办公室5S管理

‹#›‹#›办公室5S管理1引言：活动基本规则•安全第一（使用个人防护装备）•所有人积极参与•准时开始和结束•关闭所有电子设备（电话、寻呼机等）或调到“静音”状态•仅在得到指示时才使用计算机•保持准备改变的开放思想•没有“最好”，只有“更好”2引言：办公室5S5S回顾5S过程5S定义定义5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标5S模块的目的：35S的定义：5S的目标•确定5S的目的•确定5S理念•识别5S的益处•确定5S过程步骤•讨论5S在你办公室中的影响•确定5S实施路线图•回顾5S活动规则目标5S回顾5S过程5S定义45S的定义：5S的目的5S的目的是创建工作场所组织、提高生产率、实施目视化管理,并且为持续改进使用的所有其他精益工具打基础。5S的目的5S文化的益处•生产率消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。缩短加工时间和办公室设备停工时间。更加容易地区分任务的优先次序。增加创造价值的时间。•质量消除使用过期或不正确信息的可能性•安全减少损失工时的事故、工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目55S的定义：什么是5S？与持续的工作场所组织和纪律有关和“突击大扫除”无关是有益于整个组织的工具不是“仅适用于车间”的工具是一个持续的过程和发展中的管理工具不是一次性活动每个人都有份不是“其他某个人”的责任是所有其他改进的基础不是可有可无的5S定义65S的定义：5S–源于日文术语5S说明Seiri（整理）•整齐、有组织是指对工作区域的每件东西分门别类，只保留必要物品的做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。1SSeiton（整頓）•整齐关注于对有条理的工作场所的需要。信息、设备和材料必须系统地摆放，使得取用最容易、效率最高。每件东西都各得其所、各就其位。2S5S定义75S的定义：5S–源于日文术语（续）5S说明Seiketsu（清潔）•标准使其得到控制和保持一致。在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。每个人都准确知道自己的责任是什么。清扫职责是日常工作程序的一部分。4SShitsuke(躾)•始终遵守纪律是指日复一日、年复一年地遵守标准并使工厂保持安全高效的秩序。5SSeiso(清掃)•系统化的清扫指的是需要保持工作场所清洁和整齐。在日本公司，清扫是一项日常活动。每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。3S5S定义85S的定义：5S–英文翻译Sort（清理）SetInPlace（整理）Shine（清洁）Standardize（维持）•消除不需要的物品，识别出有必要使用的频率•所有物品都各得其所、各就其位•彻底清扫工作区，识别出不清洁的来源•执行过程来保持和改善前3个S5S说明1S2S3S4SSustain（素养）•在工作场所中营造保持和自律的5S文化5S5S定义9清理后–给工作岗位上的物体贴上彩色标签清理前5S的定义：步骤1-清理5S定义105S的定义：步骤2–整理给文件夹贴上标签，按顺序排列，按虚线索引安装托盘，贴上对象标签11清扫桌面和设备，系紧电线5S的定义：步骤3-清洁5S定义125S的定义：步骤4-维持规范以下各项：•文件夹上的虚线•架子上的标签标示•证书的展示135S的定义：步骤5-素养建立5S布告牌，用来显示：•5S理念–•强化5S的“技巧”•成功故事–•用实例证明5S是可以实现的•5S绩效-•提供每月绩效的反馈•5S行动-•提供持续改进方面的指导5S定义145S的定义：练习（5S讨论）每个小组选一个人向全班的其他人报告讨论结果10分钟分小组讨论你在工作环境中看到的因为缺乏5S而造成的问题回答“造成了哪方面的浪费?”讨论在5S文化中工作的人员优势在记录纸上用表格列出答案讨论5S在你工作区域中的影响目标指导完成时间完成内容5S定义155S活动5S的定义：5S实施路线图•回顾数据保存要求•确定处理保密或敏感信息的政策•完成活动规则和准备•与小组一起回顾准备工作和活动规则•给工作区域拍照•测量虚拟和实际空间大小•识别浪费•执行1S•执行2S•执行3S•开发工具进行规范并维持效果•给工作区域拍照•测量虚拟和实际空间大小•减少浪费的定量•执行4S工具•保持效果•养成习惯•改进过程•在整个业务部门执行执行5S过程过程步骤3记录结果过程步骤4获取“活动前”数据过程步骤2完成5S活动准备工作过程步骤1实现5S文化过程步骤5有人提出5S是所有精益工具中最为重要的工具5S定义165S的定义：练习（5S规则回顾）根据需要对规则作任何修改。30分钟在每个小组中回顾活动规则并回答下列问题：本活动的业务需要是什么？谁是所有者？程序上的清晰界限是什么？本次活动的范围是什么？（包括计算机文件？整个办公室？邻近区域？）本次活动的目标是什么？对照规则标准回顾活动的5S规则目标指导完成时间完成内容5S定义175S的过程：目标•识别办公室中的5S机会•回顾每个5S步骤的组成部分•将每一步应用到你的业务中目标5S回顾5S过程5S定义18书籍公告板业务表格名片橱柜目录计算机设备计算机文件会议室来往信件书柜桌子抽屉电路接线Email办公室5S检查表文档杂志收发室办公设备纸个人物品打印机/传真机记录样品架子文具工作台电话语音邮件白板5S的过程：办公室中的5S机会5S过程191S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤5S过程201S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤5S过程215S的过程：1S定义•SEIRI•整齐、有组织。是指清理工作区中的全部工具、材料等，并且仅保留必需物品的做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。•通过清除工作场所中不必要的物品，来揭示这个过程•SORT（清理）•简化工作区。清楚区分什么是必要的，什么是不必要的，处置不必要的物品1S的目标日文：SEIRI英文：Sort（清理）1S揭示真正的过程5S过程22•扔掉你知道可以扔掉的任何东西•通过询问以下问题，识别出真正需要的物品：•它是用来做什么的？•我为什么有这个东西？•我多长时间用一次？•别人也有吗？5S的过程：1S清理策略5S过程235S的过程：1S清理策略（续）不必要不能使用不大可能用到很少使用偶尔使用•抛弃或删除•抛弃、删除或捐出来•远距离或电子形式存放•存放在附近，便于取到使用频度处置经常使用•存放在手边，随时能拿到5S过程24•不要忘记你的计算机文件和email！•尽可能减少个人物品•只留下基本的必需品•将活页夹和书籍扎好，标示“最后使用日期”，识别未来要丢弃或远距离存放的物品•考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆（明确确定所有人和过程）5S的过程：1S清理策略（续）5S过程25•“宁枉勿纵！”•为“红标签”物品建立临时的过渡/回顾区•用于可再次使用的办公设备或家具•用来集中物品进行回收•识别必须由谁回顾和处置•确保所有物品在本次活动结束前都得到处置•不要造成新的杂乱无章情况！5S的过程：1S清理策略（续）5S过程26•追踪过程，提供目视化识别和正式的处置•用于其他区域可能需要或储存的丢弃物品（如可以再次使用的办公家具）•应为全尺寸（8.5”x11”）•大红色，用来提高可视性•应预先印有连续的标签编号•下半部分打孔，记录标签位置•处置需要明确的责任界定红标签实例5S的过程：标识红标签过程5S过程27步骤5•评价红标签物品•处置确实不必要的物品•如果有适当理由，保留贴有红标签的材料•在预先定好的时间后，丢弃任何用红标签标识的物品•填写所有的红标签信息，并交还给红标签协调员5S的过程：标识红标签过程步骤4•向小组解释红标签标准•确保由跨部门组成的人员标示物品，以防止“我可能需要这个”•尽可能快地用红标签标示工作区•确定采用什么标准来区分需要的物品与不需要的物品•例如：在工作区中仅保留进行业务需要的物品步骤3•识别红标签目标•在活动中确定所有红标签物品的位置步骤2•从各组选择成员•选择一名高级别经理以小组成员的身份参与步骤15S过程28•为什么有两台打印机？•为什么好几个使用过的墨盒散放在周围？•这个架子上到底放的是些什么东西？5S的过程：1S反例5S过程295S的过程：练习（1S）1S策略–一个人向班上其他人报告15分钟在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片回答“你在这间办公室中将如何根据你看到的（或没有看到的）情况实施“1S”？”包括你会需要向办公室主人提出的问题在记录纸上记录注释，供课堂回顾分析案例研究目标指导完成时间完成内容5S过程30•删除不用的图标•卸载不用的程序•删除旧文件或将旧文件存档到CD上5S的过程：1S实例5S过程31•拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置）•将不必要物品移到归档系统5S的过程：1S实例清理前清理后5S过程32•白板并未发挥它的作用•旧的信息没有擦除5S的过程：1S实例清理前清理后5S过程331S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤5S过程345S的过程：2S定义•SEITON•整齐。关注于对有条理的工作场所的需要。工具、设备和材料必须系统地摆放，使得取用时最容易、效率最高。每件东西都各得其所、各就其位。•将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位•整理•定位需要的物品，使它们能够被方便地取用和放回2S的目标日文：SEITON英文：SETINPLACE（整理）2S提升目视化管理5S过程355S的过程：2S策略•确定最佳的布局和工作空间设计，这样就容易使用和理解所有物品•使用提升目视化管理的存放方法（使用1S过程中识别出的频度）进行规整•文件夹方法（首选的纸质文件方法）•能放不到70页的文件夹最好（最多100页）•为每个文件夹指定其自身的存放期•活页夹方法•电子格式（有适当的备份）5S过程365S的过程：2S策略（续）•使你命名习惯标准化•文件/文件夹/活页夹的名字就是它的“地址”•为每个类型选择最佳的命名法（地区、主题、代码、日期等）•清楚标识每件东西•执行“在制品”抽屉和/或文件夹，把在用的数据和项目分开•将经常使用的物品直接放在工作区中，不要放在抽屉或橱柜内5S过程375S的过程：2S策略（续）•设计你的标准桌面•使用不显眼的标签，如透明小标签•为办公文具创建一个模板或轮廓•避免使用杯子或盒子存放物品•消除不必要的平面•直观标明位置，这样可以放回物品，也很容易识别丢失的物品•张贴照片或标记，清楚解释信息、设备和其他物品，使任何人都能明白5S过程385S的过程：2S不需要物品实例•钉书机在哪里？•在这里还是丢了?•我怎么知道？5S过程395S的过程：2S不需要物品实例•我需要的图片在哪里？•文件夹和内容没有有意义的名称5S过程405S的过程：练习（2S）2S策略–一个人向班上其他人报告15分钟在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片回答“你将如何在这间办公室实施“2S”？”包括你会需要向办公室主人提出的问题在记录纸上记录注释，供课堂回顾分析案例研究目标指导完成时间完成内容5S过程415S的过程：2S实例•标识了桌面，为办公文具创建目视化管理•任何人都能很快知道少了什么东西，这件东西应放在哪里5S过程425S的过程：2S实例•WIP（在制品）文件夹保持经常使用的信息随时可用•WIP抽屉可用来装正在使用的较大物品，如书籍、活页夹、CD•标准色代码系统将会改进目视化管理5S过程435S的过程：2S实例•简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。•目视化管理使你能进行“例外管理”整理前整理后照片经《GEMoney》允许复制5S过程44•将这些文件移至远距离存放强制的保存期•文件的取用非常少（如果有）•按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃5S的过程：2S实例5S过程455S的过程：练习（2S）完成2S讲师规定作为一个团队，讨论完成2S的途径给每个人指派任务确定完成2S的时间并回顾效果完成业务活动的2S目标指导完成时间完成内容5S过程461S-清理2S-整理3