-11/聯合報/A8版/社會】41楊瑞仁被收押禁見台北市調查處從三日晚上起，緊鑼密鼓展開一連串的偵辦行動，先後將日順證券營業員楊萬木、國票公司營業員楊瑞仁和鄭楠興的左右手張秀、溫斐華等人約談到案。【1995-08-05/聯合報/03版/焦點】42國際票券金融公司離職營業員楊瑞仁涉嫌自去(83)年9月起，盜用發行公司商業本票一百億元，供應主力炒作高興昌股票資金。檢方偵察鄭楠興炒作高興昌股票，案情急轉直下，發現楊瑞仁涉嫌偽刻客戶印章，並利用職權之便，偷取公司保證章，向外發行近一百億元的商業本票，調借資金給慶宜證券公司營業員郭吟芳，炒作高興昌股票。43高興昌股票炒作案的主要人物之一楊瑞仁到案後，專案小組對於楊瑞仁的景背甚感興趣，同時也十分驚訝楊瑞仁在短短九個月內，如何能通過國票內部的層層節制，向台銀等行庫詐借百億元資金。在約談過程中，調查局台北市調查處曾「虛心」地向楊瑞仁「請教」如何防堵這類弊端？但楊瑞仁笑著說：「無可奉告。」44去年九月起，和鄭楠興共謀，先冒用國票公司的空白商業本票，偽刻國票授信客戶的印鑑作發票人章，偽開三至五個月到期的商業本票，再利用每天一大早國票公司尚未營業前的空檔，在這些本票上盜蓋國票公司有權簽章人員保證章及簽證章。楊瑞仁說，他順利偽造這些商業本票後，再持向台銀信託部等近十家行庫詐借得逞一百餘億元，將詐得的資金交給鄭楠興的亞太集團，購進約十八萬張的高興昌股票，鎖定籌碼，拉抬股價。事後又將其中三萬餘張高興昌股票持向各金融機構質借，爭取更多的資金，反覆操作。45金融檢查不落實政府推動亞太金融中心政策，金融機構硬是不爭氣，連續出現彰化第四信用合作社總經理葉傳水虧空公款、國際票券板橋分公司職員楊瑞仁偽刻印章，發行一百億元商業本票，協助他人炒作股票，而且金融檢查單位都曾在事件發生前檢查過，卻都未能查出弊端，政府執行金融檢查不能落實，要走向金融中心真是愈行愈遠。【1995-08-05/經濟日報/02版/要聞】46國票風暴與信心危機國票事件爆發，股市重挫二四八點，貨幣市場接近停擺，拆款市場無人報價，短期拆借利率竄升至百分之七左右；數日來，金融市場一片混亂，不僅影響企業調度資金，股市散戶更是椎心泣血，痛心疾首。可防範而未防範，應注意而未注意。楊瑞仁以乾坤大挪移手法，拿空白的商業本票，偽刻廠商和國票的印章，就在半年間自導自演從堂堂國家第一行庫台灣銀行輕輕鬆鬆的搬走了三百億元。這樣「簡單」的手法，居然能在管制十分嚴格的金融機構得逞，確實令人匪夷所思47分析國票的生態結構基本上是一種特權的結合。國內早期票券市場不開放，由國際票券、中興票券、中華票券三家分食壟斷；每家票券公司亦各有來頭，中央銀行退休的局處長，擔任三家票券公司的要職大有人在。以國票來看，董事長金克和是中央銀行第一